مدیریت اسناد، روش های بایگانی (بخش چهارم)
مدیریت اسناد، روش های بایگانی (بخش چهارم)
چرخه حیات و مدیریت اسناد
مرحله ایجاد:
در مرحله ایجاد و مدیریت اسناد، هدف مهار و کاهش تولید سوابق است. اهم تمهیدات و اقداماتی که در این مرحله برای رسیدن به هدف راهگشا می باشد، عبارتند از:
- جلوگیری از تکثیر بی رویه و بی دلیل سوابق ونظارت بر آن؛ نظارت بر دریافت سوابق
- به کار گیری روشهای استاندارد و متحدالشکل در فرایند مکاتبات
- استانداردسازی فرمها
- استاندارد سازی نوع کاغذ و پوشه
مرحله به کار گیری و استفاده:
در این مرحله، هدف، دسترسی آسان به اطلاعات و همچنین تدوین اصول و روشهای تشکیل پرونده، راکد سازی و تهیه تجهیزات مناسب و ضروری میباشد.
مرحله تعیین تکلیف:
نتیجه ارزشیابی و مدیریت اسناد، انتقال اسناد به آرشیو ملی و امحای اوراق می باشد که در این مرحله انجام می گیرد. وظایف مدیریت اسناد، در این مرحله عبارت است از :
- ایجاد واحد بایگانی راکد و تدوین مقررات آن
- ایجاد نظام راکد سازی سوابق و پروند ه ها
- تنظیم دستورالعملهای اجرائی برای مدیران قسمتهای مختلف دستگاه، جهت انتقال پرونده های راکد ذیربط
- ارزشیابی اولیه و تعیین ارزشهای اداری و استنادی سوابق (اسناد و اوراق)
- هماهنگی با آرشیو ملی ، جهت ارزشیابی ثانویه سوابق و انتقال اسناد به آرشیو ملی
- تعیین مدت زمان نگهداری اوراق و پرونده ها در دستگاه
- اخذ مجوز امحا از شورای آرشیوی
- اجرای مصوبات شورای آرشیوی، در خصوص انتقال اسناد یا امحای اوراق
چنانچه مشاهده می شود، در این مرحله، نقش ارزشیابی و مدیریت اسناد کاملا” مشهود می باشد. در واقع بازخورد تلاشهای مدیران اسناد، پس از ارزشیابی روشن میگردد. اما باید توجه داشت که در نظام صحیح و کار آمد، ارزشیابی، از نخستین مرحله ایجاد سابقه نقش خود را ایفا می نماید. به طوری که تعیین تعداد نسخ مورد نیاز، نظارت بر تولید و استاندارد سازی اطلاعات، بدون فرایند ارزشیابی امکان پذیر نخواهد بود. علاوه بر آن، طراحی نظام بایگانی بدون در نظر گرفتن مدت زمان نگهداری سوابق، قطعا” مشکلات متعددی برای مدیریت اسناد در پی خواهد داشت. بنابراین، جایگاه ارزشیابی از نظر اجرائی و تشکیلاتی، به طور آشکار در مرحله سوم و پنهان از مرحله ایجاد اسناد و سوابق میباشد.
طبقه بندی از نظر بایگانی
یکی از اساسی ترین مراحل بایگانی و مدیریت اسناد، طبقه بندی اسناد میباشد؛ طبقه بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد. یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات باشد:
- اطمینان: طبقه بندی ومدیریت اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
- سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.
- سهولت: نحوه ی طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکانپذیر باشد.
- قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.
منطقی ترین نوع طبقه بندی مربوط به بایگانی :
- طبقه بندی بر مبنای شاخص هایی بر اساس نام افراد، سازمان ها و مناطق جفرافیایی
- طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه
- طبقه بندی بر اساس تاریخ
اصول بایگانی و مدیریت اسناد
اصل آسان بودن:
به موجب این اصل سیستم بایگانی و نحوه تنظیم مدارک و پرونده ها بایستی آسان و قابل درک بوده و با صرف اندکی وقت مفهوم گردد.
اصل قابلیت اجرا:
براساس این اصل سیستم مورد استفاده بایستی با توجه به نوع و ماهیت کار و امکانات در دسترس و در عمل قابل پیاده شدن باشد.
