اسناد، مدیریت امور اسناد و بایگانی آن (بخش آخر)

چگونه میتوان از مرکز بایگانی راکد استفاده کرد؟

 شرط اساسی استفاده از مرکز بایگانی و مدیریت امور اسناد راکد، داشتن برنامه صحیح و منظم مدیریت امور اسناد است که طی آن، کلیه اصول و روش های ایجاد و نگهداری سوابق و امحای اوراق زائد مدون گردیده است و متصدیان امور مربوط با آموزش های لازم، رسما تعیین شده باشند(وجود واحد مدیریت امور اسناد و نمایندگان آرشیو ملی). برنامه اوراق زائد شامل تفکیک انواع سابقه، مدت نگهداری و زمان ارسال سوابق به مرکز بایگانی راکد را بیان میکند و به مرور تاریخ امحای هر دسته یا ردیف را طی جدول هائی به تصویب آرشیو ملی میرساند.

عوامل انتخاب سوابق غیرجاری (راکد و با استفاده) از جاری به منظور انتقال اسناد (تهیه فهرستهای اسناد انتقالی):

 

• تعیین تعداد دفعات استفاده کارکنان سازمان از پرونده های غیرجاری و جاری
• تعیین مدت زمان پیشنهادی که پرونده قبل از امحا باید نگهداری شود
• تعیین میزان هزینه ارسال پرونده های غیرجاری به مرکز بایگانی راکد

 

مثلا اگر پرونده های غیرجاری واحدی بیش از یک مرتبه مراجعه در ماه نباشد، میتوان آن را بایگانی راکد کرد. به شرط آنکه هزینه ارسال بیش از صرفه جوئی و تفاوت نگهداری در مرکز نباشد.

 به طور کلی، ضابطه و عامل بالا میتواند با توجه به کمیت  اسناد و فوریت استفاده و درجه محدودیت و محرمانگی سوابق، برای ارسال به مرکز ملاک عمل قرار گیرد.

انتقال سوابق غیرجاری:

انتقال سوابق غیرجاری به مرکز بایگانی راکد، به معنی امحا نیست. به منظور صرفه جوئی و ارزشیابی آن سوابق در سر فرصت مقتضی است.

پرونده های خاص و تخصصی:

 این گونه پرونده ها زمانی غیرجاری میشوند که موضوع آنها خاتمه یافته باشد. مانند پرونده کارمندان پس از استعفا، ترک خدمت،فوت . … که به صورت غیرجاری و راکد در می آید. کلیه سازمانها، میباید از طریق اداره مدیریت امور اسناد، پرونده های موجود را به مرور بازرسی و ارزشیابی کنند و نحوه راکدسازی آنها را به واحدها توصیه نمایند.

روشهای دریافت و نگهداری و مراجعه وامحا:

مرکز بایگانی تعلیمات لازم را با توجه به دستورالعمل های مرکز در زمینه روشهای انجام کار، با رابطان سازمان ها هماهنگ میکند.

روش دریافت:

اولین اقدام در هر سازمان، بسته بندی کردن سوابق است. سوابق را می باید بدون تغییر روش در شیوه نگهداری و بایگانی مورد عمل آنها، در جعبه ها گذاشت. همینطور راهنمائی لازم در پیشانی جعبه ها نوشته شود.

سوابقی که مدت زمان نگهداری متفاوت دارند، یعنی از نظر نگهداری و امحا دارای عمر متفاوت میباشند، نباید در یک جعبه قرار داده شوند.

هر جعبه میباید محتوی یک موضوع از سوابق باشد. هر ردیف سابقه، شامل مجلدها و پرونده هائی است که با روش بایگانی واحد تنظیم شده اند یا به علت آنکه مربوط به یک موضوع معین کلی یا جزئی و یا ناشی از اقدامات مشابهی میباشد.

به عنوان یک دسته یا ردیف نگهداری میشوند. نیز ممکن است یک ردیف، شامل یک پوشه و یا ده متر مکعب سوابق باشد. کلیه سوابق غیرجاری ( که در یک ردیف میگنجد ) با هم ارسال خواهند شد. و از یک شماره مسلسل برای هر ردیف، استفاده میشود.

واحد دریافت مرکز بایگانی راکد برای دریافت هر ردیف یک شماره دریافت یا ورود یا تحویل تعیین میکند و ضمن رسید کردن تعداد جعبه ها و ردیف ها، فهرست جامعی از سوابق هر ردیف را نیز تحویل میگیرد.

مدیریت امور اسناد هر سازمان، توسط مدیر قبل از ارسال هر ردیف، فرم ارسال سوابق را (که در سه نسخه تهیه میشود) تکمیل میکند.

طریقه تکمیل فرم ارسال سوابق به مرکز بایگانی راکد:

 بدیهی است حداقل صرفه جوئی در طریقه ارسال سوابق راکد باید در نظر گرفته شود. چنانچه سازمان ارسال کننده در حوزه فعالیت مرکز بایگانی راکد باشد، این انتقال توسط مرکز و چنانچه در سایر نقاط باشد. از امکانات پست سفارشی یا راهآهن و یا امکانات سایر سازمان ها استفاده میشود.

