مدیریت الکترونیک اسناد، انواع کاربر و ویژگی های امنیتی

انواع کاربر و ویژگی های امنیتی نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد چیست؟ اگر سند به صورت الکترونیکی است، آنچه باید انجام شود این است که پرونده را برای ذخیره باز کنید. سپس با دستور “وارد کردن” سند را به پرونده مورد نظر منتقل کنید. پس از انجام زمینه های لازم، مراحل ثبت نام را انجام دهید.

برای مشاهده یک سند ذخیره شده، پرونده حاوی سند انتخاب شده و سند با کمک دستور “نمایش صفحه” قابل مشاهده است. اگر اسناد زیادی در پرونده وجود داشته باشد و بخواهیم اسناد را در یک بازه زمانی مشخص ببینیم، نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد ساختاری دارد که فقط اسناد را در بازه زمانی مشخص شده ما نمایش می دهد تا چنین طبقه بندی را تسهیل کند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

طبیعتاً، اگر اسناد موجود در محیط الکترونیکی نیاز به انتقال به رسانه چاپی داشته باشند، این کار به راحتی از طریق چاپگر قابل انجام است. با انجام تنظیمات لازم می توان سند را در اندازه و کیفیت دلخواه چاپ کرد. در صورت وجود رابطه بین اسناد در پرونده های مختلف، این اسناد می توانند با یکدیگر مرتبط شوند.

برقراری تماس:

راحت ترین راه جستجو با نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد جستجو با کلمه کلیدی است. جستجو را می توان در میان تمام اسناد و همچنین در پرونده های مشخص شده انجام داد. پس از انتخاب تعداد کلمات کلیدی مورد نظر، همانطور که قبلاً ذکر کردیم، جستجو در میان همه اسناد یا در پرونده های مورد نظر انجام می شود. اگر قرار است بین پرونده های خاصی جستجو شود، پرونده های مورد جستجو باید علامت گذاری شوند. در عین حال می توان محدودیت های تاریخی برای جستجو در اسناد ایجاد کرد. بنابراین، اسناد در یک بازه زمانی خاص می توانند در محدوده جستجو قرار گیرند. سندی که یافت می شود همانطور که در سایر اسناد وجود دارد قابل چاپ، حذف و غیره است.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.

تغییر در اسناد:

اگر سندی که در حال پردازش آن هستیم، فرآیند دیگری را طی می کند یا باید توسط شخص دیگری مشاهده شود، می توان یک یادداشت هشدار دهنده بر روی سند نوشت تا این مرحله فراموش نشود. این یادداشت را می توان در یک رنگ و اندازه فوراً قابل مشاهده ویرایش کرد.

اگر بخشی از اطلاعات مندرج در سند برای ما از اهمیت بیشتری برخوردار باشد، مانند تاریخ جلسه یا مهلت انجام هر کاری، به راحتی می توان این قسمت را با کمک علامت گذاری بیشتر به چشم آورد.

مکان های لازم را می توان روی سند خط زد و با کمک فلش به نقاط خاصی اشاره کرد. علاوه بر این، می توان اظهارات مختلفی را برای نشان دادن ویژگی سند بیان کرد. به عنوان مثال، “بسیار محرمانه“، “محرمانه” و غیره برای یک سند محرمانه. “تمبر” قابل چاپ است. این تغییرات در سند در هر زمان قابل حذف هستند. به عبارت دیگر، اصالت سند از بین نمی رود.

در مورد نرم افزار افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

سازگاری با سایر برنامه ها:

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، با بسیاری از برنامه ها به ویژه برنامه های ویندوز سازگار است و می تواند اسناد تولید شده توسط این نرم افزار را بایگانی کند. اگر لازم باشد مثالی بزنیم، می توانیم یک سند الکترونیکی WORD را از طریق نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بایگانی کنیم. برای دستیابی به این هدف، کافی است فایل مربوطه ذخیره کنید. بنابراین، از اتلاف وقت زیاد جلوگیری می شود.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

انواع کاربر و ویژگی های امنیتی مدیریت الکترونیک اسناد

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد سه نوع کاربر را تعریف می کند.

مدیر سیستم:

بالاترین سطح استفاده صحیح به این گروه داده شده است. مدیر سیستم و اپراتور سیستم در این گروه قرار می گیرند. کاربرانی که در این گروه قرار دارند می توانند از تمام ویژگی های نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد استفاده کنند. با این حال، در صورت لزوم، ممکن است حقوق استفاده از برخی از کاربران این گروه محدود شود. چنین کاربرانی اختیار تعیین و تغییر حقوق سایر کاربران را دارند.

در مورد سامانه افزایش سرمایه بیشتر بدانید.

اپراتورها:

این گروه کاربری گروهی است که می تواند عملیات لازم را برای بایگانی و مدیریت الکترونیک اسناد انجام داده و سوابق جدید ایجاد کند. آنها می توانند در حدی که اجازه دارند به اسناد دسترسی داشته و عملیاتی مانند ارسال، پرینت، بایگانی و … را انجام دهند.

مشتریان:

آخرین گروه “مشتریان” حق دارند تا حد مجاز به اسناد آرشیو دسترسی داشته باشند. با این حال، آنها حق اقدام به اسناد را ندارند.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، در تعیین حقوق دسترسی کاربران، پرونده ها را “محرمانه” و “خصوصی” تعریف می کند. علاوه بر این، “سطح دسترسی” کلیه اسناد و پرونده ها تعیین می شود. مدیر سیستم سطح دسترسی کاربر را تعیین می کند. اسنادی که به عنوان “خصوصی” واجد شرایط هستند فقط توسط کاربر ایجاد کننده سند و مدیر سیستم قابل دسترسی هستند. این حقوق دسترسی تعیین شده را می توان در صورت لزوم تغییر داد.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب بخوانید.