توصیه هایی برای مدیریت فرآیند و گردش کار

در رابطه فرآیند و گردش کار (BPM و WFM)، می توانیم کل چرخه بهبود مستمر را با تعیین فرآیند صحیح، تجزیه و تحلیل روند فعلی، مدل سازی آینده، اتوماسیون فرآیند (که مرحله مرحله است) فراخوانی کنیم.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب الکترونیک بخوانید.

گردش کار، نظارت بر روند و بهینه سازی روند فعلی است. گردش کار یک زیرنویس از BPM است که به صورت “سازگاری فرآیند” بیان می شود. حتی طبق ISO 9001: 2015، کیفیت اکنون به عنوان زیرمجموعه مدیریت فرآیند تجارت BPM پذیرفته شده است.

اگر به تفاوتهای مشخص در BPM نگاه کنیم که انتظار نمی رود در گردش کار رخ دهد، موارد زیر را می توان ذکر کرد:

• مدلسازی فرآیندها با روابط ماکرو – فرآیند – فرآیندهای فرعی، اتصال همه مدل های شرکت به یکدیگر. ایجاد یک معماری و شبکه فرآیند شرکت با روابط بین آنها. فراهم کردن بخش کیفیت ورود به بخش منابع انسانی.

• ورودی-خروجی فرآیند، منابع استفاده شده، عوامل حیاتی موفقیت، خطرات فرآیند، سهامداران (مشتری، تأمین کننده، سیستم ها …) روش های مرتبط یا دستورالعمل ها … برای تجزیه و تحلیل بیشتر، تعریف آموزش و صلاحیت های مورد نیاز برای فرآیند (فن آوری های اطلاعات، بخش منابع انسانی، بخش کیفیت، گروه ریسک، بخش بازرسی).

• اتصال فرآیندها به یک یا چند KPI از طریق مرتبط سازی مدل مدیریت استراتژی و عملکرد. فراهم کردن ورودی برای بخش های استراتژی پروژه و عملیاتی سازمان.

• تعریف خصوصیات فرآیند (کنترل آماری، فناوری های اطلاعاتی، ورود به بخش کیفیت)

در این حالت، BPM ستون فقرات سازمانی است که استراتژی ها و سیستم ها را با هم ترکیب می کند. یک تجارت پیشرفته در نهایت مجبور است زیرساخت BPM و Architecture Architecture را ایجاد کند تا بتواند به طور موثر ساختار بزرگ را مدیریت کند. اگر موسسه این کار را انجام ندهد، نمی تواند ساختار ناب و موثری؛ نه به صورت سیستماتیک و نه به لحاظ سازمانی ایجاد کند.

در مورد نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل بخوانید.

فرآیند و گردش کار در ایران

متأسفانه، این تفاوت در ایران به طور کامل درک نشده است. زیرا به طور کلی تولید کنندگان، شرکت ها را با توجه به نرم افزارهای مختلفِ مطابق با سیاست های فروش خود، هدایت می کنند. آنها گردش کار خود را تحت یک راه حل و مدیریت فرآیند را تحت نرم افزارهای مختلف راه حل ارائه می دهند. حتی تأمین کنندگانی که مدیریت فرآیند را در مدیریت کیفیت ارائه می دهند، فرصت های گسترده فروش را در بازار پیدا کرده اند. این می تواند به عنوان یک استراتژی هوشمند برای فروشنده و برای فروش سرمایه گذاری قلمداد شود.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب دورکاری بخوانید.

مدیریت فرآیند تجارت

فرآیند، کیفیت و گردش کار مفاهیم جداگانه ای هستند. (یعنی سه راه حل در خدمتِ بهبود محصولات و فرآیندهای سازمانی هستند). وقتی نوبت به مدیریت فرآیند تجارت می رسد، می توانیم مزایای برجسته را به شرح زیر ذکر کنیم:

در مورد مدیریت فرآیند کار اینجا بخوانید.

• هماهنگی استراتژی ها و فرآیندهای شرکت ها. پروسه شناسایی و پاکسازی فرآیندهایی که ارزش افزوده ایجاد نمی کنند. افزایش اثربخشی فرآیندهای موجود.

• هماهنگی فرآیندهای تجاری. سازمان و فناوری برای ایجاد یک چرخه بهبود مستمر.

• ایجاد آمادگی در موسسه برای صنعت ۴٫۰، به دست آوردن رفتار موسسه (اینترنت رفتار) با نگاهی به فرآیندها. مدل سازی برآورد جهت افزایش سرعت واکنش.

