سازماندهی، مدیریت اسناد و رویکرد سامانه

سیستم یا سامانه؛ به عنوان کل عناصری تعریف شده است که برای رسیدن به یک هدف یا اهداف خاص گرد هم می آیند یا با هم کار می کنند. به عنوان مثال، سامانه مدیریت یک سازمان از مولفه های بسیاری از جمله سازماندهی و مدیریت اسناد تشکیل شده است. در این زمینه، مدیریت سوابق بر ارتباط سریع و موثر اسناد در داخل موسسه و محافظت از یکپارچگی اطلاعات متمرکز است. در این میان، منابع، مسئولیت ها، مقررات (رویه ها)، طراحی و تداوم ابزارهای مورد نیاز مطالعات مدیریت سوابق، از عناصر سامانه مدیریت اسناد هستند.

در مورد سامانه بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

سامانه های مدیریت اسناد

سامانه های مدیریت اسناد، چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی، به عناصر زیرساخت فیزیکی نیاز دارند. برای اسناد چاپی و تجهیزات سخت افزاری اسناد الکترونیکی، تجهیزات ذخیره سازی وجود دارد. رعایت شرایط امنیتی برای هر دو محیط به همان اندازه مهم است. در حالی که امکانات ذخیره سازی فیزیکی یکی از جنبه های سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهد، عامل انسانی در پیوستگی برنامه های مدیریت اسناد چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی پیشتاز است.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

در سامانه های مدیریت اسناد، عنصر انسانی برای طراحی و اجرای سیستم، استفاده از عناصر پشتیبانی در مناطق لازم و اجرای معاملات مورد نیاز است. ایجاد مدلهای کاربردی برای تهیه، طبقه بندی، تداوم / حفاظت (نگهداری) و مرتب سازی، که زیر مجموعه سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهند، مهم تلقی می شود.

سامانه مدیریت اسناد نیز به تعریف شرایط فکری نیاز دارد. پیش بینی می شود سیاست های مربوط به اجرای سیستم ایجاد شده در این زمینه تعیین شود. با این حال، سیاست های ایجاد شده باید با در نظر گرفتن الزامات نهادی و سایر شرایط داخلی و خارجی تعیین شود. سپس برای مدت زمان مشخصی اجرا شود و در چارچوب بازخورد به روز باشد.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

محدوده برنامه های مدیریت اسناد

برنامه های مدیریت اسناد بر اساس رویکرد “چرخه زندگی” است. این رویکرد مبتنی بر این واقعیت است که اسناد مانند موجودات زنده متولد می شوند. برای مدت زمان مشخصی زندگی می کنند و باید پس از ناپدید شدن مقادیر استفاده از بین بروند. دو روند متفاوت نسبت به کاربرد رویکرد چرخه زندگی وجود دارد.

• در رویکرد اول، که بیشتر ریشه انگلیسی دارد، اسناد در سه مرحله از چرخه زندگی خود تعریف می شوند. اینها به ترتیب مرحله فعلی (current stage)، دوره میانی (semi-currnet period)  و غیر جریان (non-current stage) هستند.

• در رویکرد دوم، که عمدتا در آمریکای شمالی اتخاذ شده است، اسناد در پنج مرحله مورد استفاده قرار می گیرند: تولید (creation)، ضبط (capture)، ذخیره سازی (storage)، استفاده (use) و استخراج (disposition).

امروزه ذکر شده است که رویکرد دوم دارای حوزه استفاده وسیع تری است .

در مورد نرم افزار تحت وب حضور و غیاب بخوانید.

دو متغیر مهم که طول عمر اسناد را تعیین می کنند، ارزش اداری و حقوقی آنها هستند. وقتی ویژگی های شواهدی را تعیین می کنیم که ارزش اداری و حقوقی اسناد را معین می کنند، می توان در مورد بسیاری از عوامل تثبیت کننده این کیفیت صحبت کرد. اینها شامل موارد زیر است:

• قوانین

• مقررات نهادی

• تصمیمات مدیریتی

• نمونه های عملی

• استانداردهای ملی، بین المللی و سازمانی

با این حال، موارد زیر نیز در تعیین ارزش دائمی و کیفیت شواهد اسناد مهم تلقی می شوند.

1. محتوا: محتوای اسناد باید مطابق با مقررات مربوط تهیه شود. عنوان، متن و امضاها در چارچوب ضوابط تعیین شده ایجاد شود.

2. دامنه: اطلاعات موجود در سند باید تمام شرایط مورد نیاز کاری را که سند در آن تولید شده است، توصیف کند. دامنه سند باید حاوی اطلاعاتی باشد که مکان، زمان، واقعه، شخص یا برنامه را با توجه به محتوا مشخص می کند.

3. ساختار: از قالب های از پیش تعیین شده باید در جایگذاری قالب ها و محتوای سند استفاده شود. این وضعیت مزایای زیادی در تشکیل، توزیع، استفاده و ذخیره سازی اسناد فراهم می کند.

در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.

چرخه زندگی اسناد

به دوره فعال با تولید یا تملک، دوره نیمه فعال پس از توزیع و استفاده، دوره غیرفعال از زمان انتقال به مراکز اسناد یا انبارها پس از پایان استفاده فعلی و دوره تا نابودی یا بایگانی، چرخه ی زندگی اسناد می گوییم.

• برای هر موسسه ای، مدیریت اسناد باید به عنوان یک عملکرد استراتژیک تلقی شود. برنامه های مدیریت اسناد ممکن است از موسسه ای به موسسه دیگر متفاوت باشد. با این حال، با توجه به مقادیر مشترک این برنامه ها، عناصر زیر برجسته می شوند.

1. ایجاد سیاست ها و استانداردهای مطالعات سازماندهی، مدیریت اسناد در سراسر موسسه

2. طراحی و اجرای سامانه های مدیریت اسناد

3. آگاه سازی و آموزش پرسنل مرتبط با سازماندهی اسناد

• در چارچوب ابعاد موسسه، از افراد مربوطه انتظار می رود مطالعات زیر را در مورد برنامه های اساسی مدیریت اسناد انجام دهند که بیشتر باید در محیط های اداری انجام شود.

1. ذخیره سازی، بازیابی ، مرتب سازی اسناد به صورت روزانه

2. تعیین سیاست های دسترسی به اسناد ذخیره شده

3. کمک به واحدها در مورد فرآیندهای سندی که انجام می دهند

4. ارزیابی عملکرد سامانه های سازماندهی، مدیریت اسناد شرکتی یا اسناد متمرکز

 

در مورد نرم افزار حضور و غیاب پرسنل بخوانید.