اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به شما امکان می دهد از طریق دستگاه همراه یا از محل کار در هر جای دنیا به دستگاه های موجود در دفتر خود دسترسی پیدا کنید. به طور کلی اتوماسیون اداری برای:

• تنظیم دما

• سیستم های ویدئویی در اتاق های جلسات

• سیستم های صوتی

• سناریوهای جلسات

• زمان بندی جلسات

و موارد بسیار دیگر استفاده می شود. علاوه بر این، سیستم هایی مانند:

• روشنایی

• پریزهای برق

• سیستم های گرمایش

• سیستم های سرمایش

را می توان در اتوماسیون قرار داد. به طور خلاصه، اتوماسیون اداری، کنترل دفاتر متصل به شبکه اینترنت از طریق مدیریت و کنترل از راه دور از طریق تلفن، تبلت یا رایانه است.

علاوه بر این، از نظر امنیت شرکت، به شما امکان می دهد تمام سیستم های هشدار، درها، پنجره ها، قفل ها، ردیاب های دود، دوربین های امنیتی و سایر سنسورهای متصل به آن را کنترل کنید.

در مورد سیستم حضور و غیاب کارمندان بخوانید.

توسعه اتوماسیون اداری

تا همین اواخر، کنترل متمرکز اتوماتیک سیستم های گسترده فقط در ساختمانهای تجاری بسیار بزرگ یافت می شد. اما امروزه، با معرفی دستگاه های “هوشمند” که می توانند از طریق اینترنت یا Wi-Fi به یک شبکه محلی متصل شوند، مناطقی که می توانند توسط اتوماسیون اداری کنترل شوند گسترش یافته اند. این سیستم می تواند در خارج از دفتر و تحت وب انجام شود.

در مورد نرم افزار تحت وب ارسال مراسلات بخوانید.

با این حال، سیستم های الکتریکی و حتی نقاط گسسته مانند: سوئیچ نور و پریز برق در شبکه های اتوماسیون اداری ادغام شده اند و مشاغل پتانسیل نظارت بر دارایی مبتنی بر IP را کشف کرده اند. شبکه های اداری می توانند تعداد فزاینده ای از دستگاه ها و سیستم ها را شامل شوند.

اتوماسیون اداری یکی از دو ویژگی اصلی “اتوماسیون” است. اتوماسیون به توانایی برنامه ریزی و عملکرد دستگاهها در شبکه گفته می شود. برنامه نویسی اتوماسیون اداری می تواند شامل دستورات مربوط به زمان مانند خاموش و روشن کردن چراغ ها در ساعت های خاص هر روز باشد. این برنامه همچنین شامل حوادث غیر برنامه ریزی شده است. مانند: خاموش کردن تمام چراغ های دفتر شما هنگام فعال شدن زنگ هشدار سیستم امنیتی.

هنگامی که درک امکانات برنامه ریزی اتوماسیون اداری را شروع کردید، می توانید با یکسری راه حل های مفید و خلاقانه از این اتوماسیون در زندگی شخصی نیز استفاده کنید. به عنوان مثال آیا پنجره رو به غرب زیاد آفتاب می گیرد؟ پرده های موتوری خود را به یک خروجی “هوشمند” متصل کرده و برنامه ریزی کنید که هر روز در شب بسته شوند. وقتی جلسه شما شروع شد، سناریوی جلسه را اجرا کنید. در همین حال همه دستگاه های شما که در جلسه استفاده می شوند طبق تنظیمات شخصی شما فعالیت می کنند و قابل کنترل هستند.

ویژگی اصلی اتوماسیون اداری

یکی دیگر از ویژگی های اصلی جدیدترین اتوماسیون اداری؛ نظارت و دسترسی از راه دور است. امروزه با افزایش تلفن های هوشمند و تبلت ها، می توانیم به صورت غیرحضوری به شبکه های دفتر خود متصل شویم. با داشتن یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، می توانید از هر دستگاه متصل به اینترنت برای مشاهده و کنترل سیستم استفاده کنید.

برنامه های مانیتورینگ می توانند اطلاعات غنی درباره دفتر شما، از وضعیت فعلی آن گرفته تا تاریخچه دقیق وقایع تا زمان حال را ارائه دهند. شما می توانید وضعیت سیستم امنیتی خود را بررسی کنید. اینکه چراغ ها روشن هستند. درها قفل هستند. دمای فعلی دفتر شما چیست و موارد دیگر. با دوربین هایی که بخشی از سیستم اتوماسیون اداری شما هستند، می توانید دقیقاً آنچه را که در شرکت شما اتفاق می افتد مشاهده کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد الکترونیک بخوانید.

