آرشیو اسناد: بهترین راه برای ذخیره اسناد چیست؟

بهترین راه برای آرشیو اسناد چیست؟ شناسنامه، فرم های اظهارنامه مالیاتی، سوابق مالی کسب و کار، سند ملک و …اگرچه ممکن است اغلب از آنها استفاده نکنید، اما همه اینها اسناد مهمی هستند که نمی خواهید از دست بدهید یا حتی بدتر از آن، در مورد اطلاعات آن به دست اشتباه بیفتید.

اما این را از خود بپرسید: آیا واقعاً مطمئن هستید که این اسناد را به صورت ایمن ذخیره کرده اید؟ آیا آنها به خوبی سازماندهی شده و در مواقع اضطراری به سرعت در دسترس هستند؟

اگر نه، نگران نباشید. همه چیز امروز تغییر می کند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

ما در مورد ذخیره و بایگانی اسناد صحبت خواهیم کرد و بهترین راه‌ها را برای ذخیره اسناد کاغذی و دیجیتالی به شما نشان می‌دهیم تا بتوانید از ایمن بودن آنها مطمئن باشد.

بنابراین بهترین راه برای ذخیره اسناد شما چیست؟ قبل از اینکه به این سوال پاسخ دهیم، اجازه دهید در وهله اول در مورد چرایی اهمیت آن صحبت کنیم

چرا سیستم بایگانی را به زحمت بیاندازیم؟

وقتی اسنادی را ذخیره می کنیم که دیگر به طور فعال از آنها استفاده نمی کنیم، به عنوان بایگانی شناخته می شود. در اینجا فقط پنج مورد از دلایل متعددی که بایگانی کردن برای مشاغل و افراد بسیار مهم است آورده شده است.

در مورد بایگانی اسناد دیجیتال بخوانید.

1. الزامات نظارتی را برآورده کنید

این روزها، حفاظت از داده ها چیزی است که اکثر مشاغل به شدت از آن آگاه هستند. با توجه به به‌روزرسانی‌های مهم اخیر در قانون حفاظت از داده‌ها (GDPR)، کسب‌وکارها اکنون تحت فشار فزاینده‌ای برای مدیریت صحیح و ایمن داده‌های مصرف‌کننده هستند. در غیر این صورت با جریمه‌های سنگین مواجه می‌شوند. این امر مستلزم داشتن فرآیندهای مدیریت داده موثر و راه حل های ایمن ذخیره سازی اسناد است.

سایر الزامات نظارتی حکم می کند که برخی سوابق مالی برای چندین سال نگهداری شوند. بایگانی اسناد می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا این الزامات را برآورده کنند. همچنین به آن‌ها اجازه می‌دهد تا داده‌ها و اسناد را تا زمانی که دیگر مورد نیاز نباشند و نابود شوند، به طور ایمن ذخیره کنند.

در مورد آرشیو دیجیتال بخوانید.

2. کاهش هزینه ها و صرفه جویی در فضا

چه در حال اداره یک شرکت بزرگ بین‌المللی باشید یا یک استارت‌آپ نوپا، مهم است که تا جایی که می‌توانید در هزینه‌ها صرفه‌جویی کنید. بایگانی اسناد می تواند با آزاد کردن فضا و کاهش هزینه های عملیاتی به این امر کمک کند. هرچه مدارک کمتری برای مدیریت در محل داشته باشید، زمان و هزینه کمتری باید برای مدیریت آنها صرف شود.

3. بهبود گردش کار و عملکرد

بایگانی صحیح اسناد می تواند گردش کار و عملکرد کسب و کار شما را بهبود بخشد. بر اساس برآوردها، ۸۰ درصد از داده های تولید نیازی به دسترسی آسان ندارند. با بایگانی کردن این داده های غیر مهم، می توانید دسترسی به بقیه داده های خود را ساده کنید و به طور بالقوه عملکرد خود را بهبود بخشید.

در مورد آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

4. حفاظت از سرقت هویت

این فقط کسب و کارها نیستند که از بایگانی سود می برند. همه ما اسناد مهمی داریم که به طور بالقوه می تواند برای سرقت هویت استفاده شود.

