دیجیتالی شدن و آرشیو الکترونیکی

دیجیتالی شدن و آرشیو الکترونیکی چیست؟ هر پروژه مدیریت اسناد، چه برای یک آرشیو عمومی یا خصوصی، نیاز به ترکیب دیجیتالی به عنوان یک ابزار ضروری برای دستیابی به یک سیستم مدیریت فایل الکترونیکی موثر و ایمن دارد. دیجیتالی سازی و آرشیو الکترونیکی به عنوان یک رشته، به مسائل و روند نگهداری اسناد و سوابق در عصر دیجیتال می پردازد.

این شامل مدیریت دیجیتال، آرشیو وب، مدیریت اطلاعات شخصی و مدیریت سوابق در مخازن دیجیتال است. از این رو، عناصر ضروری برای آگاهی از مقابله با پروژه دیجیتالی سازی و بایگانی داده های دیجیتال، به ویژه تکنیک های امنیتی، خطرات و مسائل قانونی و مقرراتی چنین پروژه ای را بدون فراموش کردن جنبه های قراردادی و بیمه ای پوشش می دهد.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

چرا دیجیتالی کردن و آرشیو الکترونیکی مهم است؟

آرشیو الکترونیکی به عنوان یک رشته امنیت اطلاعات به شما کمک می کند تا اطلاعات شخصی و سوابق موجود در مخازن دیجیتال را به طور موثر و ایمن مدیریت کنید. این در مورد نحوه مدیریت اطلاعات است و اینکه چگونه می توانید از آنها به نحوی کارآمد استفاده کنید تا بتواند برای شما و سازمان شما مفید باشد. دیجیتالی کردن و آرشیو الکترونیکی اسناد یکی از موتورهای اصلی تحول است. زیرا تجزیه و تحلیل اطلاعات به شما امکان می دهد از تصمیم گیری بهتری استفاده کنید که برای هر شرکتی صرف نظر از اندازه، نوع و پیچیدگی آن بسیار مهم است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.

مزایای دیجیتالی شدن و صدور گواهینامه بایگانی الکترونیکی

گواهی دیجیتالی سازی و آرشیو الکترونیکی شامل فواید زیر است:

• درک ساختار سوابق الکترونیکی و سطوح نمایندگی

• دریافت مدل‌های ایجاد، استفاده، دفع و نگهداری رکوردها

• درک مفاهیم مربوط به اصالت، یکپارچگی، قابلیت اطمینان و قابلیت استفاده برای سوابق در سیستم های الکترونیکی

• دانش استراتژی های نگهداری سوابق برای سوابق الکترونیکی در محیط های مختلف از جمله شرکت ها، شهرداری ها، ادارات دولتی، مؤسسات میراث فرهنگی، مؤسسات دانشگاهی و آرشیو.

• تسلط به تکنیک های دیجیتالی سازی و حفظ/بایگانی دیجیتال

• توانایی سازماندهی و به کارگیری مؤثر دانش جدید و اکتسابی

• کسب دانش لازم برای نزدیک شدن به پروژه دیجیتالی سازی

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

راه حل ها و سیستم بایگانی الکترونیکی

در شرایطی که حجم محتوای دیجیتالی در حال افزایش است، اجرای برنامه‌های حفظ و سیاست‌هایی که حاکمیت اطلاعات کامل را تضمین می‌کنند ضروری است. از طریق یک راه حل واحد، بایگانی دارایی های اطلاعاتی خود را بدون توجه به پشتیبانی اولیه آنها مدیریت کنید:

یک پلت فرم واحد برای مدیریت آرشیوهای الکترونیکی، کاغذی یا مختلط. یک ابزار حاکمیتی برای دارایی‌های اطلاعاتی شرکت متناسب با نیازهای حفظ طولانی‌مدت و امنیت اسناد الزام‌آور، و همچنین حفظ حجم زیادی از داده‌ها یا اسناد. پاسخی به نیازهای تعهدات نظارتی، از کار انداختن برنامه، یا پاکسازی برنامه تولید.

