آیا آرشیو شما به اندازه کافی سازماندهی شده است؟

ما هم در زندگی روزمره و هم در زندگی تجاری خود در معرض یک بمباران اطلاعاتی شدید قرار داریم، اینطور نیست؟ برای اینکه در این بمباران اطلاعاتی گم نشویم، باید اطلاعات لازم و مفید را برای خود استخراج کنیم. باید راه حل های عملی پیدا کنیم که ما را قادر به دسترسی سریع و آسان به این اطلاعات کند. مهمترین آنها بدون شک ایجاد آرشیو است. بنابراین، آیا ما به سازماندهی آرشیو خود توجه کافی داریم؟ آیا دانش و تجربه کافی در مورد ابزارهای بایگانی داریم؟

در اینجا یک مقاله بسیار مفید برای شما وجود دارد. بیایید با هم بررسی کنیم که چگونه می توانیم آرشیوهای خود را به روشی آسان و عملی سازماندهی کنیم.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

آرشیو چیست؟

ابتدا اگر نیاز به تعریف کلی از آرشیو داشته باشیم، می توانیم آن را اطلاعات و اسنادی تعریف کنیم که افراد یا مؤسسات در حین فعالیت خود تولید یا به دست می آورند. آرشیو همچنین نام کلی محیط هایی است که حاوی اسنادی است که در نتیجه فعالیت اشخاص حقیقی، حقوقی یا موسسات ایجاد شده است. همه انواع آرشیو را می توان تحت ۴ عنوان کلی گروه بندی کرد. آرشیو واحد، بایگانی مؤسسات، بایگانی دولتی و آرشیو خصوصی.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

چرا به آرشیو نیاز داریم؟

آرشیو در واقع نیازی است که برای ذخیره اطلاعات و اسناد مورد نیاز و دسترسی سریع و آسان به آنها در مواقع نیاز پدید آمده است. ثبت اطلاعات کافی نیست. زیرا اگر آنها را بر اساس نظم خاصی با ابزارهای آرشیو طبقه بندی نکنید، رسیدن به اطلاعات مورد نیاز بسیار دشوار است.

اهمیت آرشیو باعث شده است که آثاری که باید در بایگانی انجام شود به قوانین خاصی ملحق شود. در کشور ما به آموزش کارکنان بایگانی که در بایگانی های نهادی و دولتی کار خواهند کرد اهمیت زیادی داده می شود. تمام اقدامات احتیاطی لازم با آیین نامه بایگانی تهیه شده انجام می شود. با استفاده از ابزارهای آرشیو، قوانینی که باید در بایگانی ها رعایت شود مشخص می شود. به لطف چنین ترتیباتی، این آرشیوها شرایط مناسبی را برای انواع تحقیقات آرشیوی در مورد موضوعات مورد علاقه به دست می آورند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

فرآیندهای آرشیو چیست؟

برای داشتن یک آرشیو خوب باید به فرآیندهای بایگانی توجه کرد. اولین مورد از اینها مرتب سازی است. اگر سعی کنید تمام اطلاعات و اسنادی را که به دست می آورید با ابزارهای آرشیو بایگانی کنید، این کار باعث اتلاف وقت و تلاش شما می شود. برای رسیدن به نتیجه خوب در این زمینه می توانید دو سوال زیر را مطرح کنید؛

• “آیا این اطلاعات یا سندی که در اختیار من است از نظر قانونی معتبر و واجد شرایط به عنوان مدرک است؟”

• “آیا بایگانی این اطلاعات یا سند در سیستم های بایگانی فایده ای دارد؟”

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

اگر پاسخ شما به این دو سوال منفی است، می توانید به مرحله دوم بایگانی یعنی مرحله تخریب بروید. اطلاعات و اسنادی که از بین برده اید به شما این امکان را می دهد که به راحتی و سریع به اطلاعات و اسناد موجود در آرشیو خود دسترسی داشته باشید. در طول فرآیند تخریب، استفاده از دستگاه های خردکن اسناد تولید شده به میزان زیادی حجم کار شما را کاهش می دهد.

