چرا برای یک شرکت در حال رشد ضروری است که به برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه رایگان روی بیاورد؟
بیشتر مقررات مربوط به کارمندان؛ سهمیه مرخصی را برای کارمندان و کارگران تعیین کرده اند تا بتوانند برای بیماری، تعطیلات یا موارد دیگر از کار مرخص شوند. البته انواع دیگری از برگهای پرداخت شده هم وجود دارد. مانند: برگهای گاه به گاه، برگهای ترانزیت، برگهای جابجایی، برگهای پزشکی، برگهای جبرانی، برگهای حمل شده و غیره، که مخصوص شرکت است.
هر نوع مرخصی دارای سیاستی است که توسط دولت یا سازمان تنظیم شده است که صلاحیت، ماتریس تأیید و سهمیه سالانه را تعیین می کند که کارمندان می توانند از آن بهره مند شوند. به طور معمول، برگها برای یک سال تقویمی (برخلاف سال مالی) تنظیم می شوند تا سهولت عملیات و اهداف ردیابی داشته باشند.
بیشتر بخوانید:
ضرورت برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه رایگان برای کارمندان
از منظر تجارت، مرخصی گرفته شده معادل خروج پول نقد برای یک سازمان است. هر زمان که یک کارمند از مرخصی استفاده می کند، به این معنی است که هیچ بهره وری وجود ندارد. اما در عین حال، پرداخت حقوق برای آن روز باید انجام شود. بنابراین داشتن یک برنامه حضور و غیاب رایگان قوی برای یک سازمان ضروری می شود.
بسیاری از شرکت ها تصمیم می گیرند حضور کارمندان در صفحات گسترده را حفظ کنند. زیرا این کار را مقرون به صرفه و قابل کنترل می دانند. اما با رشد شرکت، به روزرسانی روزانه داده ها در صفحه گسترده برای پرسنل منابع انسانی چالش برانگیز می شود.
وظایف اداری مربوط به ثبت مرخصی استعلاجی، تأیید مرخصی سالانه، نظارت بر مانده مرخصی و غیره، غیرقابل کنترل می شود. همچنین مدیریت دستی آن باعث می شود ساعتهای پربار زیادی از یک منبع اختصاصی که به طور معنی داری در سایر پروژه های حیاتی است، صرف این کار شود.
بنابراین بهتر است قبل از اینکه صفحه گسترده های دستی غیرقابل کنترل شوند، به یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان آنلاین مجهز شوید.
بیشتر بخوانید: صورتحساب الکترونیک چیست؟ راهنمای جامع
دلایل حذف صفحات گسترده
در اینجا دلایلی وجود دارد که باعث می شود صفحات گسترده بتوانند روند مدیریت کامل مرخصی را کند کنند.
وقت گیر هستند
در سناریویی که کل مراحل مرخصی به صورت دستی توسط منابع انسانی در یک صفحه اکسل یا ثبت نام پیگیری می شود، کارمند ابتدا باید از مدیر گزارش اجازه بگیرد. در این مرحله، مدیر گزارش هیچ سابقه مرخصی از اعضای تیم خود را ندارد. او باید جهت تایید مرخصی، به وضعیت حضور اعضای تیم خود (HR) نگاهی بیاندازد. وقتی HR مرخصی موجود را تأیید کرد، مدیر می تواند تأیید کند. پس از تأیید مرخصی، مدیر باید نوع مرخصی و تعداد روزهای تأیید شده را برای به روزرسانی سوابق کارمند به منابع انسانی اطلاع دهد.
ساعت های کاری مولد اتلاف می شوند
یک سیستم مدیریت مرخصی مبتنی بر صفحه گسترده، وقت زیادی را برای پر کردن وضعیت مرخصی روزانه کارمندان صرف می کند. کار پرسنل منابع انسانی برای به روزرسانی داده های مشابه در چندین صفحه گسترده و جستجوی اطلاعات گسترده برای جمع آوری اطلاعات خاص، کاری طاقت فرسا می شود. یک نرم افزار کارآمد منابع انسانی می تواند به راحتی کل فرآیند را ساده کند و به طور قابل توجهی اتلاف ساعات کاری مولد را کاهش دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو اسناد: راهی کارآمد برای سازماندهی و ذخیره اسناد شما
داده ها به راحتی قدیمی می شوند
صرف نظر از تلاش و زمان صرف شده توسط بخش منابع انسانی در ورود دستی داده ها، همراهی با وضعیت حضور و غیاب کارمندان که همیشه در حال تغییر است، چالش برانگیز است. داده های منابع انسانی به طور مداوم با ورودی های جدید، خروج، تغییر اطلاعات شخصی، جزئیات بانکی، آموزش و غیره تغییر می کند. بسته به رشد شرکت؛ پیگیری و به روزرسانی این تغییرات از نظر انسانی غیرممکن می شود. با یک برنامه ورود و خروج رایگان آنلاین، تمام اطلاعات در سیستم ادغام می شوند و فرآیندها به طور خودکار ساده می شوند.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت اسناد (DMS): ابزاری قدرتمند برای تغییر گردش کار شما
کنترل امور تعداد زیادی کارمند غیرممکن می شود
جایی که یک مدیر دامنه کنترل گسترده ای دارد، پیگیری برنامه های مرخصی تمام اعضای تیم چالش برانگیز است. زیرا داده ها مربوط به منابع انسانی است. بعلاوه، اگر پروژه های حیاتی ادامه داشته باشند، به طور همزمان احتمال ورود بسیاری از اعضا به پروژه وجود دارد. این امر باعث می شود برنامه پروژه به خطر بیفتد.
