سند، ویژگی های مستند و تفاوت بین اسناد و اطلاعات چیست؟ سند یک شی است که اطلاعات را ارائه می دهد. این منابع دانش و حافظه بشر است. بدست آوردن اطلاعات از منابع دیگر، به عنوان مثال، هیچ قطعیتی ندارد و حتی ضروری نیست. (با درخواست از یک فرد یا انجمن با شرکت در جلسه یا کنفرانسی، بازدید از نمایشگاه یا گوش دادن به برنامه رادیویی یا تلویزیونی). اما این منابع در بیشتر موارد اطلاعات خود را از اسناد جمع آوری کرده اند. اسناد بسیار متنوعی وجود دارد. متخصص اطلاعات باید با ویژگی های متمایز آنها کاملاً آشنا باشد و بتواند مقوله ای را که سند به آن تعلق دارد شناسایی کند تا بتواند از ویژگی آن استفاده کند. در این مقاله ما قصد داریم سند، ویژگی های سند و تفاوت بین سند و اطلاعات را شرح دهیم.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.
تعریف سند
تعاریف متعددی از اصطلاح سند وجود دارد که همه آنها به یک اندازه مهم نیستند. برخی از تعاریف مهم در زیر ارائه شده است:
“سند قطعه ای از مطالب مکتوب، چاپ شده یا الکترونیکی است که اطلاعات یا شواهد را ارائه می دهد یا به عنوان یک پرونده رسمی عمل می کند” (فرهنگ انگلیسی آکسفورد)
“یک سند نمایشی مکتوب، ترسیم شده، ارائه شده یا به یادگار مانده است که اطلاعات مفیدی به ما می دهد” (ویکی پدیا)
“یک سند برای اثبات یک یا چند واقعیت استفاده می شود و می تواند به عنوان اثبات آن مورد استناد قرار گیرد. به طور کلی، اسناد به عنوان شواهدی از مقاصد عمل می کنند، در حالی که سوابق به عنوان شواهدی از فعالیت ها عمل می کنند » (فرهنگ انگلیسی تجاری)
از تعاریف فوق می توان گفت که سند شکلی از حقایق مکتوب، ترسیم شده، چاپ شده، ارائه شده یا اثبات شده است که شواهد واقعی مدیریت دانش را بیان می کند.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید.
ویژگی های فیزیکی سند
ویژگی های فیزیکی سند استراتژی فیزیکی یک سند را توضیح می دهد. برخی از ویژگی های بدنی با شرح مختصر قابل ذکر است.
ماهیت سند:
هر سند دارای ماهیت خاص خود است. سند می تواند به صورت چاپی، مکتوب، فتوکپی، اسلاید، کتاب، چاپ نشده یا سمعی و بصری باشد.
مواد سند:
سند شامل چندین ماده کاغذ، خاک رس، چوب، نخل، برگ، آهن، سنگ، ورق، آجر و غیره است.
فرایند تولید:
روند تشکیل سند به طور مداوم دنبال می شود. مردم در حال تولید سند مانند نویسندگان، ویراستاران، ناشران و غیره هستند.
دوره ای:
سند همیشه چاپ نمی شود. سند هر از گاهی منتشر می شود. هنگامی که ما قصد داریم یک سند جدید بنویسیم، لازم است که به سند دیگری رجوع کنیم که دوره ای نامیده می شود.
روش انتشار:
یک سند باید منتشر شود؛ در غیر این صورت هیچ ارزشی ندارد.
اندازه:
یک سند باید بر اساس خواسته های اصلی خود دارای اندازه استاندارد باشد.
وزن:
هر سند وزن مخصوص خود را دارد، به این دلیل که از مواد مختلف ساخته شده است.
چیدمان:
یک سند باید دارای طرح فیزیکی باشد.
در مورد نرم افزار مدیریت دیجیتال اسناد بخوانید.
ویژگی های فکری یا درونی سند
برخی از ویژگی های فکری به شرح زیر است:
هدف:
سند باید دارای هدفی باشد که نیاز به آن اطلاعات را مشخص می کند.
محتوا:
برای توصیف قابلیت استفاده از سند اصلی، باید محتوای خوبی ثبت شود.
نویسنده:
یک سند را باید نویسنده بنویسد. این شخص می تواند یک نفر یا چند نفر باشد.
موضوع:
هر سند هنگام انتشار یک موضوع خاص و معنی دار دارد.
منبع:
سند باید از جایی که تشکیل شده منبع داشته باشد. این بدان معناست که از کجا یا چگونه این اطلاعات باید جمع آوری شود.
اعتبار:
هر سند باید برای یک زمان خاص معتبر باشد.
سبک نوشتن:
سند باید از سبک نوشتاری استاندارد و خاص پیروی کند.
دسترس پذیری:
استفاده از سند در مواقع لزوم آسان است.
ساختار:
یک سند باید دارای ساختاری باشد که کاربر را به خود جذب کرده و توجه او را جلب کند.
در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد دیجیتال بخوانید.
تفاوت بین اسناد و اطلاعات
برخی تفاوت ها در شکل زیر وجود دارد ؛
سند
-
به صورت کاغذ مکتوب یا چاپ شده یا رکورد باشد.
-
باید دارای نویسنده باشد.
-
اطلاعات یک سند را غنی می کند.
-
همیشه واقعی است.
-
یک سند باید منطقی ارائه شود.
-
فقط حاوی اطلاعات کمی است.
-
مواد استفاده از سند متفاوت است.
-
اندازه و وزن دارد.
-
باید منتشر یا نوشته شود.
-
سند شامل تناوب فرآیند تولید است.
اطلاعات
-
اطلاعات چیزی است که از اسناد جمع آوری شده است.
-
بدون تألیف اطلاعات ممکن است وجود داشته باشد.
-
سند شامل اطلاعات مختلف است.
-
همیشه واقعی نیستند.
-
نباید منطقی ارائه شوند.
-
حاوی مقدار زیادی دانش است.
-
در اطلاعات از مواد استفاده نمی کند.
-
اندازه و وزن ندارند.
-
ممکن است منتشر شود یا نشود.
-
اطلاعات حاوی این مطالب نیست.
