مهم است که زمان خود را در حین کار به حداکثر برسانید تا بتوانید تکالیف را تکمیل کنید. همچنین نقش خود را در پروژه های تیمی ایفا کنید. مدیریت زمان می تواند ابزار مهمی باشد که می تواند به شما در تکمیل اهداف شخصی خود کمک کند. توانایی مدیریت خوب زمان ممکن است منجر به درک بهتر آنچه برای رشد شغلی شما ضروری است، شود. در این مقاله به چگونگی صرفه جویی در زمان در محل کار می پردازیم.
در مورد آرشیو اسناد بخوانید.
نکات صرفه جویی در زمان کار
در اینجا ۹ مرحله وجود دارد که می توانید برای صرفه جویی در زمان در محل کار انجام دهید:
۱- روز خود را برنامه ریزی کنید
یاد بگیرید که هر کار چقدر زمان می برد و بر اساس آن برنامه ریزی کنید. این به شما امکان می دهد تا برای تعاملات مهم مانند تماس ها، جلسات و استراحت ها کنار بیایید. برنامه ریزی روز به شما این امکان را می دهد که مستقیماً از یک کار به کار دیگر بروید، به جای اینکه وقت خود را برای فهمیدن اینکه چه کاری انجام دهید، صرف کنید.
در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.
۲- از چک لیست ها استفاده کنید
فهرستی از کارهایی که باید در طول یک روز کاری انجام دهید، ایجاد کنید. این به شما این امکان را می دهد که درک بهتری داشته باشید که چقدر برای هر کار وقت می گذارید و به شما امکان می دهد زمان خود را به طور موثر برنامه ریزی کنید. این همچنین می تواند بهره وری شما را در حین انجام وظایف خود بالا ببرد.
۳- عوامل حواس پرتی را حذف کنید
حذف هر گونه حواس پرتی احتمالی می تواند تمرکز بر روی کارهای فعلی شما را آسان تر کند، که به شما امکان می دهد در زمان خود صرفه جویی کنید. این می‌تواند شامل بی‌صدا کردن اعلان‌ها در تلفن شما و بستن پنجره‌های رایانه‌تان باشد که از آنها استفاده نمی‌کنید. دور نگه داشتن فضای شما از حواس پرتی نیز می تواند به افزایش بهره وری شما کمک کند و در زمان شما صرفه جویی کند.
در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.
۴- کارآمد باشید
وقتی روی یک کار اصلی کار می‌کنید، می‌توانید از زمان توقف برای کار روی کارهای کوچک‌تری که در لیست اولویت‌ها نیستند، استفاده کنید. این می تواند شامل وظایفی مانند ایمیل های غیر فوری، مرتب کردن میز کار یا استراحت کوچک باشد. این به شما اجازه می دهد تا این وظایف را حذف کنید تا از به تعویق انداختن آن جلوگیری کنید.
۵- کارهای مشابه را با هم گروه بندی کنید
گروه بندی کارهای مشابه با هم می تواند به شما امکان ارتقای کارایی را بدهد. این می‌تواند شامل کارهایی مانند مرور همه ایمیل‌هایتان به‌طور هم‌زمان یا انجام کارهایی باشد که به همان مکان دور از میزتان نیاز دارند. کارهای دسته‌ای همچنین تمرکز آسان‌تر را موجب می شود. زیرا به شما امکان می‌دهد در یک زمان روی موارد کمتری تمرکز کنید.
در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.
۶- در یک زمان روی یک گروه از وظایف تمرکز کنید
کار بر روی یک گروه از کارها از ابتدا تا انتها می تواند اطمینان حاصل کند که آن کار به درستی انجام شده است. این می‌تواند با تضمین اینکه مجبور نیستید بعداً به تکلیف بازگردید، وقت‌شناسی را تشویق کند. همچنین می تواند به شما کمک کند تا عوارضی را که ممکن است ناشی از تعویض مداوم کار باشد، کاهش دهید.
در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.
۷- یاد بگیرید که کدام کارها را اولویت بندی کنید
دانستن اینکه کدام کارها را باید اولویت بندی کنید، می تواند به شما این امکان را بدهد که روز خود را بر اساس آنچه که باید ابتدا انجام دهید، برنامه ریزی کنید. این می تواند به شما این امکان را بدهد که توجه کامل خود را بر روی کارهای حیاتی که می تواند با مزایای ثانویه شامل کیفیت کلی کار باشد، حفظ کنید. این به شما امکان می دهد کنترل بهتری بر نحوه گذراندن زمان خود داشته باشید و تضمین می کند که ضرب الاجل های مهم را رعایت می کنید.
در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.
۸- وظایف خود را زمان بندی کنید
زمان‌بندی مدت زمانی که برای انجام یک کار فردی طول می‌کشد می‌تواند کارایی را در هنگام تکرار کار تشویق کند. می‌تواند کار ایجاد زمان‌بندی را بهینه کند. زیرا درک مدت زمان هر کار آسان‌تر می‌شود. همچنین به شما درک کلی از سطوح بهره وری شما می دهد که باعث بهبود می شود.
۹- یادداشت بردارید
یادداشت برداری در طول روز به شما این امکان را می دهد که یک طرح کلی از کار خود ایجاد کنید. این طرح‌ها می‌توانند برای نوشتن مقالات، ایمیل‌ها یا هر شکل دیگری از گزارش‌هایی که کار شما نیاز دارد، مفید باشند. این همچنین به شما امکان می دهد با عدم نیاز به بازگشت ذهنی به یک کار قبلی برای اتمام کار فعلی، در زمان خود صرفه جویی کنید.
در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.