اصل قابلیت انعطاف:
به موجب این اصل سیستم بایگانی باید قابلیت تطابق با تغییرات و تحولات را داشته باشد و در این زمینه نیز پیش بینی لازم را انجام داده باشد.
اصل دقت و سرعت:
سیستم بایگانی و روش های مورد عمل بایستی به نحوی باشند که در عین دقت و صحت، امکان تسریع در عمل را نیز میسر سازند.
اصل افراد با صلاحیت:
کارکنان بایگانی بایستی دارای شرایط لازم برای احراز این شغل بوده و مهارت و تجربه کافی را در این زمینه داشته باشند.
اصل نظم اصولی و منطقی:
در تشکیل پرونده ها و تنظیم مطالب آنها، بایستی از یک نظام اصولی و منطقی پیروی شود .در این رابطه رعایت نکات زیر توصیه می شود.
- وجود ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه های مندرج در آن
- رعایت تقدم و تأخر در شماره و تاریخ نامه ها
- حفظ یک نسخه از هر نامه و حذف نسخه های اضافی
- رعایت حد متعادل برای قطر هر پرونده
روشهای تنظیم پرونده های بایگانی
تعریف تنظیم در بایگانی:
نحوه ی چیدمان و قرار دادن پرونده ها جهت مدیریت اسناد را در قفسه های بایگانی تنظیم گویند. روشهای تنظیم با توجه به عملکرد و نیاز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسیم می گردد که عمده ترین آنها عبارتند از:
- روش الفبائی ساده و مرکب
- روش شماره گذاری متوالی (سریال) محض یا ترتیب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راهنما
- روش جغرافیایی
- روش عنوانی
- روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب
- روش شماره گذاری تاریخی
- روش شماره گذاری محدود یا مقطع
- روش شماره گذاری کارتن – جزوه دان
- روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال
- روش شماره گذاری تلفیقی
روش الفبائی ساده و مرکب:
در این روش، پرونده ها به ترتیب حروف الفبای عنوان پرونده ها در قفسه های بایگانی چیده میشوند .این روش، بخصوص در بایگانی کارکنان (پرسنلی) کاربرد زیادی دارد ولی در بایگانی مکاتبات موضوعی نیز می توان از آن استفاده کرد . از مهم ترین مزایای روش تنظیم الفبائی، این است که با روش تشکیل پرونده هماهنگی دارد و راه دسترسی به آن سادهتر میباشد؛ ولی از معایب آن، این است که با تشکیل پرونده جدید در محل بایگانی پرونده های قبلی جابجائی به وجود خواهد آمد.
روش شمارهگذاری متوالی محض :
در این روش، به هریک از پرونده ها به ترتیب تشکیل آنها، شمارهای اختصاص مییابد و در فهرست مخصوص پرونده ها آورده میشود؛ آنگاه پرونده ها بر همین اساس در قفسه های بایگانی چیده میشوند. مسلماً راه دسترسی به این پرونده ها، در مرحله اول مراجعه به فهرست پرونده ها و سپس به قفسه های بایگانی میباشد. از مزایای این روش، تنظیم پرونده ها در قفسه های بایگانی بدون نگرانی از جابجائی آنها در آینده میباشد؛ ولی از معایب آن، طولانی شدن مسیر دسترسی به پرونده ها میباشد. در این روش فقط شماره ی پرونده یا شماره سند ملاک تنظیم است. که بیشتر در بایگانی حسابداری و مدیریت اسناد هزینه، بانک ها، پرونده ی اشتراک آب و برق و تلفن یا در بایگانی خودروها کاربرد دارد.
روش جغرافیائی:
در این روش، پرونده ها بر اساس محل جغرافیائی خود در قفسه های بایگانی چیده میشوند . کاربرد این شیوه، بیش تر در اداراتی است که ارتباط زیادی با مراکز استانها و شهرستانها دارند . در این طریق نیز، راه دسترسی به پرونده ها آسان میباشد ولی به دلیل آنکه پرونده ها با عناوین و موضوعات مشابه، به دفعات مکرر جهت استانها و مراکز مختلف تشکیل میگردد، بر حجم بایگانی افزوده خواهد شد.
