نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک؛ اهمیت این برنامه در عصر مدرن

خانه نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک؛ اهمیت این برنامه در عصر مدرن

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک؛ اهمیت این برنامه در عصر مدرن

143-9-2 0

واحد تولید محتوا

برای درک اینکه چرا نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک امروزه برای کسب و کارها و سازمان ها بسیار مهم است، باید با این سوال شروع کنیم: چه چیزی تغییر کرده است؟

در حقیقت، سیستم مدیریت اسناد، فناوری جدیدی نیست. اگرچه ارزش مدیریت الکترونیک اسناد برای مدت طولانی آشکار بوده است. از کتابخانه‌های باستانی تا کمدهای بایگانی مربوط به یک دهه پیش. سودمندی بهینه‌سازی مدیریت اطلاعات از طریق ثبت، نمایه‌سازی، جستجو و بازیابی آن‌ها مدت‌هاست که بدون تردید آشکار بوده است. و فناوری سال ها پیش با این نیاز مواجه شده بود.

بیشتر بخوانید: روش های مدیریت و آرشیو اسناد

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک در جهان پس از همه گیری

دنیایی که ما امروز در آن زندگی می‌کنیم به‌طور قابل‌توجهی با دنیایی که در چند سال قبل می‌شناختیم متفاوت است. پیشرفت تصاعدی که در قرن گذشته داشته‌ایم مدیون اقتصاد جهانی‌شده‌ای است که خود را بر روی یک ساختار پیچیده وابستگی متقابل حمایت می‌کند.

در عین حال، فناوری ارتباطی منبع قابل توجهی از انعطاف پذیری جهان بوده است. با توقف سفر و بسته شدن مغازه ها، کار ادامه داشت. حداقل کاری از نوع خاصی که بتواند به سرعت خود را با روش جدید انجام کارها از طریق اینترنت وفق دهد. در نتیجه، شرکت ها زنده مانده اند و اقتصادها توانسته اند در برابر این شوک مقاومت کنند.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت سند؛ سازمان شما چگونه باید اسناد را مدیریت کند؟

چرا نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک امروز بیش از همیشه مهم است؟

کاملاً مشهود است که بیشتر فرآیندهای تجاری که شامل کاغذ می‌شوند، از کاربردشان گذشته است. فرم ها، رسیدها، فاکتورها، برگه های زمانی، یا فایل های مختلف در بخش هایی مانند منابع انسانی، حساب ها، مدیریت. همتایان دیجیتالی آنها فضای کمتری را اشغال می کنند. هزینه کمتری دارند، از مواد کمتری استفاده می کنند و همچنین در زمان صرفه جویی می کنند. اسناد کاغذی خطری برای اطلاعات حساس هستند. محدودیت های امروزی نزدیکی فیزیکی فقط سیگنال نابودی آن را تقویت کرده است. برنامه مدیریت اسناد جایگزین آشکاری برای این نوع مدیریت سنتی است.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد: ابزار مدیریت ریسک

همکاری تیم ها در نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

از آنجایی که کارمندان مجبور به کار در خانه شده اند، شرکت ها متوجه مازاد سربار و املاکی شده اند که متحمل شده اند. با این حال، چالش‌های جدید نیروی کار پراکنده باید با الزام به سهولت همکاری کاهش یابد. در حالی که فاصله فیزیکی اعضای تیم هرگز قابل پل زدن نیست، تبادل ایده ها و پردازش موازی کار یکپارچه می تواند با استفاده از نرم افزار مدیریت اسناد امکان پذیر شود.

حفظ یکپارچگی اسناد

نیروهای کار پراکنده می توانند در جایی که چندین عامل در یک کار و در چندین کار درگیر هستند، آشفته باشد. سیستم‌های مدیریت اسناد امکان حفظ یکپارچگی اسناد را نه تنها با امنیت داده‌ها، بلکه همچنین کنترل دسترسی چند سطحی را فراهم می‌کنند. جایی که دسترسی و مجوزها را می‌توان به صورت جزئی تعریف کرد. در حالی که ویژگی هایی مانند تاریخچه نسخه و مسیرهای حسابرسی امکان ردیابی تغییرات را از بسیاری از تکرارها فراهم می کند.

بیشتر بخوانید: مدیریت کارآمد اسناد در هر زمان و مکان

چرا نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک امروز بیش از همیشه مهم است؟

مدیریت گردش کار توزیع شده

اجرای قوانین تجاری در خارج از دیوارهای یک دفتر بسیار دشوار است. گردش کار خودکار که توسط سیستم‌های مدیریت الکترونیک اسناد امکان‌پذیر شده است، یکی از راه‌هایی است که می‌توان چنین قوانینی را به‌صورت الگوریتمی اجرا کرد. مهم نیست که نمایندگان یا کارمندان در کجا قرار دارند.

ثبت سوابق کاملاً آنلاین در نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

برای صنایعی که بارهای نظارتی و نگهداری سوابق سنگینی دارند، مانند مراقبت های بهداشتی، مهمان نوازی و موارد دیگر، همه سوابق باید به صورت دیجیتالی نگهداری شوند. نه تنها برای حفظ فرآیند تا حد امکان بدون تماس، بلکه برای اینکه اطلاعات قابل ردیابی، جستجو، بازیابی و اشتراک گذاری باشد. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیک همه اینها و بیشتر را امکان پذیر می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار اسناد: پیدا کردن (DMS) مناسب

نقشه برداری تصمیم گیری

صورتجلسه قبلاً یک سند اضافی در محیط اداری بود. با این حال، در حال حاضر، تصمیمات اتخاذ شده در جلسات آنلاین نیاز به ردیابی، نقشه برداری و پیگیری دقیق در غیاب توانایی فرد برای ورود به کابین مدیر دارند. سیستم های مدیریت بایگانی اسناد، مدیران را تشویق می کند تا پاسخگو باشند. و اعضای تیم خود را نیز پاسخگو می دانند. به نوعی، این ستون فقرات انسجام در سطح شرکت است.

آینده اینجاست، زودتر از آنچه انتظار داشتید.

بدون شک روش جدید انجام کارها یک چالش بوده است. با این حال، فرصت فوق‌العاده‌ای را برای کسب‌وکارها فراهم کرده است. تا فرآیندهای ناکارآمد قدیمی خود را برای پذیرش فرآیندهای جدید که به صورت دیجیتالی تغییر یافته‌اند، بازنگری کنند. می توان استدلال کرد که این بیماری همه گیر آینده جهان را تغییر نداده است. فقط رسیدن به آینده را تسریع کرده است.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک