«زمان پول است»، نقل قول بسیار آشنا و معروفی که به بنجامین فرانکلین نسبت داده می شود. اما آیا تا به حال به این فکر کرده اید که «فضا پول است»؟ یا هزینه کاغذ در هر متر مربع چقدر است؟
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد
چالش های فضا
یکی از بزرگترین چالش هایی که باید بر آن غلبه کرد این واقعیت است که انسان عاشق کاغذ است! بسیاری از شرکت‌ها اکنون خود را بدون کاغذ می‌دانند. اما حتی آنهایی که از سیستم‌های بدون کاغذ استفاده می‌کنند، نمی‌توانند به استراتژی بدون کاغذ خود دست یابند.
اغلب رهبران کسب و کار نیاز به چاپ اسناد برای اضافه کردن نسخه های چاپی به آرشیو یا به عنوان پشتیبان به حافظه دیجیتال خود احساس می کنند. جالب توجه است، حتی زمانی که یک شرکت به صورت دیجیتالی کار می کند، معمول است که اطلاعات قدیمی در یک فایل کاغذی حفظ شود. چه در سایت باشد یا خارج از سایت.
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
یکی از کاربران نرم افزار مدیریت الکترونیک اخیراً پس از استفاده از نرم افزار مدیریت الکترونیک در ۹ سال گذشته برای مشاوره اسکن تماس گرفته است.
آنها این سیستم را دوست دارند و از سال ۲۰۰۹ از آن استفاده می کنند. در زمان خرید آنها احساس کردند که دیجیتالی کردن همه اینها کاری پرهزینه و زمان بر است. با این حال، با افزایش هزینه‌های ذخیره‌سازی، اکنون دریافته‌اند که:
اسکن تمام اسناد بایگانی‌شده در حجم نه تنها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. بلکه زمان صرف شده برای دسترسی به فایل‌ها را کاهش می‌دهد و در نتیجه کارایی را بهبود می‌بخشد.
در مورد نرم افزار سهام بخوانید.
بسیاری از شرکت ها تصمیم می گیرند فایل های کاغذی خود را خارج از سایت ذخیره کنند. این امر در بین وکلا و حسابداران رایج است. با انجام این کار، شرکت‌ها به طور موثر فضایی را برای ذخیره فایل‌های کاغذی که میتوان به صورت دیجیتالی نگهداری کرد، اجاره می‌کنند. این امر مقرون به صرفه تر خواهد بود و دسترسی را تا حد زیادی بهبود می بخشد.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
بخشی را نه؛ بلکه تمام راه را با نرم افزار مدیریت الکترونیک ادامه دهید!
هر کمد بایگانی چهار کشو به طور متوسط بین ۱۰۰۰۰ تا ۱۲۰۰۰ سند را در خود جای داده. و تا ۹ فوت مربع از زمین را اشغال می کند. با توجه به اینکه میانگین قیمت اجاره فضای اداری در ایران به ۵۵٫۳۴۰۰۰۰۰ ریال به ازای هر فوت مربع رسیده است. واضح است که مردم سالانه مقادیر بسیار زیادی پول را برای ذخیره‌سازی کاغذ هدر می‌دهند. و هزینه آن تقریباً ده میلیارد ریال است تا صرفاً برای نگهداری هر کمد بایگانی هزینه شود.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد
در دنیایی که دیسک‌های مالیاتی بدون کاغذ هستند، (صورت‌حساب‌های آنلاین و امضاهای دیجیتالی):
کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد
فرآیندهای کاغذ را در یک محیط دیجیتال تکرار کنید و در زمان، پول و فضا صرفه جویی کنید.
کاغذ آسیب پذیر است. بیش از ۷۰ درصد از کسب‌وکارهای امروزی در صورت از دست دادن فاجعه‌بار سوابق کاغذی به دلیل آتش‌سوزی یا سیل، ظرف سه هفته با شکست مواجه می‌شوند. به آینده فکر کنید.
اطـلاعات و داده ها، صرف نـظر از نحوه ی تولید یا جـمع آوری آنها، امروزه به یک دارایی فزایـنده ی با ارزش برای سازمان ها و تجـارت های مختلف تبدیل شده است. و این در حالی است که همزمان الزامات بایگانی اطلاعات، پیچیده تر و جزیی تر می شود.
کلیک کنید: برنامه مدیریت اسناد
استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد پرشین سیستم
اطـلاعات و داده ها، صرف نـظر از نحوه ی تولید یا جـمع آوری آنها، امروزه به یک دارایی فزایـنده ی با ارزش برای سازمان ها و تجـارت های مختلف تبدیل شده است. و این در حالی است که همزمان الزامات بایگانی اطلاعات، پیچیده تر و جزیی تر می شود. در این میان یافتن رویکردی کارآمد برای بایگانی اطلاعات در تمام جنبه های مادی چرخه حیات آن – از ایجاد تا نابودی – یک چالش مهم به حساب می آید. در عین حال ، ضرورت ایجاد چنین رویکردی امری لازم است. که مزایای آن در کاهش هزینه ها، افزایش عملکرد سازمان و سـهولت دسترسی به داده ها نقش قابل توجهی را ایفا می کند.
کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
چالش هایی از قبیل؛ همگام شدن با فناوری، مدیریت زمان، هزینه های قابل توجه نگهداری اسناد، امنیت داده ها و… پیـش روی هر سازمان و تجارتی است. با این وجود میتوان همین چالش ها را به فرصت تبدیل کرد. فرصت هایی که تیم متخصصان پرشین سیستم می توانند به شما در استفاده از آن ها کمک می کنند.
کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
برچسب‌ها:آیا فضا برای شما هزینه دارد؟