حتی از اعلان های ساده می توان برای انجام بسیاری از کارهای مهم استفاده کرد. از هشدارهای شدید هوا گرفته تا هشدارهای ردیاب حرکتی تا حریق های هشدار دهنده. می توانید اتوماسیون را طوری برنامه ریزی کنید که وقتی سیستم امنیتی شما مشکل بالقوه ای را ثبت می کند، به شما پیامک یا ایمیل ارسال کند.

 وقتی شروع به تعامل با سیستم اتوماسیون اداری از راه دور می کنید، کنترل به شکل واقعی انجام می شود. علاوه بر تنظیم و کنترل سیستم امنیتی سازمان خود، می توانید زمانبندی، باز و بسته کردن قفل درب، تنظیم مجدد ترموستات و وضعیت چراغ ها را نیز تنظیم کنید. از آنجا که تولیدکنندگان هرچه بیشتر سیستم ها و دستگاه های “هوشمند” تولید می کنند، عملاً امکانات اتوماسیون های اداری بی حد و حصر است.

اجزای اتوماسیون اداری

قطعات سیستم اتوماسیون اداری چه می تواند باشد؟. در حالت ایده آل، هر چیزی که بتواند به یک شبکه متصل شود می تواند خودکار باشد و از راه دور کنترل شود. در دنیای واقعی (خارج از آزمایشگاه های تحقیقاتی و موسسات عمومی و غیر دولتی)، اتوماسیون اداری اغلب دستگاه های باینری ساده را به هم متصل می کند. این شامل دستگاه هایی است که فقط روشن و یا خاموش می شوند. مانند:

• چراغ ها

• پریزهای برق

• قفل های الکترونیکی

• ردیاب های امنیتی که دارای دو حالت روشن و خاموش هستند

وقتی اتوماسیون اداری واقعاً هوشمند می شود، دستگاه های مجهز به اینترنت وجود دارند که این شبکه را متصل و کنترل می کنند. سیستم های اتوماسیون اداری امروزی مانند صفحه کنترل یک سیستم امنیتی و یک رابط برنامه کاربر پسند که از طریق رایانه شخصی، تلفن هوشمند، رایانه لوحی یا اینترنت قابل دسترسی اند، فعال هستند.

در مورد نرم افزار حضورغیاب آنلاین بخوانید.

سیستم های هوشمند قابل ادغام

تولیدکنندگان؛ دستگاه های “هوشمند” متنوعی را تولید کرده اند که بسیاری از آنها دارای ویژگی های نوآورانه هستند. اما ادغام مورد نیاز را تنها برای بخشی از یک سیستم اتوماسیون اداری کامل ارائه می دهند. قسمت عمده این مسئله این است که هر سازنده ایده متفاوتی از نحوه اتصال و کنترل این دستگاه ها دارد.

در آینده نزدیک، اتوماسیون اداری با استاندارد سازی این امکانات اضافی و اطمینان از سازگاری همه دستگاه ها با یکدیگر، با یک زبان مشترک، انعطاف پذیری را برای استفاده از هر دستگاهی که می خواهیم فراهم می کند. ارائه دهندگان امنیت متخصص در اتوماسیون اداری بر مهمترین و مفیدترین قسمتهای یک دفتر وابسته به اتوماسیون متمرکز شده اند.

در مورد نرم افزار کنترل ورود و خروج پرسنل بخوانید.

در سطح ابتدایی، این امنیت بر روی دستگاه هایی مانند:

• درب و پنجره

• دستگاه های جانبی (ترموستات، ردیاب دود، دما، رطوبت، حسگر آتش و دی اکسید کربن)

• سیستم های موسیقی

• پرده سینما

• آدرس عمومی

• سیستم های آتش نشانی

• روشنایی

• تهویه مطبوع

• درب گاراژ

• پرده موتوری

• تلویزیون های هوشمند

• گیرنده های ماهواره ای

• تمام دستگاه های کنترل از راه دور

و به طور کلی همه دستگاه های کنترل شده اکنون در این موارد گنجانده شده است. تمام این موارد شامل اتوماسیون اداری است که شما قادر به کنترل آن از یک مرکز واحد هستید.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب دورکاری بخوانید.

بهره وری انرژی

یک مزیت بارز اتوماسیون پتانسیل بی نظیر صرفه جویی در انرژی و در نتیجه صرفه جویی در هزینه است. در ساده ترین سطح ، اتوماسیون ها قابلیت برنامه ریزی دارند. بنابراین شما می توانید مصرف انرژی خود را با برنامه معمول روزانه خود مطابقت دهید. با برنامه ریزی “ماکرو” در سیستم و کنترل از راه دور در اتوماسیون های اداری، می توان هزینه های انرژی را بیشتر کاهش داد.