رایج ترین معیارها در بایگانی ترتیب زمانی و حروف الفبا است. می‌توانید از تعدادی فایل و پوشه مختلف برای طبقه‌بندی مطالب بایگانی، ثبت دفترچه‌های گزارش و اینکه این اطلاعات و اسناد را در کدام ابزار بایگانی نگهداری می‌کنید، استفاده کنید. مهمترین ویژگی رجیستری این است که به راحتی می توانید ترتیب مطالب بایگانی را که در ابزارهای آرشیو جمع آوری کرده اید دنبال کنید و از مشکلاتی مانند تکرار یا پرش جلوگیری کنید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

ابزارهای آرشیو چیست؟

ابزارهای آرشیو را ابزارهایی می نامیم که ما را قادر می سازند اطلاعات و اسناد خود را طبقه بندی و محافظت کنیم. یکی از مهم ترین نکات در انتخاب این ابزارها، مناسب بودن آنها با شرایط فیزیکی آرشیو است. قبل از خرید ابزارهای آرشیو، باید در مورد آنها اطلاعات داشته باشید. ابزارهایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

در خرید کابینت و قفسه بندی به چه نکاتی توجه کنیم؟

کابینت ها و قفسه بندی ها مهمترین بخش آرشیو ما را تشکیل می دهند. زمانی که تصمیم می گیریم چه نوع کابینت و قفسه بایگانی بخریم، ابتدا باید ماهیت اطلاعات و اسنادی را که می خواهیم بایگانی کنیم و شرایط فیزیکی محیط بایگانی را در نظر بگیریم. علاوه بر این باید به ویژگی های زیبایی شناختی این محصولات و یکپارچگی رنگ و مفهومی که در دکوراسیون اداری ایجاد خواهند کرد نیز توجه داشت.

کابینت های بایگانی به طور کلی می توانند کشوهای عمودی، کشوهای افقی، قفسه های باز، قفسه های بسته، قفل دار، متحرک یا ریلی باشند. هنگام خرید کمد بایگانی، انتخاب کابینت هایی با قفسه های قابل تنظیم به شما کمک می کند تا راه حل های آسان و کاربردی را در حین استفاده از ابزار بایگانی پیدا کنید. البته اگر امکان آویزان کردن فایل‌های آویز در قفسه‌ها وجود داشته باشد، این نکته مهمی است که بر ترجیحات شما تأثیر می‌گذارد. اگر می خواهید یک آرشیو ترکیبی از اسناد، بروشورها، فلاپی دیسک ها و سایر مواد دیجیتال ایجاد کنید، باید کابینت های بایگانی مدولار را انتخاب کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

اگر می خواهید اطلاعات و اسنادی را در بایگانی خود نگه دارید که نمی خواهید همه آنها را بخوانند یا به آنها دسترسی پیدا کنند، باید کابینت های بسته یا قفل شده را ترجیح دهید. همچنین می توانید انتخاب کنید که از جعبه های آرشیو یا جعبه های بایگانی در ابزارهای بایگانی برای فایل ها یا پوشه های خاص خود استفاده کنید. می توانید مطالب بایگانی خود را که هیچ گونه مطلب محرمانه ای ندارند، در کمدهای بایگانی با قفسه های باز بایگانی کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

انواع فایل ها چیست؟

پس از اینکه در مورد کابینت فایل خود تصمیم گرفتید، می توانید فایل خود را انتخاب کنید. انواع مختلفی از فایل ها در بازار وجود دارد که تقریبا برای هر منظوری مناسب هستند. از میان ابزارهای بایگانی، می توان به طور کلی انواع فایل ها را به عنوان فایل های کیف، فایل های سیمی، فایل های آویزان، فایل های مقوایی، فایل های فشرده، فایل های اسنپ و لاستیکی دسته بندی کرد.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

در میان انواع فایل ها، فایل های کیف یکی از پرکاربردترین ابزارهای آرشیو توسط بسیاری از کاربران است. فایل های کیسه ای ساخته شده از مواد شفاف و بسیار نازک به شما این امکان را می دهد که کاغذها و یادداشت های مهم خود را بدون نیاز به سوراخ کاری نگهداری کنید و از آنها در برابر عوامل فیزیکی محافظت کنید. این محصولات که به طور مکرر در زندگی آموزشی و تجاری مورد استفاده قرار می گیرند، از مهمترین نیازهای دانشجویان و کارکنان اداری می باشد.

در مورد آرشیو اسناد بخوانید.