امروزه بسیاری از موسسات برنامه مدیریت اسناد ندارند. با این حال، همه سازمان ها برای اطمینان از ارتباطات شرکتی و ارائه شواهدی از تجارت و معاملات، اسنادی را تولید و استفاده می کنند. اگر اسناد تولید شده یا ارائه شده در موسسات به درستی مدیریت نشوند:
-
اسناد را نمی توان مطابق با هدف آنها تولید کرد
-
از دست دادن اسناد تولید شده می تواند مشکلات جدی ایجاد کند
-
ممکن است اسناد لازم از بین رفته یا اسناد غیرضروری حفظ شوند
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
نگهداری اسناد غیر ضروری، یکی از مهمترین مشکلات تأثیرگذار بر دسترسی است. علاوه بر این؛ ضایعات، تخریب، از بین رفتن یا عدم ایجاد اسناد لازم می تواند مشکلات جدی تری ایجاد کند. مشکلاتی از قبیل:
-
موسسات در ارائه کار خود دچار نقصان می شوند. تعیین اینکه آیا تجارت و معاملات مطابق با الزامات قانونی و اداری انجام می شود ممکن نیست.
-
دفاع در برابر مشکلات محصول، خدمات یا کارمندان دشوار می شود
-
ممکن است حفاظت و تداوم ارزش های شرکت به خطر بیفتد
-
از دست دادن اسناد و مدارک حاوی اطلاعات مهم ممکن است کار انجام شده را مختل کند
-
دسترسی به اطلاعات و غیره از مشتریان، شهروندان یا بخشهای اجتماعی گسترده تر. ممکن است از حقوق استفاده نشود
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
تعداد فزاینده ای از موسسات به اهمیت برنامه های مدیریت اسناد پی می برند. برنامه های موثر مدیریت اسناد نشان می دهد که در صورت لزوم دستیابی به اسناد، حریم شخصی و نهادی و حق دسترسی به اطلاعات و مدارک در چارچوب شرایط اداری و قانونی حفظ شده و موارد غیر ضروری از بین می رود.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
تحلیل فرهنگ نهادی و ساختار نهادی
بوروکراسی به عنوان منبع اصلی فرهنگ نهادی دیده می شود. بررسی فرهنگ شرکت برای مدیریت اسناد جهت درک محتوای شیوه های شرکت ضروری تلقی می شود. فرهنگ نهادی ممکن است با توجه به روند رشد موسسه، تغییر در اثرات محیطی یا دوره ها متفاوت باشد. فرهنگ شرکت در چهار ساختار مختلف به عنوان قدرت، نقش، موفقیت و پشتیبانی تعریف شده است.
شرایط ایجاد شده توسط عوامل تعیین کننده فرهنگ سازمانی در زیر ارائه شده است.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
اگر این نهاد با توجه به ویژگی های زیر ساختار یافته باشد، “فرهنگ نقش” به عنوان غالب پذیرفته می شود:
-
اگر نظم سلسله مراتبی شدیدی در میان واحدها و ادارات وابسته وجود داشته باشد
-
اگر کارها و معاملات انجام شده توسط موسسه برای مدت طولانی بدون تغییر باقی بماند
-
اگر بر شرح وظایف و وضعیت رسمی کارمندان تأکید شده باشد
-
حتی در کارهای معمول، اگر از روش ها و فرم های نوشته شده عمدتا استفاده شود
-
اگر سطوح مختلف مکانیسم تأیید برای تخصیص منابع وجود داشته باشد
-
اگر جریان اطلاعات از مدیران به کارمندان نمی تواند فراتر از مکاتبات رسمی باشد
-
پاداش های امنیتی و بلند مدت به کارمندان ارائه می شود
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
اگر این نهاد با توجه به ویژگی های زیر ساختار یافته باشد، “فرهنگ موفقیت” به عنوان غالب پذیرفته می شود:
-
وجود ساختار انعطاف پذیر که کارکنان را ترغیب به کار بر اساس پروژه یا کار گروهی کند
-
تمرکز روی نتایج باشد
-
پاسخ سریع به فشارها یا تغییرات خارجی
-
ارتباط رسمی یا غیررسمی بین تیم های پروژه
-
اگر تیم ها به طور مستقل کار می کنند و می توانند مستقل از مرکز تصمیم گیری کنند
-
اگر افراد متناسب با توانایی های فردی خود کار کنند
-
اگر شیوه ها از چندین روش یا فرم رسمی استفاده می کنند
-
سازمان نمی تواند به راحتی کارهای تکراری معمول یا تولید در مقیاس طولانی را انجام دهد
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
اگر این نهاد با توجه به ویژگی های زیر ساختار یافته باشد، “فرهنگ قدرت” غالب در نظر گرفته می شود:
-
یک یا دو کارمند مسلط بر روند تصمیم گیری تسلط دارند
-
اگر روش های کمی برای ارتباط داخلی وجود دارد
-
بوروکراسی محدود و کمیته های کمی
-
اگر تصمیمات غیررسمی در معاملات به طور منظم مستند نباشد
-
اگر قضاوت ها بر عواقب متمرکز باشد، نه معانی
-
اگر تغییرات را می توان به سرعت انجام داد هنگامی که با کنترل یک شخص اجرا شود
-
اگر با حذف ارقام اصلی، آسیب پذیری سیستم افزایش یابد
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
اگر موسسه مطابق با شرایط زیر ساختار یافته باشد، “فرهنگ حمایت” به عنوان غالب پذیرفته می شود:
-
اگر ساختار غیر متمرکز وجود دارد
-
اگر نقش های رسمی و دیوان سالاری تعریف نشده باشد
-
اگر وجود موسسه به وجود اعضا وابسته است
-
اگر تصمیمات مهم بصورت جمعی گرفته شود
-
اگر نقش ها براساس تخصص به اشتراک گذاشته شود
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
فرهنگ سازمانی هرچه باشد، بر مطالعات مدیریت اسناد تأثیر می گذارد. زیرا فرهنگ شرکتی معاملات شرکت را تعیین می کند و معاملات انجام شده بر معاملات سند تأثیر می گذارد. با این حال، می توان گفت که مقررات قانونی و اداری عمدتاً در موسساتی مورد استفاده قرار می گیرند که فرهنگ قدرت غالب است، و بنابراین معاملات اسنادی در ساختار بوروکراتیک شدیدتری تعریف می شوند.
در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
