سامانه حضور و غیاب؛ مروری کلی بر برنامه ورود و خروج (بخش اول)

خانه سامانه حضور و غیاب؛ مروری کلی بر برنامه ورود و خروج (بخش اول)

سامانه حضور و غیاب؛ مروری کلی بر برنامه ورود و خروج (بخش اول)

143-6-26 0

واحد تولید محتوا

دوران ثبت حضور و غیاب کاغذی برای کارمندان به پایان رسیده است. ردیابی حضور و غیاب با سامانه حضور و غیاب در حال حاضر مورد استفاده شرکت ها و موسسات است. با این حال، آیا مدیریت حضور و غیاب و وظایف مربوط به حضور آسان تر می شود؟

یکی از وظایف مهم در عملیات منابع انسانی، نظارت بر حضور و غیاب کارکنان است. مدیریت مؤثر مستلزم آگاهی از دامنه عملیات، مفاهیم متعدد و بهترین شیوه ها است، درست مانند هر زمینه دیگری. یک مرور کلی از سیستم حضور و غیاب و وظایف اصلی یک مدیر مسئول مدیریت نیروی کار در این راهنما ارائه شده است.

حتی بدون فناوری بیومتریک، به دلیل ظهور نرم افزار حضور و غیاب پرشین، این بخش دستخوش دگرگونی قابل توجهی شده است. با این حال، ما با اصلاحات به این نکته اشاره می کنیم که در طول زمان فقط بهبود یافته است.

برای مختصر نگه داشتن این مقاله، ما برخی از اطلاعات عمیق را به یک موضوع مرتبط منتقل کرده‌ایم و فقط مرور کلی را در اینجا انجام می دهیم. با این حال، اگر علاقه مند به یادگیری راز تجاری سامانه حضور و غیاب و چگونگی کمک به کسب و کارتان هستید، به خواندن این مقاله ادامه دهید.

بیشتر بخوانید: برنامه بایگانی الکترونیک؛ گردش کار ساده و افزایش بهره وری

سامانه حضور غیاب چیست؟

برنامه ورود و خروج یک پلت‌فرم فناوری منابع انسانی مبتنی بر ابر است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا فرآیندهای مدیریت حضور و غیاب خود را خودکار کرده و ساعات کاری کارمندان را حفظ کنند. برنامه وب یا موبایل آن کارمندان را قادر می‌سازد حضور یا غیاب خود را ثبت کنند یا با سیستم حضور و غیاب ارتباط برقرار کنند. تا ورودی‌های حضور و غیاب را به صورت خودکار همگام‌سازی کنند. تیم های منابع انسانی از طریق یک سیستم واحد که در مرکز قرار دارد و همیشه در دسترس است، به این موارد حضور و غیاب دسترسی دارند.

بیشتر بخوانید: اصلاح صورتحساب الکترونیک رایگان در سامانه مودیان پرشین

بهترین دلایل استفاده از سامانه ورود و خروج برای مدیریت حضور و غیاب چیست؟

سیستمی برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان باید در هر شرکتی موجود باشد. با این حال، صرف نظر از نحوه اجرای آن، سیستم شما باید با الزامات زمان‌سنجی قانون استانداردهای کار منصفانه موافقت کند.

با کمک نرم افزار کارکرد پرسنل پرشین می توانید دقیقاً تعداد ساعات کار کارکنان را محاسبه کنید. در مواردی که کارکنانی دارید که به صورت ساعتی کار می کنند، این برنامه بسیار مفید است. این گزینه باید به شما داده شود تا حقوق دقیقی را که به کارکنان خود مدیون هستید محاسبه کنید. همچنین باید از اضافه کاری بدون حقوقی که ممکن است مجبور شوید به هر یک از کارمندان بپردازید آگاه باشید.

اگر به کارمندان خود حقوق می دهید، معمولاً می توانید بگویید که چند بار کار می کنند. کارمندان می توانند زمان خود را در محل کار و دور از آن پیگیری کنند. وقتی نمی توانید آنها را ببینید، می توانید مراقب میزان کارکرد آنها باشید. سودآوری، قابلیت اطمینان و شهرت کسب و کار شما به شدت به نحوه مدیریت حضور کارکنان بستگی دارد. چند دلیل وجود دارد که چرا سامانه حضور و غیاب بدون دستگاه برای مدیریت کارکنان استفاده می کند:

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان پرشین رایگان؛ سوالات متداول

نظارت خودکار بر عملکرد کارکنان:

با رشد شرکت شما، نظارت بر حضور کارکنان و جمع آوری اطلاعات برای پردازش حقوق و دستمزد برای تیم منابع انسانی شما دشوارتر می شود. امضای دستی ثبت نام هر روز صبح ممکن است برای کارمندان شما نیز ناخوشایند باشد. آنها پیش‌بینی می‌کنند که مانند فناوری‌های شخصی‌شان، سیستم ردیابی حضور و غیاب مورد استفاده توسط شرکتشان کاربرپسند و ساده باشد.