محاسبه مرخصی پایان سال چالش برانگیز است
بیشتر شرکت ها فرآیند انتقال مرخصی دارند که در آن به کارمندان اجازه داده می شود برخی از برگه های خود را تا سال تقویمی بعدی به همراه داشته باشند. این مانده؛ علاوه بر سهمیه جدیدی است که کارمندان در ابتدای سال دریافت می کنند. منابع انسانی مجبور است به طور دستی آن برگه های مرخصی بدون استفاده را برای هر کارمند محاسبه و در سهمیه سال آینده لحاظ کند. محاسبه دستی این امر استرس زا و مستعد خطا است که به نوبه خود منجر به نارضایتی کارمندان می شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت اسناد؛ نحوه صرفه جویی در هزینه
دید محدود اطلاعات مرخصی به کارمند و مدیر ارائه می شود
ارتباطات کارکنان یک چالش بزرگ است که HR مجبور است مرتباً بر اساس برگه های اکسلی که نگهداری می کند به درخواست های موجود در مانده مرخصی و سیاست ها پاسخ دهد. در این مدیریت مرخصی دستی، این شانس وجود دارد که منابع انسانی نتواند مرخصی برگه ها را به روز کند. یا مدیران برای اطلاع دادن به منابع انسانی در مورد برگه های کارمندان خود زمان را از دست می دهند. چنین سیستم دستی طبیعتا مستعد خطا است.
هیچ منبع متمرکز اطلاعاتی وجود ندارد
در یک فرایند مدیریت مرخصی دستی، بخش منابع انسانی معمولاً صفحات گسترده جداگانه ای را برای غیبت، تعطیلات، حضور، ارزیابی و بسیاری موارد دیگر نگهداری می کند. در چنین تنظیماتی، هر بخش نیز سوابق خود را حفظ می کند. تا اطمینان حاصل کند که کاملاً به صفحه گسترده منابع انسانی وابسته نیستند. این بیشتر سردرگمی ایجاد می کند. زیرا هیچ داده متمرکز برای مراجعه وجود ندارد. حداقل دسترسی به داده ها، به منابع انسانی و بخش های مربوطه محدود است.
بیشتر بخوانید: سامانه مالیاتی مودیان پرشین؛ پر کردن شکاف مالیاتی با ثبت مالیات
دسترسی به داده های ضروری محدود است
از آنجا که داده ها بصورت متمرکز ذخیره نمی شوند، اطلاعات ساده باید از طریق بخش منابع انسانی هدایت شود. این نه تنها یک کار ساده را به تأخیر می اندازد، بلکه باعث ناامیدی کارکنان می شود.
به دست آوردن اطلاعات در زمان واقعی چالش برانگیز است
وقتی HR به طور دستی همه داده ها را در چندین صفحه گسترده ذخیره می کند، هرگونه نیاز مدیریت از یک داده خاص، باعث ایجاد وحشت در بخش می شود. مردم برای یافتن آخرین نسخه اطلاعات از انبوه پرونده های داده، عجله می کنند. برنامه حضور و غیاب کاملا رایگان آنلاین کارمندان می تواند به راحتی داده های بلادرنگ را ضبط کند. این داده ها به صورت مرکزی ذخیره می شوند. که توسط پرسنل مجاز در هر زمان و از هرجایی قابل دسترسی هستند. داده های زمان واقعی به مدیریت در تصمیم گیری استراتژیک کمک می کند.
بیشتر بخوانید: نقش برنامه مودیان در مبارزه با فرار مالیاتی
بهترین راه حل چیست؟
یک برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه ابری رایگان پاسخ مناسبی برای این امر است. اپلیکیشن حضور و غیاب رایگان به راحتی از کل پردازش مرخصی حفاظت می کند. توسط پرسنل مجاز می توان از هر مکان و هر زمان به این سیستم دسترسی پیدا کرد تا موجودی مرخصی کارمندان را تحت هر نوع مرخصی مشاهده نمود.
کارمندان می توانند به صورت آنلاین درخواست مرخصی کنند. در حالی که گردش کاری از پیش تعیین شده، برنامه را برای تأیید/رد از طریق ایمیل به مدیر مربوطه هدایت می کند. به دنبال این، مدیر می تواند با کلیک یک دکمه موجودی مرخصی کارمند را مشاهده کند. سپس اقدامات مناسب را انجام دهد. این تضمین می کند که سیستم بلافاصله به روز می شود و اطلاعات در زمان واقعی گرفته می شوند.
این امر وابستگی به پرسنل منابع انسانی را به عنوان مدیر کاهش می دهد. همچنین کارمند دید و کنترل کاملی بر روند کار دارد. در پایان سال، آنها می توانند ترازنامه مرخصی بدون نتیجه را برای سال آینده تصویب کنند؛ در حالی که HR می تواند سهمیه مرخصی جدید را با حداقل تلاش به روز کند.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش
مفتخریم که برای اولین بار در ایران برنامه حضور و غیاب کاملا رایگان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت رایگان برنامه با ما تماس بگیرید.
