تاریخچه مدیریت اسناد

می‌توان ادعا کرد که نقاشی‌های غار نمونه اولیه مدیریت اسناد بودند، اما ما تاریخچه مدیریت اسناد خود را با «تغییر بازی» آن زمان، یعنی کابینه بایگانی قرن نوزدهم آغاز می‌کنیم.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

تاریخچه مدیریت اسناد

کابینه در اشکال مختلف آن برای بیش از یک قرن تکیه گاه اصلی تاریخچه مدیریت اسناد کاغذی بود تا اینکه با واکنش اخیر مدرنیست ها، فناوران و فعالان سبز مواجه شد.

۱- کابینه بایگانی

فصل اول ما با ادوین سیبلز آغاز می‌شود که در دهه ۱۸۸۰ کابینت بایگانی را اختراع کرد تا مشکلات را در جهان با ADMD (اختلال حاد مدیریت اسناد) حل کند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

۲- سرور

با ظهور محاسبات، مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) شروع به رسیدگی به فضاهای اداری پر از کابینت پرونده کرد.

مزایا و محرک های کسب و کار:

بازیابی فضای غیرمولد. کاهش هزینه های ذخیره سازی بهبود بروز تلفات

مسائل:

محاسبه هزینه ها. اسناد بدون ساختار

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

۳- کامپیوتر

هنگامی که رایانه های شخصی شروع به توزیع و اتصال در یک LAN (شبکه محلی) کردند، شرکت ها قادر به ایجاد و ذخیره اسناد در رایانه های خود بودند. با این حال، قابلیت جدید همچنین به معنای تکثیر و پراکنده شدن اسناد بدون ساختار در همه جا بود. همچنین یک قرارداد نامگذاری کاراکترهای هشت نقطه و سه و عدم کنترل اسناد وجود داشت که روزهای اولیه EDM را با مشکل مواجه کرد و باعث مشکلات مهمی شد. بعلاوه، ما نشانه‌های اولیه برخی از مسائل را دیدیم که امروزه در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد: عدم کنترل نسخه، عدم پیگیری حسابرسی و عدم امنیت تضمین شده.

مزایا و محرک های تجاری:

قابلیت های داخلی؛ سهولت الکترونیکی

مسائل:

مدیریت، ردیابی و کنترل مشکل است. خطرات امنیتی

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۴- سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

تاریخچه مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در دهه ۱۹۸۰ تکامل یافت. در ابتدا EDMS یک ابزار پیچیده بود که توسط اپراتورهای خبره مدیریت می شد. در اوایل دهه ۱۹۹۰، سیستم‌های کاربرپسند شاهد ظهور کارکنان دانشی بودند که از سیستم‌های مدیریت اسناد در نقش‌های خود استفاده می‌کردند، که سپس به کارکنان غیرمتخصص گسترش یافت. ما همچنین شروع به همکاری بیشتر با مشتریان با استفاده از EDMS و فرآیندهای خودکار مانند حفظ و از بین بردن به موقع سوابق برای مطابقت با مقررات کردیم.

مزایا و محرک های کسب و کار:

اثربخشی مبتنی بر نقش. همکاری با همکاران و مشتریان؛ جمع آوری داده ها در قالب های مختلف؛ پاکسازی / تخریب خودکار اسناد

مسائل:

همراستایی EDMS با فرآیندهای تجاری. جستجوی اسناد

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

۵- موتور جستجو

با پراکنده شدن هزاران سند به صورت دیجیتالی، موضوع مکان یابی اسناد اهمیت فزاینده ای پیدا کرد، که جرقه نوآوری در تغییر بازی را برانگیخت. ارائه دهندگان سیستم های مدیریت اسناد شروع به ادغام جستجوی متن کامل کردند. شرکت ها اکنون می توانند هر سندی را در DMS خود در چند ثانیه پیدا کنند.

مزایا و محرک های تجاری:

کارایی سیستم. بهره وری کارکنان؛ سرعت عملیات

در مورد نرم افزار ارسال مراسلات بدانید.