بیشتر بخوانید: شش مزیت نرم‌افزار حضور و غیاب پرشین برای ردیابی حضور و غیاب کارکنان

محاسبه اضافه کاری کارکنان دور و نزدیک:

بسیاری از مشاغل، از جمله بیمارستان ها، فروشگاه های خرده فروشی و کارخانه ها، چندین شیفت کار می کنند. با این وجود، تقاضای تولید بیش از حد ممکن است کارکنان را مجبور کند که زمان اضافی را از شیفت های معمولی خود و در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات رسمی صرف کنند.

یک سیستم ردیابی زمان مناسب و روش حسابداری برای به حداکثر رساندن شادی کارکنان و کاهش هزینه ها بسیار مهم است. از سوی دیگر، سیستم ضعیف منجر به اختلاف نظر، افزایش هزینه های نیروی کار و استرس برای مدیران خواهد شد.

بیشتر بخوانید: سامانه مالیاتی مودیان پرشین؛ پر کردن شکاف مالیاتی با ثبت مالیات

بهره وری بالاتر:

نظارت فیزیکی و تنظیم حضور و غیاب می‌تواند کاری زمان‌بر، دشوار و پرهزینه باشد. پرداختن به برگه‌های کاغذی و کارت‌های زمانی، برنامه‌ریزی، تأیید مرخصی و زمان اضافی، و تأمین مالی فیزیکی، همگی نیازمند تعهد هستند. می‌توانید با سیستم مکانیزه‌ای که همه چیز را برای شما مدیریت می‌کند، زمان حیاتی سازمان را از دست بدهید. (از پیگیری ساعات کار نمایندگی گرفته تا دریافت داده‌ها به سیستم مالی شما).

زمان و تلاش صرفه جویی شده، همراه با دقت اطلاعات، به ساده سازی استفاده از منابع کمک می کند و در نتیجه باعث افزایش کارایی و مزایای اضافی می شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد؛ قابلیت های بازیابی اطلاعات و دسترسی

چلوگیری از تقلب در زمان کاری:

ساعت های زمانی برای اولین بار در عصر صنعتی به کار گرفته شد تا اطمینان حاصل شود که کارکنان فقط در حین کار حقوق دریافت می کنند. متأسفانه، افراد خاصی ممکن است بدون زمان‌سنجی مناسب از سیستم سوء استفاده کنند. و با دیر رسیدن، زودتر رفتن، استراحت زیاد و غیره مرتکب سرقت زمان شوند.

تنها راه جلوگیری از دزدی زمان، داشتن سیستمی مطمئن برای نظارت بر حضور و غیاب و اجرای دقیق قوانین است. برخی از کارمندان معمولاً کاری را که می‌توان در ساعات عادی تکمیل کرد، به ساعات اضافه کاری تغییر می‌دهند، زمانی که سیاست اضافه کاری وجود دارد. این یک شکل متفاوت از دزدی زمان است. یک بار دیگر، حفظ سوابق دقیق و ردیابی می تواند به طور قابل توجهی به کاهش رفتار نادرست کمک کند.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد (DMS): ابزاری قدرتمند برای تغییر گردش کار شما

بدانید که:

نظارت بر زمان کارمندان نیز به شما کمک می کند تا مشخص کنید آیا یک فرد قابل اعتماد است یا خیر. اگر از کارکنان بخواهید که زمان دقیق ورود یا خروج خود را گزارش دهند، ممکن است کارساز باشد. شما می توانید تعیین کنید که آیا کارگر دیر می رسد یا زودتر.

همچنین ممکن است با نگاه کردن به حضور در جلسات، مراقب مدت زمانی که کارمندان از کار خارج می شوند، باشید. اگر شرکت شما سیاستی داشته باشد که به کارمندان اجازه می دهد مدت زمان مشخصی از تعطیلات یا روزهای بیماری را بگذرانند، بسیار مهم است.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

سامانه حضور غیاب

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.