مدیریت اطلاعات و بررسی ظرفیت (IMCC)

در مطالعه ای که توسط آرشیو ملی کانادا در سال ۲۰۰۳ تهیه شده، اطلاعات جامعی در مورد ارزیابی وضعیت فعلی سیستم های مدیریت اطلاعات و اسناد نهادی ارائه شده است. در این کتابچه، توضیحاتی در مورد شناسایی، انتخاب، تهیه، محافظت و مرتب سازی اسناد در هر محیطی که ثبت شده اند، بیان شده است.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

در این مطالعه، کنترل ظرفیت تحت عنوان معیارهای کلیدی کنترل ظرفیت سیستم های اطلاعاتی در مورد موضوعات اصلی و موضوعات فرعی تعریف و پیش بینی شده است:

محدوده سازمانی

• (Culture) فرهنگ: درک دانش به عنوان یک شریک استراتژیک، یک ارزش نهادی توسط سازمان. ابتکاراتی برای حمایت و تقویت این ارزش.

• (change management) مدیریت تغییر: سطح سازگاری و انعطاف پذیری در برابر تغییر در مدیریت دانش یا زمینه های مرتبط.

• (The external environment) محیط خارجی: سازگاری نهاد با تغییر سیستم های اطلاعاتی در محیطی که موسسه با آن ارتباط دارد.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

ظرفیت نهادی

• (The field of knowledge management) حوزه مدیریت دانش: وضعیت فعلی موسسه در زمینه مدیریت دانش در مواجهه با شرایط ملی و بین المللی.

• ( Specialty) تخصص: میزان مشارکت متخصصان در عملکرد و توسعه سیستم های اطلاعاتی در موسسه.

• (Knowledge management tools) ابزارهای مدیریت دانش: ابزاری که برای پشتیبانی از مدیریت دانش در سازمان استفاده می شود.

• (Technology integration) تلفیق فناوری: میزان استفاده از امکانات فناوری برای کارکرد و پشتیبانی از سیستم های اطلاعاتی.

• (Portfolio management) مدیریت نمونه کارها: نمونه کارهایی که برای برنامه ریزی، بهره برداری و توسعه سیستم های اطلاعاتی به مدیران ارائه می شود.

• (Project Management) مدیریت پروژه: شرایط مدیریت پروژه ها برای طراحی سیستم، توسعه و بهره برداری در برنامه های مدیریت دانش.

• (Communication management) مدیریت ارتباط: سازوکارها و فرایندهایی که روابط کارمند داخلی و کارمند مدیر را به منظور پشتیبانی از یک سیستم مدیریت اطلاعات موثر تعریف می کند.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

مدیریت سیستم های اطلاعاتی

• (Leadership)رهبری: آگاهی و درک پرسنل مسئول مدیریت سیستم های اطلاعاتی در موسسه و داشتن چشم انداز روشن و قابل درک.

• (strategic planning) برنامه ریزی استراتژیک: برنامه های عملیاتی و استراتژی های کیفیت برای مدیریت دانش. پیوند بین برنامه ها، هزینه ها، منافع، منابع و مکانیسم های کنترل.

• (Principles, policies and standards) اصول، خط مشی ها و استانداردها: سیاست ها و روش های مشترکی که برای تحقق مدیریت اطلاعات شرکتی استفاده می شود. چه سیاست ها، استانداردها یا قوانینی برای سیستم های اطلاعاتی و سطح مهارت آنها وجود دارد.

• (Roles and responsibilities) نقش ها و مسئولیت ها: چه نقش ها، مسئولیت ها، انتظارات عملکردی در زمینه های کاری تعریف می شود و اینکه آیا قابل درک هستند.

• (Application integration) ادغام برنامه: ادغام سیاست ها و استانداردهای مدیریت اطلاعات در موسسه با برنامه ها و استانداردهای نهادی.

• (risk management) مدیریت ریسک: ساز و کارهایی برای شناسایی، اندازه گیری و نظارت بر خطرات احتمالی برای مدیریت اطلاعات.

• (performance management) مدیریت عملکرد: ارزیابی دوره ای شیوه های مدیریت اطلاعات و تجزیه و تحلیل عملکرد.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

سازگاری و کیفیت

• (Information quality) کیفیت اطلاعات: آیا فرآیندهای نهادی برای ارائه اطلاعات دقیق، سازگار، جامع و به روز هستند.

• ( Security) امنیت: چه مکانیزمی برای محافظت از اطلاعات شرکت ها در برابر دسترسی، استفاده یا تخریب غیر مجاز وجود دارد.

• (Privacy) حریم خصوصی: اقدامات انجام شده برای محافظت از حق حریم شخصی، جلوگیری از دسترسی به اطلاعات شخصی.

• (Business continuity) تداوم تجارت: برنامه B برای دسترسی به اطلاعات از دست رفته، خراب یا غیرقابل دسترسی برای اطمینان از تداوم تجارت.

• (Conformity) انطباق: ابزاری که برای ارزیابی و نظارت بر انطباق با سیاست ها، استانداردها و مقررات قانونی استفاده می شود.

در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.

مدیریت چرخه زندگی اسناد و اطلاعات

• (planning) برنامه ریزی: میزان تعریف اطلاعات و مستندات مورد نیاز در طول چرخه عمر در هنگام تدوین سیاست ها ، برنامه ها ، خدمات و سیستم ها.

• (Compilation, production, achievement) تدوین، تولید، دستاورد، شرایط و روش های جمع آوری، تولید و تهیه اطلاعات.

• (Institute, institution) موسسه، نهاد: چه اطلاعاتی برای پشتیبانی از عملیات شرکت ها. اجرای موثر آنها تعریف، طبقه بندی، فهرست بندی و ذخیره می شود.

• (Use and distribution) استفاده و توزیع: چه اطلاعاتی ذخیره و ارائه می شود تا دسترسی به موقع و قابل اعتماد کاربران را تضمین کند.

• (Continuity and protection) تداوم و حفاظت: اقدامات ارائه شده برای استفاده طولانی مدت و محافظت از اطلاعات.

• (Ordering) مرتب سازی: چه برنامه های نگهداری برای استخراج به موقع اطلاعات شرکت ها، مطابق با قوانین و سیاست ها، در دست اجراست.

• (Assessment) ارزیابی: روش های ارزیابی عملکرد و انطباق برنامه مدیریت دانش سازمان به طور کلی.

در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.

چشم انداز کاربر

• (User awareness) آگاهی کاربر: میزان آگاهی کاربران از اطلاعات سیستم ها و خدمات اطلاعاتی سازمان.

• (User training and support) آموزش و پشتیبانی کاربر: در دسترس بودن برنامه های آموزشی. پشتیبانی کاربر برای کارایی آسان و استفاده از اطلاعات.

• (User satisfaction) رضایت کاربر: اندازه گیری و ارزیابی بازخورد کاربران درباره خدمات و محصولات اطلاعاتی.

در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.

IMCC در زمینه تجزیه و تحلیل سیستم های اسناد و ارزیابی ظرفیت موجود در موسسات توسعه یافته یک مدل ارزیابی جامع در زمینه های تعریف شده در بالا ارائه می دهد. تعریف معیارهای توسعه یافته با در نظر گرفتن استانداردهای بین المللی، مثال های عملی و راهنما ها و زمینه های تحقیق و ارزیابی لازم در تجزیه و تحلیل سیستم های اسناد در موسسات، مهم تلقی می شود.