چگونه بایگانی اسناد را در مشاغل کوچک خود پیاده کنیم؟ بایگانی اسناد و مدیریت سوابق مهم هستند و به همین ترتیب انجام این کار سریع نیست. شما باید وقت و منابع خود را اختصاص دهید و متعهد شوید که این کار را درست انجام دهید تا حداکثر سود را ببرید.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.
مراحلی وجود دارد که می توانید آنها را دنبال کنید تا روند کار را با کمترین زمان انجام دهید.
در مورد نرم افزار حضور و غیاب دورکاری بخوانید.
سیستم فعلی خود را ارزیابی کنید.
ابتدا به سیستم مدیریت اسناد فعلی خود نگاه کنید. آیا سیستم رسمی وجود دارد یا اسناد به طور موقت اداره می شوند؟ به نحوه تولید، دریافت، پردازش، ذخیره و حذف هر سند نگاه کنید. توجه داشته باشید چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی نه.
در مرحله بعدی، شما باید اسناد موجود خود را تهیه کنید تا میزان فضای مورد نیاز (فیزیکی و دیجیتالی) را تعیین کنید. همچنین شما باید موجودی خود را بر اساس کارها، مانند مالی، پرسنل، بودجه و … دسته بندی کنید.
در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.
اهداف خود را مشخص کنید.
قدم بعدی شما این است که تصمیم بگیرید سیستم موجود برای شما چه کاری انجام دهد. آیا به دنبال کاهش هزینه ها هستید؟ یا افزایش بهره وری؟ یا علاقمند هستید سیستمی را اجرا کنید که استفاده از آن راحت تر باشد؟ شاید بخواهید اقدامات انطباق را خودکار کنید؟
اهداف خود را به ترتیب اولویت ذکر کنید. همچنین باید تعیین کنید چه کسی در تیم شما مسئول نظارت و اجرای این سیستم جدید خواهد بود و آنها را در برنامه ریزی خود بگنجانید.
در مورد نرم افزار اندروید حضور و غیاب بخوانید.
یک برنامه حفظ و نگهداری را تعیین کنید.
یک برنامه نگهداری بر این اساس است که چه مدت باید یک سند را نگه دارید. لازم است که برخی از اسناد برای مدت زمانی در انبار نگهداری شوند و برخی دیگر همیشه باید در دسترس باشند، بنابراین مهم است که این موارد را به یک قسمت اصلی از سیستم بایگانی خود تبدیل کنید. به عنوان مثال، شما باید سوابق دائمی گزارش های مالی یا اسناد مالی را ثبت کنید، در حالی که تمام اسناد مالیاتی باید حداقل به مدت هفت سال نگهداری شوند.
اگر نگران مسئولیت در قبال دفع برخی اسناد هستید، می توانید یک فروشنده انجمن ملی تخریب اطلاعات را برای حمل و نقل امن و تخریب اسناد حساس استخدام کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.
تمام اسناد کاغذی را دیجیتالی کنید.
این ممکن است وقت گیر و خسته کننده باشد. اما تبدیل اسناد کاغذی به پرونده های دیجیتال در طولانی مدت نتیجه می دهد. این می تواند ضمن کاهش سهولت دسترسی به اسناد مهم، به شما در کاهش هزینه ها و صرفه جویی در فضای ذخیره سازی فیزیکی کمک کند. می توانید نسخه های اصلی برخی از اسناد را حفظ کنید. اما برای ایمن سازی آنها را دیجیتالی نیز کنید.
برای اسکن و دیجیتالی کردن اسناد کاغذی، می توانید از اسکنر همراه چاپگر و یا از یک برنامه تلفن همراه استفاده کنید. ساده ترین راه برای اطمینان از دسترسی همه جانبه به اسناد بایگانی شده اسکن آنها به عنوان فایل های PDF است.
در مورد نرم افزار ارسال بسته های پستی بخوانید.
ارائه دهنده ذخیره سازی را انتخاب کنید.
اگر کسب و کار بسیار کوچکی دارید، می توانید پرونده ها را در رایانه های شرکت خود ذخیره کنید. اما اغلب به نفع شما است که شخصی را پیدا کنید که آنها را برای شما ذخیره کند. استفاده از سرویس مدیریت اسناد که بایگانی اسناد را ارائه می دهد، ویژگی های بسیاری از جمله امنیت را فراهم می کند. همچنین در صورت نیاز به راه اندازی و عیب یابی کمک می کند.
در مورد نرم افزار آنلاین حضور و غیاب بخوانید.
ارزیابی فرایندها و ذخیره سازی.
بایگانی اسناد یک فرایند فعال و مداوم است که برای اطمینان از عملکرد آنگونه که باید، به توجه مداوم نیاز دارد. بخشی از خط مشی شرکت خود را در نظر بگیرید که همه روشهای مدیریت اسناد و بایگانی سالانه مورد بازبینی قرار می گیرد و هرگونه تنظیمات لازم را انجام دهید.
مطمئن باشید که کارمندان شما با قرار دادن این فرآیند در بخشی از روند پردازش خود، از ابتدا تا انتها روند کار را واضح می دانند و برای کارمندانی که خواهان به روز رسانی هستند، سالانه یک آموزش تازه سازی ارائه می دهید.
همچنین باید اطمینان حاصل کنید که اطلاعات ایمن و در دسترس هستند، بایگانی مطالب بایگانی شده را مرور کنید و همچنین افرادی را که به این اسناد دسترسی دارند – و یا ندارند – را بررسی کنید.
در مورد نرم افزار بایگانی الکترونیک اسناد بخوانید.