روش عنوانی پرونده ها :
در این روش( که رایج ترین شیوه تنظیم پرونده ها در دستگاه های دولتی است) ملاک چیدمان پرونده ها در قفسه های بایگانی فقط عنوان مکاتبه آنها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مدیریت و وزارتخانه و …)؛ اگر چه راه دسترسی به این پرونده ها آسان میباشد، ولی مانند تنظیم جغرافیائی ، پرونده ها به دفعات مکرر تشکیل میشوند و بر حجم بایگانی افزوده خواهد شد.
روش شماره گذاری موضوعی یا مرکب:
در این روش، پرونده ها بر اساس موضوعات مورد مکاتبه، در قفسه های بایگانی و مدیریت اسناد چیده می شوند.
روش تنظیم موضوعی، از سه طریق امکان پذیر است : شماره ای، الفبائی و تنظیم شناسهای. (البته به صورت تلفیقی با عناوین دیگر نیز امکان پذیر است).
تنظیم موضوعی، الفبائی و شمارهای در بایگانیهائی با حجم کم، به دلیل احاطه کامل بایگان به تمام پرونده ها، کاربرد دارد ولی در بایگانیهای وسیع، به دلیل حجم انبوه پرونده ها، فقط میتوان از تنظیم موضوعی – شناسهای استفاده کرد.
تنظیم موضوعی – شناسهای، مستلزم انجام مقدماتی میباشد که عبارتند از:
تهیه فهرست موضوعی، تعیین سر فصل ها، تعیین موضوعات اصلی، تعیین موضوعات فرعی و اختصاص شناسه به همه موضوعات. با توجه به مفهوم پرونده، به نظر می رسد تنها روش اصولی جهت تشکیل پرونده، استفاده از موضوع باشد.
تعریف موضوع در مکاتبات اداری: موضوع، علت وجودی مکاتبه و نشانه انجام کار است که در قالب نامه، درخواست یا مورد اقدام قرار می گیرد. به عبارت دیگر موضوع، منظور اصلی نگارنده نامه را بیان می کند.
مزایای تشکیل پرونده موضوعی:
- کامل است ؛ برای کلیه مکاتبات قابل اجراست.
- انعطاف پذیر است؛ دارای قابلیت افزایش و یا کاهش عنوانها و موضوعات میباشد.
- محدود کننده است؛ عنوانهای موضوعی انتخابی مشابه هم نیستند و یا تداخل ندارند.
- دقیق است ؛ به نحوی که هر موضوع به دقت و راحتی قابل تشخیص و شناسائی می باشد.
- قابلیت کاربری در سامانه ماشینی را دارا است ؛ این روش، بدون کوچک ترین تغییری قابل انتقال از شیوه دستی به ماشینی می باشد.
- تخصصی بودن کار بایگانی؛ اجرای این روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمی و کاربردی می باشد.
- از انجا که موضوع سوابق (پرونده ها)، عامل مهمی در ارزشیابی پرونده های جاری و نیمه جاری است ، انتقال پرونده ها از بایگانی جاری به نیمه جاری به آسانی میسر می باشد و در آزاد سازی فضای بایگانی جاری، عامل مؤثری به شمار می رود.
- به سهولت برای اسناد و پرونده ها می توان مدت زمان نگهداری تعیین نمود.
- امحای اوراق و انتقال اسناد به آرشیو ملی میسر است.
روش شماره گذاری تاریخی:
اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی، زمان ایجاد، مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر می باشد. بنابراین مدیریت اسناد و پرونده هایی که ملاک مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته یا روز است، تنظیم و بایگانی می گردند.
روش شماره گذاری محدود یا مقطع:
یک سری از پرونده های مرتبط بدون توجه به شماره های سری قبلی شماره گذاری می شوند.
روش شماره گذاری کارتن – جزوه دان:
در این روش پرونده ها بر اساس شماره های کارتن ها و جزوه دان ها نامگذاری می شوند.
روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال:
از رقم های اعشاربرای تعیین طبقات و موقعیت های اصلی و فرعی پرونده ها استفاده می شود.
روش شماره گذاری تلفیقی:
تلفیقی از روش های فوق.
ادامه ی مقاله ی اصول بایگانی و مدیریت اسناد را در قسمت مقالات، بخش پنجم سایت ما بخوانید.
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
