مدیریت فرآیند کسب وکار؛ مجموعه ای از نیروی کار، تجهیزات، مواد، روش ها و عناصر محیطی است که برای دستیابی به یک خروجی خاص (محصول یا خدمات) با یکدیگر تعامل دارند. فرآیندها، ترکیبی از سه نوع فعالیت اساسی است:
در مورد نرم افزار حضور وغیاب بخوانید.
-
فعالیت هایی که ارزش آفرینی می کنند، یعنی فعالیتهایی که برای مشتریان مهم هستند.
-
فعالیت هایی که اساساً جریان کار را از مرزهای عملکردی، دپارتمانی یا سازمانی تأمین می کنند.
-
فعالیت های کنترلی فرآیند سازمانی، به معنای کار با آغاز و پایان مشخص است. به عبارت دیگر، مجموعه مشاغل فرعی و مشروح مورد نیاز برای انجام کار است.
در مورد مفاهیم کلی مدیریت فرآیند کار و مدیریت جریان کار اینجا بخوانید.
فرآیند تجاری کسب و کار
یک فرآیند تجاری، مجموع فعالیت هایی است که در آن یک یا چند ورودی گرفته می شود و از آنها خروجی ایجاد می شود که برای مشتری ارزش ایجاد می کند. طبق این تعریف، به عنوان مثال،”تحقق سفارش” یک فرآیند است. در این فرآیند، سفارش به عنوان ورودی در نظر گرفته می شود و فرآیند با تحویل کالاهای سفارش داده شده به مشتریان به پایان می رسد. تحویل مقدار ایجاد شده توسط فرآیند است. فرآیندها از تجزیه و تحلیل تغییرات پی در پی در حالت بوجود می آیند. یعنی یک فرآیند دنباله ای از فعالیت هاست که ورودی ها از طریق تغییر حالت یک یا چند نهاد مرتبط به خروجی تبدیل می شوند.
در مورد نرم افزار ارسال مراسلات و بسته های پستی بخوانید.
مدیریت فرآیند
مدیریت فرآیند کسب و کار؛ یک سری فعالیت ها برای اطمینان از نظارت و بهبود مستمر و منظم فرآیندها است. یک چرخه است که شامل طراحی، نگهداری فرآیندها، ارزیابی مداوم، تجزیه و تحلیل و بهبودها برای تأمین بهتر نیازهای مشتری است.
مدیریت فرآیند تجارت
مدیریت فرآیند تجارت_BPM_ سیستمی جامع برای مدیریت و تغییر عملیات سازمانی بر اساس ایده های جدید مبتنی بر اولین مباحث مربوط به عملکرد سازمانی پس از انقلاب صنعتی است. در دهه گذشته، حرکت به سمت بهبود عملکرد مدیریت مدرن، فرآیند تجارت را فراهم کرده است. یک سیستم یکپارچه برای مدیریت عملکرد کسب و کار از طریق مدیریت فرآیندهای تجاری پایان به پایان.
این فرآیند با ایجاد یک روند رسمی از پایین شروع می شود. بسیاری از سازمانها متوجه می شوند که برخی از جنبه های عملیاتی آنها با تغییرات رادیکالی همراه می شود. زیرا فاقد هرگونه پردازش نهایی با پایان مشخص هستند. این امر خصوصاً در مورد فرآیندهای خلاق و کم حجم مانند توسعه محصول یا مدیریت ارتباط با مشتری صادق است.
در مورد نرم افزار حضور وغیاب دورکاری بخوانید.
مدیریت فرآیند و فرآیند
همه کارها، دارای فرآیند است. گاهی فرض بر این است که مفاهیم مدیریت فرآیند و فرآیند فقط در کارهای معامله ای کاملاً ساختاریافته کاربرد دارد. مانند: تحقق سفارش، خرید، خدمات به مشتری … مزایای فرآیند همچنین برای فرآیندهای توسعه بر اساس وظایف بسیار خلاقانه مانند توسعه محصول و ایجاد تقاضا بسیار مناسب است. فرآیند نباید به عنوان مترادف روتین یا اتوماسیون سو تعبیر شود. نباید انجام کار خلاق را با انجام همان کارها به روش ساده اشتباه گرفت.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب آنلاین بخوانید.
این فرآیند به معنای موقعیت یابی فعالیت های کاری فردی- روتین یا خلاقانه -در متن گسترده تری از فعالیت های دیگر است که برای ایجاد نتیجه ترکیب می شوند. فرآیندهای عملیاتی و توسعه ای به عنوان فرآیندهای اصلی شناخته می شوند- فرآیندهایی که برای مشتریان خارجی ارزش ایجاد می کنند. بنابراین برای تجارت ضروری هستند.