هر نوع محتوا را بدون توجه به ماهیت (فایل یا داده) یا پشتیبانی (فیزیکی یا الکترونیکی) مدیریت کنید. بدون در نظر گرفتن حجم، به سرعت اطلاعات مفید را پیدا کنید. این در واقع پیش بینی تغییرات در سیستم های اطلاعاتی به ویژه از نظر یکپارچگی و امنیت. حفظ دارایی های اطلاعاتی شرکت اطمینان از رعایت استانداردها و مقررات قانونی موجود است.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

امکانات:

• مدیریت ارائه دهندگان خدمات ذخیره سازی شخص ثالث

• چارچوب حاکمیتی سازگار با سازمان های پیچیده

• جستجو و دانلود یکپارچه آرشیوها

• امنیت یکپارچه

• ضبط فله یکپارچه

• جستجو در داده های بایگانی شده

گزینه ها:

• اتصالات اختیاری برای بایگانی خودکار: سیستم پیام رسانی تبادل، سیستم فایل

• مدیریت سوابق بین سازمانی

• آرشیو الکترونیکی انبوه کلیه داده ها و اسناد سیستم اطلاعاتی مورد نیاز

• بایگانی با ارزش اثباتی پرونده ها و اسناد حسابداری، پرونده ها و اسناد منابع انسانی

• مدیریت بایگانی فیزیکی شرکت

• در طول زمان، امکان دسترسی تضمینی به یک سند با ارزش اثباتی

• تضمین تغییر نکردن ارزش اثباتی سند تغییر

• اطمینان از خوانایی سند

• بدسترسی ه آرشیو اسناد با یا بدون ارزش اثباتی

• کنترل قالب و تبدیل به فرمت های مجاز

• گزارش تمام عملیات و اقدامات انجام شده بر روی اسناد

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

آرشیو الکترونیکی

اطلاعات، مهم نیست که در ابتدا چگونه تولید یا جمع‌آوری می‌شوند. امروزه  اسناد و اطلاعات به یک دارایی با ارزش برای سازمان‌ها تبدیل می‌شوند. در حالی که به طور همزمان الزامات بایگانی اطلاعات پیچیده‌تر می‌شوند.

یافتن یک رویکرد کارآمد برای بایگانی اطلاعات در تمام جنبه های مادی چرخه حیات – از ایجاد آن تا تخریب تعریف شده – یک چالش است. در عین حال، نیاز به ایجاد چنین رویکرد کارآمدی با مزایای کاهش هزینه و عملکرد سازمانی ضروری است.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.

با این حال، فرصت‌هایی وجود دارد که تیم متخصصان پرشین سیستم می‌توانند به شما در استفاده از آنها کمک کنند:

• بایگانی الکترونیکی به کاهش داده‌ها/اطلاعات تکراری در سراسر شرکت کمک می‌کند.

• بهره وری را می توان با ارائه فرآیندهای کارآمد و دسترسی فوری به اطلاعات از هر نقطه، حتی از دستگاه های تلفن همراه، بهبود بخشید.

• بایگانی الکترونیکی می تواند به کاهش خطراتی مانند تغییر الزامات نظارتی و افشای سوابق محرمانه کمک کند.

• می تواند لایه امنیتی اطلاعات را با اجرای آسان سیاست های امنیتی و ثبت گزارش افزایش دهد.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

علاوه بر این، شرکت‌هایی که از نرم افزار آرشیو الکترونیکی پرشین سیستم در ترکیب با موتور گردش کار داخلی استفاده می‌کنند، می‌توانند با چابکی بیشتری نسبت به محصولات، فرآیندها و الزامات جدید واکنش نشان دهند.

ما در خدمات مدیریت اسناد/خدمات آرشیو الکترونیکی از یک رویکرد جامع یکپارچه برای شناسایی اطلاعات و الزامات داخلی، قانونی و مقررات مربوطه استفاده می کنیم. سپس فناوری را انتخاب کرده و به کار می بریم. با پوشش چرخه عمر کامل اطلاعات، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد راه حل های سفارشی برای هر مشتری ارائه می دهد. این نرم افزار می تواند به شما در ساده سازی فرآیندها کمک کند. تجربه فنی و ارتباط نزدیک ما با تامین کنندگان مربوطه ما را قادر می سازد تا بایگانی الکترونیکی شرکت شما را با موفقیت یکپارچه کنیم و یا بهبود دهیم.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.