تفاوت بین سیستم های مدیریت اسناد و سوابق

اکثر سیستم های مدیریت اسناد را می توان سیستم های مدیریت سوابق در نظر گرفت، اما نه همه آنها. بنابراین، یک DMS قوی می تواند سازمان شما را برای موفقیت راه اندازی کند. حال چرا دانستن تفاوت بین مفاهیم اصلی مدیریت اسناد و سوابق می تواند به شما در انتخاب نرم افزار برای سازمانتان کمک کند تا انتخاب درستی داشته باشید.؟

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.

سیستم مدیریت اسناد چیست؟

یک سیستم مدیریت اسناد شامل ضبط، ذخیره سازی، اصلاح و به اشتراک گذاری فایل های فیزیکی در یک سازمان است. به طور کلی، تمرین مدیریت اسناد فرصت هایی را برای موارد زیر ارائه می دهد:

• اسناد گم شده و نادرست را کاهش دهید.

• جستجو و بازیابی سریعتر اسناد را فراهم کنید.

• به سازماندهی بهتر اسناد موجود کمک کنید.

• بهبود فرآیندهای کسب و کار و کارایی سازمانی را فراهم کنید.

• مقدار فضای فیزیکی مورد استفاده برای نگهداری اسناد، مانند کابینت فایل، جعبه و قفسه را کاهش دهید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.

سیستم مدیریت سوابق چیست؟

سیستم های مدیریت سوابق سیاست ها و استانداردهایی را برای نگهداری انواع مختلف سوابق ایجاد می کنند. اسناد درون یک سازمان به سوابق تبدیل می شوند. مدیریت سوابق را می توان به عنوان زیرمجموعه ای از مدیریت اسناد در نظر گرفت که همچنین می تواند تلاش ها را برای موارد زیر تقویت کند:

• محتوای غیرقابل ضبط را از رکوردها متمایز کنید.

• دوره های نگهداری لازم را برای سوابق اعمال کنید.

• صاحبان سوابق را شناسایی کنید.

• تعیین کنید که یک زنجیره نگهداری و یک مسیر حسابرسی مناسب هر دو برای هر رکورد وجود دارد.

• کمک به مسائل مربوط به کشف الکترونیکی و اعمال نگهداشت های قانونی برای سوابق در صورت نیاز.

• مدیریت صحیح و به موقع سوابق را فراهم کنید.

• خط مشی ها و رویه های سوابق را برای سوابق الکترونیکی یا کاغذی توسعه و مدیریت کنید.

• رکوردها را در طول چرخه زندگی خود حفظ کنید.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

تفاوت بین سیستم های مدیریت اسناد و سوابق

اگرچه ممکن است از سیستم یکسانی برای مدیریت اسناد و مدیریت سوابق استفاده کنید، اما این نوع محتواها متفاوت مدیریت می شوند. این تفاوت‌ها در شیوه‌های مدیریتی عبارتند از: هدف یا هدف هر عمل، اطلاعات یا محتوای مربوط به هر عمل، روش‌شناسی یا روشی که هر عمل انجام می‌شود.

1. هدف

هدف مدیریت اسناد کارایی است. تأیید سریعتر اسناد، کاهش ورود دستی داده ها و خودکار کردن وظایف تکرارشونده برخی از کارکردهای متعدد مدیریت اسناد هستند که در راستای این هدف کار می کنند.

• هدف مدیریت سوابق تطبیق است. یک سیستم مدیریت سوابق به خوبی حفظ شده به سازمان ها کمک می کند از جریمه ها در هنگام حسابرسی توسط تنظیم کننده ها، حسابرسان و سایر نهادهای حاکم جلوگیری کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

• مدیریت اسناد و مدیریت سوابق هدف مشترکی از تداوم کسب و کار دارند. کاستی‌ها در هر دو می‌تواند به چالش‌های کل سازمان کمک کند. با این حال، زمانی که مدیریت اسناد و سوابق هر دو در جهت اهداف خود (کارایی و انطباق) کار می کنند، انعطاف پذیری سازمان در دسترس شما بهتر است.

در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

2. اطلاعات

• اطلاعات مدیریت اسناد از محتوای گذرا تشکیل شده است. صورت‌حساب‌ها امضا می‌شوند و سپس برای تأییدکننده بعدی ارسال می‌شوند، پیش‌نویس‌های قدیمی‌تر برای پیش‌نویس‌های اصلاح‌شده کنار گذاشته می‌شوند، فرم‌ها از ارسال‌کننده به بازبینی‌کننده و غیره منتقل می‌شوند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

• اطلاعات مدیریت سوابق از محتوای تاریخی تشکیل شده است. وضعیت یک سند بر اساس مراحل مختلف چرخه عمر سوابق تعیین می شود که در زیر نشان داده شده است:

مراحل مختلف چرخه عمر رکوردها

3. روش شناسی

• روش شناسی مدیریت اسناد مبتنی بر محتوا است. همانطور که در بالا ذکر شد، محتوا کاتالیزور تمام فعالیت های مرتبط با سند است. بنابراین، مخازن اسناد معمولاً با در نظر گرفتن نیازهای کاربران عمومی سازماندهی می شوند: یافتن اسناد بر اساس کلمه کلیدی یا عنوان، نگه داشتن تمام اسناد در کنار هم توسط کارمند یا پروژه و غیره.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

• در مقابل، روش مدیریت سوابق مبتنی بر زمینه است. مدیران سوابق بیشتر به انواع اسناد (سوابق بیمه، درخواست استخدام و غیره) اهمیت می دهند تا کلمات نوشته شده روی اسناد واقعی. در نتیجه، برنامه‌های نگهداری کاتالیزور فعالیت‌های مرتبط با سوابق هستند، زیرا انواع مختلف سوابق باید برای مدت زمان‌های مختلف و تحت شرایط مختلف نگهداری شوند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.