در این رویکرد؛ مهمترین گام، انتخابِ فرآیندهایی است که به جای بهبود هر فرآیند، ارزش مطابق با استراتژی ایجاد کنند. به عبارت دیگر، رویکرد “انجام کار درست به جای انجام درست کار” باید اتخاذ شده و از ماتریس های اولویت بندی استفاده شود. این وضعیت را می توان به شرح زیر ارائه کرد:

“پس از انتخاب فرآیند، اکتشاف باید با ابزارهای مختلف تجزیه و تحلیل فرآیند و دیدگاه های مختلف بررسی ERP ، CRM یا سیستم های عملیاتی موجود انجام شود”.

در نتیجه کشف، روند جاری جریان باید به صورت دستی یا با یک ابزار اتوماسیون، یا مدل فرآیند در قالب BPMN ایجاد شود. در صورت وجود اطلاعات کافی این مدل باید شبیه سازی شود. تنگناها و مشکلاتی که در این روند وجود دارد باید کشف شده و مطالعات بهبودی آغاز شود.

مدل سازی To-Be باید در نتیجه مطالعات بهبود ایجاد شود. اگر فرآیند بر روی ERP یا یک سیستم عامل دیگر اجرا شود، باید تغییرات لازم در آن سیستم عامل ایجاد شود. اگر دستی باشد، طبق این مدل، اتوماسیون آن باید بیش از گردش کار باشد. باید اطمینان حاصل شود که فرآیند با مرتبط کردن KPI ها تحت کنترل قرار می گیرد. اگر فرآیند در سطح بحرانی باشد، سیستم باید بتواند هشدارها را با ابزارهای کنترل آماری (SPC –  کنترل فرآیند آماری) به شما ارائه دهد.

در مورد نرم افزار کنترل ورود و خروج بخوانید.

انتقال فرآیند به محیط الکترونیکی

دلایل زیادی وجود دارد، اما به طور خلاصه، نرم افزار توسط بخش IT برای “انتقال فرآیندها روی کاغذ به محیط الکترونیکی و تسریع جریان دستی موجود” درخواست می شود. هنگام انتخاب محصول، باید به این ویژگی ها توجه شود:

• طراحی جریان

• فرم با کد کمتر

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک اینجا بخوانید.

آیا این روش واقعاً به سازمان کمک می کند؟

این نکته قابل ارزیابی است. به عبارت دیگر، قبل از اینکه برنامه گردش کار به مرحله کدگذاری برسد، به مراحل آماده سازی می رود. (یعنی تعریف فرآیند، استخراج وضعیت فعلی، تعیین مشکلات فعلی). بعد از کدگذاریِ سازگاری و مدیریت تغییراتی نیز وجود دارد. فرآیندها ی توسعه راه حل؛ فقط به عنوان یک تلاش، از جهت رمزگذاری بیان شده اند .

از دیدگاه فرآیندهای تجاری؛ گردش کار (ایجاد فرم بدون کد)، به معنای چیزی بیشتر از مفهوم فروش است تا یک سود نهادی. با این حال اگر بخواهیم پیشرفت هایی در فرآیندهای کسب و کار حاصل شود، باید استراتژی، فرآیند، کیفیت و اتوماسیون را در هم ادغام و کنترل کنیم.

در این حالت، بدانید که با کدام فرآیند روبرو خواهید شد. چگونه می توانید قبل از تبدیل آن به اتوماسیون، آن را بهبود ببخشید. چگونه می توانید با شبیه سازی قبل از کار، نقاط ضعف را شناسایی کنید.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.

تعیین منابع مناسب و استفاده از آنها به وسیله ی مسیر فرآیندها؛ از طریق بررسی آنها با اندازه گیری و بهینه سازی آنها است. دریافت وظایف در گردش کار از طریق ایمیل صورت می گیرد. همچنین تأیید این کارها از طریق تلفن همراه یک راه حل مقدور است. هدف این نیست که چند گردش کار را به صورت الکترونیکی ادغام و انجام دهید. بلکه باید آنها را به عنوان استراتژی، فرآیند، فناوری و بهبود / ترازبندی سازمانی در تحول شرکت کنترل کنید. پس از منابع / سرمایه گذاری های خود به درستی استفاده کنید.

این امر به ویژه برای درک مفاهیم مدیریت فرآیند تجارت و مدیریت جریان کار در ایران بسیار مهم است. با این حال، موضوع باید به طور دقیق بررسی شده و توسط مطالعات آماری پشتیبانی شود.