نگران کننده است، گزارشی از مرکز تحقیقات ملی مصرف کننده نشان داد که یک چهارم آمریکایی ها در مقطعی یک سند مهم را از دست داده اند. این نشان می دهد که چقدر مهم است که مطمئن شوید اسناد خود را به طور ایمن ذخیره کرده اید.

گزینه های مختلف آرشیو اسناد چیست؟

وقتی صحبت از بایگانی اسناد شما می شود، سه راه حل اصلی ذخیره سازی وجود دارد که باید در نظر بگیرید: ذخیره سازی سنتی، ذخیره سازی دیجیتال، و اسکن ذخیره سازی بر اساس تقاضا. در زیر، مروری کوتاه بر هر یک از آنها خواهید یافت.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

آرشیو اسناد به شکل سنتی

ذخیره سازی اسناد سنتی اساساً ذخیره سازی کاغذ است. زمانی است که اسناد کاغذی خود را با پر کردن آنها بایگانی می کنید، یا با پرداخت هزینه به یک مرکز ذخیره سازی ایمن خارج از سایت آنها را برای شما ذخیره می کنند.

آرشیو اسناد به شکل دیجیتال

چند دهه پیش، آرشیو اسناد برای مشاغل به معنای ردیف‌هایی از پرونده بود. این به معنای خرج کردن پول برای مقادیر زیادی کاغذ، مداد و افراد برای سازماندهی آنها بود.

اکنون، این امکان وجود دارد که تمام اسناد خود را با استفاده از یک اسکنر دیجیتالی کنید و کپی‌های کاغذی را که به آن نیاز ندارید خرد کنید که ما به آن ذخیره سازی دیجیتال می گوییم.

در مورد مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

شرکت‌های بایگانی اسناد وجود دارند که کل فرآیند را برای شما انجام می‌دهند. آنها اسناد شما را دیجیتالی می کنند، آنها را در درایوهای USB یا سی دی به شما پس می دهند، یا از آنها در فضای ابری پشتیبان تهیه می کنند.

مزیت ذخیره سازی دیجیتال

این است که باعث صرفه جویی در فضا می شود. برای ذخیره سند خود به فضای فیزیکی نیاز ندارید. همه چیز در فضای مجازی ذخیره می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

آرشیو اسناد به شکل اسکن

آرشیو اسناد اسکن بر اساس تقاضا به نوعی بهترین در نوع خود است. این راه حلی است که در آن یک شرکت اسناد کاغذی شما را در خارج از سایت برای شما ذخیره می کند. اما همچنین آنها را اسکن می کند و در صورت درخواست یک نسخه دیجیتال برای شما ارسال می کند.

اسکن برای مشاغلی که می خواهند مقدار زیادی اسناد را خارج از سایت ذخیره کنند، اما ممکن است گاهی اوقات نیاز به دسترسی به آنها داشته باشند، گزینه خوبی است.

در مورد نرم افزار سهام بیشتر بدانید.

با این حال، راه‌حل‌های اسکن بر اساس تقاضا گران‌تر از ذخیره‌سازی کاغذ معمولی هستند. زیرا شما برای یک سرویس اضافی هزینه می‌کنید.

نکته: آرشیو اسناد به صورت کاغذی

ممکن است فکر کنید که آرشیو اسناد خود به صورت کاغذی در عصر دیجیتال مدرن اضافی است، اما این لزوما درست نیست. دلایل زیادی برای در نظر گرفتن ذخیره نسخه چاپی اسناد وجود دارد. در اینجا تعدادی از آنها را بیان می کنیم:

• اسناد کاغذی در برابر تهدیدات امنیت سایبری آسیب پذیر نیستند.

• نداشتن یک کپی کاغذی در صورت از دست دادن اطلاعات فاجعه بار است.

• بهتر است اسناد کاغذی را برای سهولت در دسترس داشته باشید.

• در آرشیو اسناد برخی از اسناد رسمی را نمی توان به راحتی دیجیتالی کرد.