۶- اسکنر

اسکنرها از اواسط دهه ۱۹۸۰ بخشی از چشم انداز EDM بوده اند و به تدریج سریع تر، استفاده ساده تر و یکپارچه تر شده اند. امروزه فناوری اسکنر به این معنی است که هر کسی می‌تواند یک سند ۵۰ صفحه‌ای را بگیرد، یک بارکد به آن ضمیمه کند و به‌طور خودکار مستقیماً در DMS خود اسکن کند و آماده ویرایش، اشتراک‌گذاری و همکاری است.

مزایا و محرک های کسب و کار:

کاهش اتکا به کاغذ. فناوری سریع و مقرون به صرفه؛ توانمندسازی دفتر و کارکنان

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۷- ابر

اینترنت به این معنی است که شرکت ها بسته به شرایط خاص، بودجه و ترجیحات خود، انتخابی در مورد نحوه مدیریت اسناد دارند. شرکت ها برای میزبانی داده های خود کاملاً به سرورهای محلی یا برای نگهداری آنها به کارکنان فناوری اطلاعات وابسته نیستند. آنها می توانند سرورها، کارکنان فناوری اطلاعات و نرم افزار خود را به ابر برون سپاری کنند. نرم افزار به عنوان سرویس (Saas) به این معنی است که زیرساخت سیستم مدیریت اسناد از پیش در فضای ابری ساخته شده است و نرم افزار همیشه به روز از طریق مرورگر وب بر حسب تقاضا در دسترس است.

مزایا و محرک های کسب و کار:

گزینه های زیرساخت و هزینه. اشکال بیشتر کار از راه دور؛ گزینه های EDM سطح ورودی

مسائل:

انتخاب درست استقرار EDM

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

۸- دستگاه های هوشمند

تلفن های هوشمند «اطلاعات در دستان شما» را به واقعیت تبدیل می کنند. کاربران می توانند به کل پایگاه داده دسترسی داشته باشند. همچنین اسناد را جستجو کرده و آنها را مستقیماً از دستگاه تلفن همراه یا رایانه لوحی خود به اشتراک بگذارند.

مزایا و محرک های تجاری:

قابل حمل بودن. راحتی؛ سرعت

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

تاریخچه مدیریت اسناد الکترونیکی امروز

از یک طرف، در بسیاری از شرکت ها، کارکنان هنوز ۲۵ درصد از زمان خود را برای جستجوی نسخه مناسب یک سند تلف می کنند. از سوی دیگر، شرکت‌های مترقی با ادغام EDM با فرآیندهای تجاری خود و به کارگیری عملکردهایی مانند طراحی گردش کار پویا، گردش کار خودکار و داشبوردهای هوش تجاری، از مدیریت اسناد الکترونیکی به طور کامل بهره‌برداری می‌کنند. مدیریت اسناد الکترونیکی همچنین در خط مقدم مدیریت انطباق و اجرای سیاست حفظ با مدیریت آسان است.

موضوعات داغ تاریخچه مدیریت اسناد الکترونیکی

بررسی فرآیند کسب و کار؛ طراحی گردش کار پویا؛ گردش کار خودکار؛ هشدارهای ایست بازرسی؛ بهره وری بین بخشی؛ یکپارچه سازی EDMS چند سایتی؛ اثربخشی کار از راه دور؛ مدیریت انطباق؛ امنیت قوی؛ مدیریت خط مشی حفظ اسناد؛ مسیرهای حسابرسی ۱۰۰%؛ داشبوردهای هوش تجاری؛ رابط کاربری قابل تنظیم؛ استقرار و گزینه های دسترسی؛ فرآیندها و همکاری شریک، مشتری و تامین کننده؛ سرعت، کارایی و بهره وری؛ یادگیری ماشین و هوش مصنوعی.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

همه‌گیری کووید-۱۹ باعث شد بسیاری از سازمان‌ها برنامه‌های خود را برای پیاده‌سازی یا تقویت فرآیندهای کسب‌وکار دیجیتال با هسته اصلی EDMS تسریع کنند.