سیستم مدیریت سند؛ سازمان شما چگونه باید اسناد را مدیریت کند؟

مدیریت سیل اسنادی که هر روز به سازمان شما وارد و خارج می شود می تواند یک کار دلهره آور باشد. برای اینکه کسب و کار شما روان‌تر شود، می‌خواهیم به شما کمک کنیم کارایی را بهبود ببخشید و این فرآیند را تحت کنترل داشته باشید. می‌خواهیم در مورد سیستم مدیریت سند و اینکه چگونه یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) در این فرآیند قرار می‌گیرد صحبت کنیم.

بیشتر بخوانید: ویژگی های برنامه کارکرد پرسنل برای کارگران و کارفرمایان

کنترل اسناد چیست؟

کنترل اسناد سیستمی برای اجرای فرآیندها و شیوه های کنترل شده برای ایجاد، بررسی، اصلاح، صدور، توزیع و دسترسی به اسناد است. روشی که سازمان شما اطلاعات خود را مدیریت می کند مستقیماً بر کیفیت محصول یا خدمات شما تأثیر می گذارد.

به همین دلیل، داشتن یک سیستم مدیریت سند خودکار می تواند یک سرمایه گذاری در حال تغییر باشد. اگر سازمان شما به استانداردهای تعیین شده توسط نهادهای نظارتی پایبند است، داشتن یک سیستم مدیریت اسناد مستقر ضروری است.

در حالی که بسیاری از سازمان‌ها هنوز از سیستم دستی یا اشتراک فایل برای کنترل اسناد استفاده می‌کنند، راه‌حل‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد الکترونیکی مقرون‌به‌صرفه‌ای وجود دارد که سطحی از امنیت و مدیریت اطلاعات را فراهم می‌کنند که یک اشتراک فایل به سادگی نمی‌تواند فراهم کند.

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان پرشین رایگان؛ سوالات متداول

تفاوت بین اشتراک فایل و سیستم مدیریت اسناد (DMS)

در یک شرکت با اسناد و مدارک زیاد که نیاز به سازماندهی و مدیریت دارد، کیفیت داده ها بسیار مهم است. به همین دلیل است که پیدا کردن یک سیستم مدیریتی که برای کسب و کار شما کار می کند ضروری است. اینجاست که یک راه حل اشتراک فایل یا یک سیستم مدیریت اسناد وارد می شود. درک اینکه چگونه این دو راه حل با هم مقایسه می شوند دشوار است، اما آنها دارای قابلیت های بسیار متفاوتی هستند.

سیستم های اشتراک فایل، با استفاده از برنامه هایی مانند Dropbox یا G Suite، اغلب راه حل ارزانی برای همکاری و ذخیره اسناد شرکت شما هستند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا با هم بر روی یک سند مشترک کار کنند، معمولاً برای یک هدف خاص در یک نقطه از زمان. اما این برنامه ها کنترل نسخه بسیار ابتدایی را ارائه می دهند و دامنه آنها به پشتیبان گیری و ذخیره سازی محدود است.

بیشتر بخوانید: ارسال صورتحساب ابری رایگان؛ فواید برنامه برای مالیات دهندگان و دولت ها

قابلیت های سیستم مدیریت سند

از طرفی نرم افزار مدیریت اسناد از قابلیت های وسیع تری برخوردار است. علاوه بر پشتیبانی از فضای ذخیره سازی دیجیتال و همکاری، دارای ویژگی های زیر است:

نمایه سازی اطلاعات و جستجوی مبتنی بر محتوا

محافظت از طریق چندین لایه امنیتی

ردیابی بازنگری سند

دسترسی به کاربران بر اساس حقوق فردی و گروهی

یک مسیر حسابرسی برای تعیین اینکه کدام کاربران به اسناد و اقدامات آنها دسترسی دارند (مانند ویرایش، چاپ، ارسال، تغییر نام، حذف و غیره)

بیشتر بخوانید: ۷ برنامه ارسال صورتحساب الکترونیکی رایگان

این توابع به شرکت شما اجازه می دهد تا از مجموعه ای بدون ساختار اسناد ناامن به یک سیستم امن و ساختاریافته حرکت کند تا هم امنیت و هم کارایی شرکت را افزایش دهد. سیستم های مدیریت سند الکترونیکی برای برآورده کردن بسیاری از الزامات خاص کنترل اسناد و نسخه شرکت شما طراحی شده اند. در نهایت، وقتی آنچه را که به دست می آورید در نظر می گیرید، سیستم مدیریت آرشیو اسناد یک سرمایه گذاری ارزشمند با بازگشت سرمایه بسیار بیشتر است.

ساده کردن گردش کار خود با یک سیستم مدیریت اسناد

هر سازمانی می تواند از یک سیستم الکترونیکی خودکار برای ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد بهره مند شود. چه در علوم زیستی، تولید، دولتی، بانکداری، آب و برق، کالاهای مصرفی، مواد غذایی و آشامیدنی، بسته بندی یا داروسازی فعالیت داشته باشید و مشخصات، SOPها، یا تحقیق یا کتابچه های راهنما را مدیریت کنید، یک سامانه مدیریت اسناد مانند نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک پرشین یک راه حل برای همه شما فراهم می کند.

بیشتر بخوانید: سامانه ورود و خروج رایگان؛ ثبت کارکرد پرسنل به شکل اسناد دیجیتال

هر سازمانی اسناد را مدیریت می کند

ما می دانیم که سازمان شما خط مشی ها، رویه ها یا دستورالعمل های کاری را مدیریت می کند که باید توسط ذینفعان مورد بازبینی و تایید قرار گیرد، توسط کارکنان آموزش دیده و احتمالاً در آینده برای اعمال تغییرات جدید تجدید نظر شود. شما همچنین ممکن است تعداد زیادی اسناد دیگر را که مدیریت می کنید و منحصر به صنعت شما هستند داشته باشید.

فرآیند ایجاد و سازماندهی انواع مختلف اسناد، جستجوی اسناد فردی، همکاری با کارکنان، جمع آوری امضاهای تاییدیه و آموزش کارکنان مناسب می تواند برای کارکنان بسیار ناکارآمد و خسته کننده باشد. مدیریت این فرآیندها به صورت دستی از زمان، منابع، پول و کاغذ فراوان استفاده می کند و فضای زیادی را برای خطاهای انسانی و نقض احتمالی امنیتی باقی می گذارد. اینجاست که کنترل اسناد با سیستم مدیریت اسناد وارد عمل می شود.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد  . برنامه اسناد دیجیتال .  نرم افزار آرشیو اسناد . برنامه آرشیو اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد . برنامه آرشیو دیجیتال اسناد . نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک . نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک . بایگانی اسناد . نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد . برنامه بایگانی الکترونیک . نرم افزار آرشیو دیجیتال . برنامه اسناد دیجیتال . نرم افزار بایگانی الکترونیک . نرم افزار مدیریت اسناد