با توجه به اینکه ۵۶ درصد از مشاغل کوچک امسال قصد دارند هزینه بیشتری را برای جبران خسارت کارکنان هزینه کنند، مهم است که عملیات و هزینه های نیروی کار خود را کنترل کنید. در این محتوا بهترین و کارآمدترین راه برای پیگیری حضور کارکنان را معرفی می کنیم.
بدون نرم افزار حضور و غیاب، شما نمی توانید نظارت لازم را برای اطمینان از اینکه در محدوده بودجه هستید و سوابق دقیق را حفظ و رعایت می کنید، داشته باشید.
پیگیری زمان و حضور یک عملکرد اساسی و مهم در محل کار است. اما تعیین اینکه از کجا شروع کنید یا بهترین گزینه خود را تعیین کنید می تواند بسیار طاقت فرسا باشد. ما یک مرور کلی از برخی گزینه ها و همچنین بهترین راه برای پیگیری حضور کارکنان را گردآوری کرده ایم.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
روش های غیرقابل اعتماد برای پیگیری حضور کارکنان
استفاده از کارت پانچ
کارت های پانچ یک روش قدیمی برای ردیابی زمان و حضور و غیاب است. جایی که کارمندان یک کارت را به برد می چسبانند و ساعت های ورود و خروج روی کارت آنها مشخص می شود. با استفاده از کارت های پانچ توسط کارمندانتان، می توانید با حاضری زدن به جای دیگران مواجه شوید.
این شیوه ای است که برای یک همکار در نظر گرفته می شود و مشخص شده است که این کار سالانه حدود ۳۷۳ میلیون دلار برای کارفرمایان هزینه دارد.
یکی دیگر از مشکلات سیستم کارت پانچ، ناتوانی شما در نظارت یا مشاهده به روزرسانی های آنلاین است. شما نمی توانید تیم های خود یا مکان های مختلف را از راه دور بررسی کنید. در این روش، مدیران در مورد حضور کارکنان، که قرار است به اضافه کار برسند و اینکه دستمزد کارکنان چگونه بر نتیجه نهایی تأثیر می گذارد، در ناآگاهی به سر می برند.
در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.
استفاده از کارت های کلیدی
مزیت استفاده از کارت های کلیدی یا نشان، سرعت بخشیدن به فرآیند ورود و خروج است. کارت ها به سرعت جابجا می شوند. بنابراین روند جابجایی و حضور به شکل کارآمدتری اتفاق می افتد.
اما نشان ها به راحتی فراموش می شوند یا در جای خود قرار نمی گیرند و در نتیجه نیاز به ثبت دستی یا استفاده از نشان موقت وجود دارد. دستیابی و مدیریت نشان های موقت کارایی داشتن یک سیستم کارت کلید را از بین می برد.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
پیگیری حضور کارکنان در Excel
یک راه حل رایگان برای پیگیری زمان کارکنان با یک برگه زمان است. اگر آن را دیجیتالی نگه دارید، می توانید از الگویی در Excel استفاده کنید که به راحتی همه چیز را برای شما محاسبه می کند. اگر از مسیر چاپی استفاده می کنید، می توانید برگه های زمانی فیزیکی را برای استفاده کارکنان چاپ کنید.
اما چگونه می توانید زمان کارکنان خود را زیر نظر داشته یا مروری بر برنامه ها داشته باشید؟ چگونه مطمئن می شوید که کسی از وقت اضافه سو استفاده نمی کند؟
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
ریسک اصلی در پیگیری دستی حضور کارکنان عدم کنترل و نظارت بر مشاغل روزانه شما است. سیستم های دستی ردیابی زمان به مدیران اجازه نمی دهد تا به طور دقیق بر اضافه کار نظارت داشته باشند یا روند حقوق و دستمزد خود را ساده کنند. پردازش حقوق و دستمزد فوق العاده وقت گیر و ناکارآمد می شود. مدیران باید به صورت دستی داده های حضور و غیاب را جمع آوری کرده و جا را برای خطاهای پرهزینه باز بگذارند.
دقت اهمیت دارد. زیرا ممکن است شرکت ها هزینه اعمال حقوق و دستمزد ضعیف را پرداخت کنند، و ثبت نادرست پرونده ها می تواند به معنای جریمه سنگین یا مجازات IRS باشد.
کارآمدترین روش برای پیگیری حضور کارکنان
مدیریت زمان و حضور و غیاب چیزی فراتر از ثبت ساعت است. این مربوط به صرفه جویی در وقت مدیران، ثبت سوابق دقیق و نظارت بر ساعت کار کارکنان است.
نرم افزار حضور و غیاب یک برنامه واحد برای نیازهای حضور و برنامه ریزی شما است.
در یک نرم افزار حضور و غیاب:
-
کارکنان می توانند با یک برنامه ساعت، از جمله GPS و تأیید عکس، رمز، داخل و خارج شوند
-
می توانید برنامه ها و حضور همه افراد در زمان واقعی را در یک مکان آنلاین مشاهده کنید
-
شما می توانید به سرعت برگه های زمانی، تعویض شیفت و درخواست های تعطیلات را تأیید کنید
استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد تا فرآیندهای خود را ساده کرده و زمان را با بهترین دقت ممکن ثبت کنید. بنابراین کسب و کار خود را مطابق قوانین محلی و ایالتی و در حالی که حداکثر سود را دارید ادامه دهید.
در مورد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب بخوانید.
