از نیمه دوم قرن ۲۰، جستجوی کارآیی، سرعت گرفته است. مطالعات در مورد مدل های جدید مدیریت اسناد با هدف افزایش بهره وری از طریق سازماندهی مجدد سیستم های نهادی بدون تغییر مواد اولیه و ورودی ها، مقررات جدیدی را ایجاد کرده است.
از ابتدای قرن، دانشمندان مدیریت مانند ماکس وبر، تیلور و التون مایو پیشگام آن بودند. سپس شیوارد و ادوارد دمینگ تعریف رویکردهای بوروکراسی شرکتی را ارائه دادند. بوروکراسی نهادی، روابط و ارتباطات نهادی را به همراه داشت. همچنین ارتباطات رسمی که در نهادها انجام می شد سیستم های اسنادی را ایجاد می کرد.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
تعریف مدیریت اسناد
بنابراین، با توجه به کار بایگانی ها و دانشمندان مدیریت، مدیریت اسناد را می توان اینگونه تعریف کرد:
مدیریت اسناد به عنوان یک فضای کاری مبتنی بر مدیریت موثر از تولید اسناد تا استخراج آنها برای اطمینان از اثربخشی شرکت توسعه یافته است.
مدیریت اسناد مستقیماً در ارتباط با فرآیندهای تجاری انجام می شود. زیرا هر فرآیند تجارت شرکتی مستلزم تولید یا استفاده از یک سند است. اسنادی برای اجرا و کنترل روند تجارت شرکت تولید یا ذخیره می شود.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
عوامل موثر بر مدیریت اسناد
هرگونه تغییر در فرآیندهای شرکتی ممکن است مستقیماً بر مطالعات مدیریت اسناد تأثیر بگذارد. روند جهانی شدن، که به ویژه با دهه ۱۹۹۰ تسریع شد، موضوعی بوده است که به طور مستقیم بر مطالعات مدیریت اسناد تأثیر می گذارد. در حالی که روند جهانی سازی؛ ساختارهای ملی را با ساختارهای بین المللی تلفیق می کند، از طرف دیگر، منجر به سازماندهی مجدد کلیه فرایندهای نهادی در چارچوب درک مشترک می شود.
روند ادغام بین نهادها در بخشهای مختلف به تشکیلات بزرگتری مانند اتحادیه اروپا تبدیل شده است. در این فرآیند، در نتیجه نیاز به مقررات بین المللی، سازمانهایی مانند اتحادیه اروپا، سازمان ملل و NAFTA و همچنین موسسات و سازمانها، مطالعات مختلفی را انجام دادند.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
در این مسیر که منجر به سازماندهی مجدد فرایندهای تجاری شرکت ها و تدوین استانداردها و راهنماها در زمینه های مختلف شد، موارد زیر در زمینه مدیریت سوابق توسعه یافته اند:
-
استانداردها
-
مدل های کاربردی
-
تکنیک های تجزیه و تحلیل
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
مدیریت اسناد الکترونیکی
با گذار به قرن ۲۱، مجموعه ای از تغییرات باعث ایجاد مفهوم و شیوه های مدیریت اسناد الکترونیکی ECM شده اند. علاوه بر تغییرات تکنولوژیکی، استانداردها، مقررات قانونی و نمونه های عملی تهیه شده برای اطمینان از صحت و قابلیت اطمینان اسناد تولید شده در این محیط نیز تأثیر بسزایی در گسترش شیوه های EBM داشته است. از جمله عواملی که موسسات را به سمت اقدامات ERM سوق می دهد:
-
تدابیر امنیتی توسعه یافته
-
به رسمیت شناختن قانونی اسناد الکترونیکی
-
اسناد چاپی
-
تحقق در برخی شرایط
-
بهبود عملکرد مشاهده شده در نمونه های برنامه
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
امروزه اسناد به اشکال بسیار متفاوت به طور فزاینده ای در محیط الکترونیکی تولید و مورد استفاده قرار می گیرند. در تحقیقی که توسط Veitch (2003) در انگلیس انجام شد، مشخص شد که فقط ۳۰٪ از اسناد تولید شده در روند تجارت چاپ می شود. همچنین اسنادی که از طریق پست الکترونیکی ارسال می شوند ۷۵٪ از کل اسناد الکترونیکی را تشکیل می دهند.
امروزه، این واقعیت که بخش قابل توجهی از ارتباطات فردی و شرکتی از طریق ایمیل تحقق می یابد، باعث تشدید مطالعات در زمینه مدیریت اسناد الکترونیکی در محیط الکترونیکی می شود.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
ماهیت اسناد دیجیتالی
اسناد دیجیتالی ماهیتی زودگذر دارند. به دلیل این ساختارهای موقت و زودگذر، اسناد باید به درستی مدیریت شوند. چرا که با گذشت زمان دسترسی به آنها بسیار مشکل خواهد بود. این یک مشکل جدی است که مورد بسیاری از مطالعات قرار گرفته است.
از طرفی چگونگی دستیابی به اطلاعات ذخیره شده روی نوارهای مغناطیسی یا دیسک های رایانه که در آینده منسوخ می شوند. طبق یک مطالعه، مشخص شده است که بیش از هزار قالب دیجیتال مختلف از زمان استفاده از نوارهای مغناطیسی در دهه ۱۹۶۰ استفاده شده است و طول عمر آنها از ۱۰ سال بیشتر نیست و استفاده از قالب های جدید در اولویت هستند. بنابراین مدیریت اسناد دیجیتالی وظیفه ی بسیار مهمی است.
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
از طرف دیگر، دسترسی به اسناد در رسانه های الکترونیکی راحتی بسیاری را در مقایسه با رسانه های چاپی فراهم می کند. این راحتی ها نسبت به رسانه های چاپی با گذشت زمان مشکل امنیتی داده های ذخیره شده در رسانه های الکترونیکی را افزایش می دهند و نیاز به اقدامات اضافی دارند. گفته شده است که هکرها همیشه یک قدم جلوتر از شرکت های نرم افزاری هستند که فایروال می سازند. شناخته شده است که بروزرسانی نرم افزار امنیتی تنها پس از حملات این وضعیت را ایجاد می کند.
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
در دانشگاه کالیفرنیا برای تعیین شرایط جمع آوری، مرتب سازی و تخریب اسناد تولید یا استفاده شده در رسانه های الکترونیکی یک مطالعه تکمیلی صورت گرفته است. مشخص شده است که این اسناد باید تحت همان شرایط اسناد چاپی اداره شوند. اما دخیره سازی این اسناد باید در فضای دیجیتالی صورت پذیرد. چرا که استفاده از نرم افزار های الکتریکی مدیریت اسناد، همیشه در اولویت هستند.
در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