سازمانها همچنین از فرآیندهایی که برای مشتریان داخلی ارزش آفرینی می کنند پشتیبانی می کنند. اینها شامل مدیریت پرسنل، توسعه سیستم های اطلاعاتی و گزارشگری مالی است. چنین فرآیندهایی مشتری دارند و برای آنها ارزش ایجاد می کنند. (طبق تعریف باید هر فرآیندی وجود داشته باشد). اما اینها مشتریان سیستم های داخلی هستند.
در مورد نرم افزار ارسال الکتریکی مرسولات بخوانید.
فرآیندی که خود را مدیریت می کند
دسته بعدی فرآیندهایی هستند که مدیریت می شوند و به عنوان فرآیندهای مدیریتی شرکت شناخته شده هستند. (مانند برنامه ریزی استراتژیک، مدیریت ریسک و مدیریت عملکرد). (مدیریت فرآیند، فرآیندی است که خود را مدیریت می کند) همه فرآیندها باید از این طریق مدیریت شوند.
پس از ایجاد فرآیند کسب و کار، روند باید ادامه یابد. الزامات عملکرد آن از نظر نیاز مشتری و معیارهای مهم شرکت باید با اهداف این معیارها مقایسه شود. چنین اهدافی بر اساس انتظارات مشتری، معیارهای رقابت، نیازهای شرکت و سایر منابع است. اگر عملکرد به اهداف نرسد، دلیل این امر را باید کمبود دانست و دلیل این کمبود باید مشخص شود. کمبودهای رایج عملکرد معمولاً به نقص طراحی اشاره دارد. اگر خطایی در حال اجرا باشد، باید دلایل اصلی (مانند عدم آموزش، منابع ناکافی، تجهیزات معیوب یا هر یک از امکانات دیگر) شناسایی شود. انجام این کار یک اقدام چالش برانگیز است. به عنوان یک قاعده، فقط در صورت یافتن علت اصلی فرآیند با موفقیت مواجه خواهد شد.
در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.
بازنگری کامل در ساختار فرآیند
برعکس این مسئله در مورد مشکلات طراحی صادق است. یافتن آن و نمایش آن با عملکرد مداوم ضعیف آسان است. اما رفع آن دشوار است و نیاز به بازنگری کامل در ساختار فرآیند دارد. پس از انتخاب و اعمال مداخله مناسب، نتایج ارزیابی شده و کل چرخه مجدداً شروع می شود.
تجربیات بسیاری از شرکتها در سراسر جهان نشان می دهد که هر کس می تواند تعاملات را به طور مساوی اعمال کرده و با فرآیندها و مدیریت فرآیند موفق می شود. با این حال، برخی از آنها بسیار مثمر ثمر هستند در حالی که برخی دیگر نه. علت اصلی این تناقض در این است که آیا مشاغل دارای چهار قابلیت اساسی هستند که پیش شرط جمع آوری منابع، شناسایی و مهارت های لازم برای موفقیت در فرآیندها است؟ این چهار قابلیت؛ رهبری، فرهنگ تجارت، ساختار شرکت و تخصص شرکت و کارکنان آن است. سازمان های فاقد این چهار مهارت قادر به دستیابی به روند کار نخواهند بود. مشاغل باید تلاش های فوری برای انجام کارهای مدیریتی و تحقق آنها انجام دهند. توسعه رهبری دشوارترین آنهاست. تغییر شکل فرهنگ سازمان غیرممکن نیست، اما به زمان و انرژی نیاز دارد. دو مورد دیگر اغلب نادیده گرفته می شوند.
در مورد نرم افزار مدیریت حضور و و غیاب کارکنان بخوانید.
تأثیرات مدیریت فرآیند
با وجود تصویب گسترده و نتایج چشمگیر، BPM هنوز کاملاً گسترده نشده است. حتی شرکتهایی که BPM را اجرا می کنند هنوز ناقص هستند. بسیاری از صنایع هنوز شروع به کار با این سیستم نکرده اند. جای تعجب نیست که تأثیرات مدیریت فرآیند کسب و کار بر روی افراد، سازمانها و اقتصادها هنوز هم در مدیریت یک کسب و کار پیرامون فرآیندهای آن با مشکلاتی مواجه است. نمونه هایی از این نوع موارد که چالش های آینده را مشخص می کند عبارتند از: ساختار مدیریت و مسئولیت، پشتیبانی فناوری اطلاعات، فرآیندهای بین شرکت، استانداردها، استراتژی های فرآیند و ساختار صنعت.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد بخوانید.
فراتر از این سوالات کلان، حتی جنبه های اساسی فرآیند کسب و کار مشکلات اساسی دارند. (طراحی فرآیندها، بهبود معیار، بهبود آموزش هنرمندان و همه افراد دیگر). کارهای زیادی باید انجام شود. با این حال، حتی بدون راه حل برای این چالش ها، روشن است که آینده مدیریت فرآیند به امروز منتقل می شود. ما واقعاً در عصر فرآیند هستیم.
