صرفه جویی در هزینه با سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی در سال ۲۰۲۴

با پایان یافتن سال ۲۰۲۳، بسیاری از شرکت ها در حال تصویب بودجه سال ۲۰۲۴ خود هستند. از آنجایی که شرکت شما به دنبال بهبود کارایی و متمایل شدن به هزینه های غیرضروری است، ممکن است زمان آن رسیده باشد که در سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی (DMS) سرمایه گذاری کنید.

اگر سازمان شما اسناد و فرآیندهای مختلفی مانند سیاست ها، رویه ها و آموزش کارکنان را مدیریت می کند. یک DMS می تواند فرآیندهای داخلی شما را ساده کند. و در عین حال در هزینه شما صرفه جویی کند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

صرفه جویی در هزینه با سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی

انتقال به یک  سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی DMS ممکن است کاری پیچیده به نظر برسد. اما در واقع می‌تواند فرآیندی بدون دردسر با فروشنده نرم‌افزار مناسب باشد. در ادامه بخوانید تا بیاموزید که چگونه این سیستم ها می توانند با بهبود کارایی کلی شرکت و کاهش قابلیت اطمینان شما روی کاغذ، در زمان و هزینه شرکت شما صرفه جویی کنند.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد

بهبود کارایی کلی دفتر

شرکت شما نمی تواند وقت خود را برای مرتب سازی و تلاش برای یافتن اسناد تجاری ضروری تلف کند. چه در حال حاضر آنها را در فایل های فیزیکی یا در چندین پلت فرم دیجیتال مختلف ذخیره کنید، ارتقاء به سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی DMS کارایی کارمندان شما را افزایش می دهد.

طبق گزارش McKinsey، کارکنان به طور متوسط ​​۱٫۸ ساعت در روز (۹٫۳ ساعت در هفته) را صرف جستجو و جمع آوری اطلاعات شرکت می کنند. علاوه بر این، حدود ۲۰ درصد از ساعات کاری صرف جستجوی اطلاعاتی می‌شود که برای کارمندان برای انجام مؤثر کارشان ضروری است.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد

کاهش آمار هدررفت زمان

تغییر به DMS به شرکت شما اجازه می دهد تا این اعداد را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. سیستم های مدیریت اسناد یک مکان مرکزی برای تمام اسناد، رسانه ها و فایل های کسب و کار شما فراهم می کند. کارمندان نیازی به صرف ساعت‌ها برای جستجوی خط‌مشی یا رویه‌ای که نیاز به به‌روزرسانی دارند، نخواهند داشت.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

آنها به سادگی وارد سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی DMS خود می شوند و هر سندی که ممکن است نیاز داشته باشند در چند ثانیه در دسترس است. زمانی که کارمندان شما صرف انجام کارهای اداری یا بازیابی اسناد گمشده می‌کنند، می‌تواند برای فعالیت‌های تجاری ضروری‌تر و مهم‌تر، افزایش کارایی کلی و صرفه‌جویی در هزینه استفاده شود.

کلیک کنید: برنامه آرشیو اسناد

کاهش وابستگی به کاغذ

اگر هنوز از یک سیستم کاغذی سنتی استفاده می کنید، تغییر به سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی به شرکت شما کمک می کند تا وابستگی خود را به کاغذ کاهش دهد و در هزینه های بایگانی، نگهداری و چاپ صرفه جویی کند. این سوئیچ تأثیر مثبتی بر سود شرکت شما خواهد داشت.

به گفته شرکت حسابداری Coopers & Lybrand، شرکت های آمریکایی به طور متوسط ​​حدود ۲۰ دلار برای هزینه های نیروی کار برای تشکیل پرونده، ۱۲۰ دلار برای کار مورد نیاز برای یافتن یک سند اشتباه و ۲۲۰ دلار برای بازتولید یک سند گم شده هزینه می کنند.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

گروه دلفی بیان می‌کند که «شرکت‌ها به طور متوسط ​​۲۵۰۰۰ دلار برای پر کردن یک کابینت معمولی چهار کشو هزینه می‌کنند. ۲۰۰۰ دلار برای نگهداری آن سالانه». با اجرای ساده سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی DMS، این هزینه های شرکت را می توان به طور کامل حذف کرد. و هزاران دلار در کسب و کار شما در سال صرفه جویی کرد.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

به عنوان مثال:

Imperial Manufacturing، مستقر در پورتلند، تخمین می زند که تنها با استفاده از یک سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی بدون کاغذ، سالانه ۶۵۰۰ دلار صرفه جویی می کند.

رکس پلومبون، مدیر حسابداری Imperial اظهار دارد: “با استفاده از یک سیستم نامگذاری فایل جهانی، پایگاه داده ما اطلاعاتی را در دستان ما قرار می دهد… نتیجه نیروی کار مجهزتر است که نه تنها کارآمد است، بلکه در سطح بالاتری نیز ارتباط برقرار می کند”.

تونر، تمبر و لوازم التحریر. تغییر از سیستم مدیریت اسناد کاغذی به سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی یک موقعیت برد-برد برای کسب و کار شما است. هر گونه هزینه اولیه مرتبط با DMS در درازمدت ارزشمند خواهد بود. ( اثرات بدون کاغذ بر سود شرکت شما تأثیر مثبت می گذارد). صرفه جویی در هزینه به کنار، یک شرکت بدون کاغذ نیز یک شرکت دوستدار محیط زیست است.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

چگونه سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی پرشین سیستم می تواند کمک کند؟

سیستم مدیریت آرشیو الکترونیکی پرشین سیستم، کاربر پسند است و به راحتی قابل تنظیم است تا با موارد منحصر به فرد کسب و کار شما مطابقت داشته باشد. چه بخواهید کار کوچکی را با فرصت رشد شروع کنید، چه بخواهید یک راه حل سازمانی با ویژگی های غنی با مقیاس پذیری نامحدود داشته باشید، پرشین سیستم برای سازمان شما انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است. و با خدمات سوئیچینگ، انتقال داده‌های شما به سیستم کنترل اسناد پرشین به سادگی امکان پذیر است.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

ما با افتخار خدمات بی نظیری به مشتریان ارائه می دهیم تا به شما و تیم شما کمک کنیم تا پرشین سیستم را در سازمان خود ادغام کنید. برای یک نسخه آزمایشی یا اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار مدیریت اسناد پرشین سیستم و راه حل های ابری مدیریت شده پرشین سیستم برای بهبود کارایی شرکت و کاهش استفاده از کاغذ با ما تماس بگیرید.

کلیک کنید: بایگانی اسناد