 انبار کردن و نگهداری سوابق غیرجاری:

 قسمت دریافت مرکز و مدیریت امور اسناد، پس از وصول جعبه ها و فرم انتقال یا ارسال سوابق، به هر جعبه شماره اختصاصی میدهد. و همچنین  در فرم انتقال ذکر میکند.

این شماره، مبنای کار مرکز اسناد است. و تعیین شماره با استفاده از نقشه کاملی حاوی انبارها و محل قفسه ها و شماره گذاری آنها صورت میگیرد. و به کمک یک اندیکس فلزی (که دارای صفحات مدور و گردان است) فضای آزاد و اشغال شده مرکز را نشان میدهد. بدین ترتیب، جعبه ها را پس از شماره گذاری، در محلهای اختصاص یافته قرار میدهند

فرم انتقال سوابق، در سه نسخه تهیه میشود:

• نسخه اول : در قسمت امحا
• نسخه دوم : در سازمان مربوط 
• نسخه سوم: به قسمت مراجعه فرستاده میشود

قسمت مراجعه و دسترسی به سوابق:

پرکارترین قسمت مرکز مدیریت امور اسناد، قسمت مراجعه و دسترسی به سوابق میباشد.

این قسمت، سوابق هر سازمان را برحسب نام سازمان، تاریخ و سال دریافت و با شماره دریافت نگهداری میکند. و آن را فرم راهنمای قفسه ها می نامند. معمولاً سوابقی که بکلی راکد نشده اند و مورد مراجعه بیشتر می باشند، به تقسیمات کوچکتری نظیر گروه و دسته و حتی موضوع های جزئی تقسیم میشوند.

در قسمت مراجعه، سوابق برای مراجعه کارکنان سازمان تولید کننده و مراجعه کنندگان و محققان،آماده سرویس دهی می باشد.

تهیه اطلاعات مورد نیاز، انجام عسکبرداری و تهیه رونوشت و روگرفت از سوابق، به عهده این قسمت میباشد. سازمان تولید کننده، با مراجعه به نسخه دوم فرم انتقال سوابق، در هر زمان برحسب شرایط نوشته شده در آن، میتواند به سوابق خود مراجعه کند.

 در قسمت مراجعه به سوابق، هر فرد مسئول سوابق یک یا چند سازمان می باشد. این موجب می شود که کارکنان آگاهی بیشتری به نحوه نگهداری و مدیریت امور اسناد و مراجعه به سوابق پیدا کنند. بقیه تشریفات مرکز بایگانی راکد، همانند اداره سایر بایگانی ها میباشد. مثلاً زمانی که سابقه ای برداشته میشود، کارت خروج یا کارت کنترل، جایگزین آن میشود.

امانت به صورت عاریت:

در بسیاری از مراکز بایگانی راکد، سوابق به صورت امانت به سازمان تولید کننده یا صاحب آن ارسال میگردد. در صورت عاریت، سازمان میتواند تا رفع نیاز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهی پرونده ها به لحاظ نیاز مبرم، به سازمان اصلی خود عودت داده میشوند. پیگیری سوابق در مرکز بایگانی راکد، فقط در مواردی باید صورت گیرد که سازمان ایجاد کننده آنها تقاضا کند و یا در سایر مقررات شرایط خاصی پیشبینی شده باشد.

چنانچه در مورد محتویات بعضی از سوابق، اطلاعاتی مورد نیاز مراجعه کنندگان باشد، مرکز می باید براساس آئین نامه ذیربط و قانون تأسیس خود، آنچه را که در سابقه درج گردیده، گزارش دهد.

کار تفسیر و تجزیه و تحلیل، برعهده مرکز مدیریت امور اسناد نمی باشد. چنانچه تجزیه و تحلیل اطلاعات مورد نیاز باشد، باید اصل سوابق و یا رونوشت آنها در اختیار متقاضی قرار گیرد. عکسبرداری وقتی صورت میگیرد که برخلاف مقررات و روش کار سازمان ایجاد کننده سوابق نباشد .

روش امحا:

پس از ورود اسناد غیرجاری از سازمانها به قسمت دریافت مرکز بایگانی راکد، یک نسخه از فرم ارسال و انتقال سوابق به قسمت امحا داده میشود. قسمت امحا، موظف است براساس دستورالعملهای اجرائی مربوط، برنامه امحا را تعیین کند. تا در زمانی که سوابق ارزش خود را از دست میدهند، براساس مواعد مصوبه، نسبت به امحای آنها اقدام گردد. معمولاً فرایند امحا سالی دوبار و هر شش ماه یک بار صورت میگیرد. امحا سازی، با تکمیل فرم امحا و براساس مندرجات فرم ارسال سوابق انجام میشود.