بایگانی و مدیریت اسناد و مدارک
بایگانی و مدیریت اسناد از عوامل مهمی است که میزان قدرت سازمان ها را در مواجهه با اتفاقات سازمانی مشخص می کند. گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی، بایگانی و مدیریت اسناد و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری را دربر دارد.
از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ، امنیت، بایگانی و مدیریت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و… اشاره کرد. از این روست که بایگانی مدارک و اسناد و اصول مربوط به آن یکی از چالش های مهم پیش روی سازمان های دولتی است.
اهداف بایگانی اسناد
بایگانی به طور اجمالی در بردارنده دو هدف عمده است:
- اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که سازمان های به وجود آورنده را ناگزیر از مسئولیت پذیری و پاسخگویی می کنند و از طرف دیگر به عنوان ابزاری موثر در دست مدیران و هدایت مدیریت محسوب می شوند
- اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی مورد توجه و استفاده قرار میگیرند.
فواید بایگانی و مدیریت اسناد در سازمان
با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است. تجارت و سرمایه گذاری سرمایه داران نیز هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند. تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند.
درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونی های این محیط در دهه ۱۹۹۰ و جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات، لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را دوچنـــــدان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتـــری می یابد. چنانکه امروز سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترین میزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم های اطلاعاتی دارد؟
انواع بایگانی و مدیریت اسناد
بایگانی جاری اسناد:
به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ، نگهداری و بایگانی و مدیریت اسنادی است که به طور روزمره مورد استناد دستگاه ایجاد کننده سند است. به عبارتی بایگانی جاری، واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری و نیمه جاری افراد و دستگاه ذیربط و ارائه اطلاعات آنها به افراد ذیصلاح می باشد.
بایگانی نیمه جاری اسناد:
محل نگهداری، بایگانی و مدیریت اسنادی است که گاه گاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار میگیرد. محل آن در دستگاه ایجادکننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل مینماید.
بایگانی راکد اسناد:
محل نگهداری، بایگانی و مدیریت اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفادهای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمیباشد. فقط در این محل پرونده ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرارا میگیرند. به “بایگانی راکد” انبار ، “پیش آرشیوی” نیز میگویند. معمولاً این محل در جاهایی که زمین ارزانتر است ساخته میشود. مثلا انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس، در حومه پاریس در محلی به نام “فونتن بلو” میباشد . یا در انگلستان به آن “Limbo “یا “مکان فراموش شده” میگویند. این محل در واقع محل کار “ارزشیابان” میباشد.
وظایف بخش بایگانی اسناد
وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی و بایگانی و مدیریت اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست. این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری می شود دوام خواهد یافت. این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:
- کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
- نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
- تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
- بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
- ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
- ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
- شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
- تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
- جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
- برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
- جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
- بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
- تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها
محل مناسب بایگانی اسناد
اتاقهای بایگانی، مهمترین بخش از ساختمانی است که به موضوع حفظ و نگهداری، بایگانی و مدیریت اسناد و سوابق اختصاص داده شده است. به دلیل وزن سنگین پرونـده هـا، مناسبترین محل برای استقرار بایگانی، طبقات پائینتر ساختمــان می باشد.
محوطه هائی که برای بایگانی و مدیریت اسناد نا مناسبند:
- محیط های غیر سالم، مانند سردابهای مرطوب و محوطه های زیر شیروانی
- محیطهای خطر ناک، مانند محوطه هائی که نزدیک دیگ بخار است
- محیط های دارای مشکل از نظر دسترسی
- محیط های فاقد نظارت جهت بایگانی و مدیریت اسناد محرمانه
موارد درخور و مناسب بایگانی و مدیریت اسناد به شرح زیر است :
- کف اتاق بایگانی، تحمل ۱۲۰۰کیلو گرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد ۲۰/۲ متر برای قفسه های ثابت داشته باشد. درمورد کفپوش اتاق بایگانی، برای جلوگیری از برخاستن گرد و خاک، بهتر است از کفپوش قابل شستشوی ضد گرد و غبار مانند سرامیک استفاده شود.
- پوشش داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتی عایق بندی شده باشد. پنجره های دیوارهای خارجی باز شو شود.
- بهترین میزان دما برای بایگانی، به طور متوسط ۱۸ تا ۲۰درجه با رطوبت ۵۰ درصد میباشد.
- به منظور جلوگیری از تابش خورشید، بهترین روش چیدمان پرونده ها و قفسه ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهای بین قفسه هاست.
- حفاظت پرونده ها از گزند حشرات و قارچ ها، با تنظیم رطوبت و نور ارتباط مستقیم دارد. ولی برای مهار جوندگان، مسدود کردن منافذ لوله های آب گرم، ورودی هواسازها و لوله های زهکشی، از مهمترین اقداماتی است که عموماً توصیه میشود.
محافظ پرونده ها
محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفی است مانند پوشه، کارتن بندی، پروندان( زونکن) یا کلاسور که با توجه به موارد زیر انتخاب میگردد:
- با قفسه های بایگانی از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد.
- جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائی که تا مدتها در بایگانی جاری کاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحکم باشد.
- ضخامت پوشه یا پروندان (زونکن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نباید قطر پرونده از ۵/۲ سانتیمتر بیشتر شود و نباید بیش از ۱۵۰برگ در پرونده بایگانی شود.
- گیره نگهداری یا الصاق کننده سوابق نیز، تأثیر زیادی در تعیین نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً برای سهولت در ورق زدن سوابق، از پروندان (زونکن) با نصب پهلو استفاده میشود. اگر میزان مراجعه به داخل پرونده زیاد باشد، حجم زیاد پوشه موجب از هم پاشیدگی سریع پرونده خواهد شد.
اداره امور بایگانی
اداره امور بایگانی در هر سازمان با استفاده ازسه شیوه صورت می گیرد:
- نظام متمرکز بایگانی و مدیریت اسناد
- نظام غیر متمرکز
- نظام پراکنده یا سیستم نیمه متمرکز (کنترل مرکزی)
مزایای نظام غیر متمرکز
- نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان
- آشنا بودن اقدام کنند گان به عناوین پرونده ها
- احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر
در ادامه مقاله به اصول و روش های بایگانی اسناد خواهیم پرداخت.
