پرونده
عبارت است از مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع،شخص یا سازمان که بترتیب خاصی در یک پوشه یا کلاسور نگهداری شده است . در مضامینی دیگر می توان گفت:
*پرونده مجموع های است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و یا یک شخص خاص در زابطه با هر موضوعی از مدیریت امور ساده تا به عنوان مثال مدیریت امور سهام ، که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه و یا زونکن نگاهداری شده باشد. محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است.
. *پرونده مجموعه اسناد و سوابقی است که پیوستگی و موضوع واحد داردو با روش منطقی، برای استفادههای جاری یا کاربرد آرشیوی، در پوشه یا پوشههائی تنظیم شده باشد.
. *پرونده مجموعه منظم اسناد مربوط به یک موضوع را که مبین کامل آن باشد.و بر حسب ضوابط خاص در یک پوشه یا زونکن و…نگهداری شود پرونده گوییم.
بایگانی یا آرشیو
مجموعهای از اسناد و یا پروندههای تاریخی یا اولیه است. این کلمه همچنین ممکن است به محل نگهداری اسناد اشاره کند. بایگانی برای حفظ دائم یا طولانی مدت مدارکی که دارای ارزش فرهنگی، تاریخی و یا حقوقی دارند استفاده میشود.
در تعاریفی دیگر می توان گفت:
*بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت وحفاظت اسناد و مدارک سازمان به منظور نگهداری و مراجعه.
*بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاهداری و حفاظت اسناد و مدارک است، برطبق روشی معین به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت.
*بایگانی به معنای محل نگاهداری اسناد برطبق ضوابط معین وعلمی.
*بایگانی عبارت است از محل نگهداری دائمی اسناد و مدارک گران بهایی که از نظر اداری،حقوقی،مالی،علمی،تاریخی و فرهنگی ارزش نگهداری دائمی را دارند.
*کلیه سیاستها , خط مشیها , روشها و رویه ها , به طریقی در بایگانی انعکاس می یابند و به عنوان منابع اطلاعاتی در آن جا حفظ می شوند تا در مواقع نیاز , مورد استفاده قرار گیرند . در واقع بایگانی عبارت است از : ثبت و حفظ اطلاعات و عملکردهای مربوط به گذشته, به منظور استفاده در حال و آینده.
*بطور کلی بایگانی در اصطلاح مدیریت اسناد به ۳ مورد گفته میشود:
- مجموعه روشهای علمی و استاندارد (نحوه تشکیل پرونده، تنظیم بازرگانی، کدگذاری، دستیابی به پرونده، تفکیک پروندهها به جاری، نیمه جاری و راکد و…
- محل نگهداری و حفظ اسناد
- مجموعه پروندههای موجود در بایگانی
*در نظام اداری کشور ما، بایگانی دو تعریف و کارکرد دارد:
- تشکیلات تعریف شده ای است که وظیفه دریافت، ثبت، حفظ و نگهداری سوابق و پروندههای دستگاه ذیربط را برعهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افراد معین میباشد.
- فرایندی است که طی آن، سوابق دستگاه در پروندههای مرتبط درج و نگهداری می شود.
سایر مباحث مرتبط با موضوع بایگانی اسناد
به نظر می رسد در این قسمت از بحث پرداختن مختصر به برخی موضوعات که کمک درخور توجهی به درک بیشتر موضوع بحث مان می نماید خالی از لطف نباشد.
مدیریت امور دفتری:
مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.
امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری
دریافت،ثبت، ارجاع ،پیگیری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزیی تری برخوردارمی باشد.
دبیر خانه:
دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.
نامه های اداری:
یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.
- انواع نامه های اداری از نظر وصول شامل وارده و صادره است.
- انواع نامه های اداری از نظرنوع هم به شخصی، اداری، محرمانه تقسیم می شوند. که انواع محرمانه ی آن به محرمانه، خیلی محرمانه، سری، کلی سری می باشد.
- انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری شامل بازگشتی، عطفی، پیرو،ابتدا به ساکن می شود.
- انواع نامه ها از نظر تفکیک شامل عادی، فوری، خیلی فوری، آنی می باشد.
یادداشت اداری:
برای هدایت و راهنمایی و تسریع در امور و وظایف اداری از طرف سطوح سازمانی نوشته و صادر می شود و می تواند فاقد شماره باشد و دارای تاریخ و امضاء می باشد.
عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:
- کارکنان با تجربه وآموزش دیده
- تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
- تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
- تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
- تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
- تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین
عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری:
- رئیس دفتر یا دبیر خانه
- معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
- مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
- مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها
فرم کنترل نامه
مشخصات نامه های ارسالی وکلیه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گیرندگان مشخص می نماید.
کد گذاری نامه:
برای تسهیل کار متصدیان تعیین مسیر گردش نامه، باید کلیه واحدهای دارای کد شناسایی باشند تا به وسیله کد گذاری امر شناسایی و توزیع نامه ها آسانتر صورت پذ یرد.
انواع دفاتر مدیریت امور دفتری:
- دفتر ثبت وارده و صادره
- دفتر اندکس دبیرخانه
- دفتر راهنمای الفبایی
- دفتر اندکس شماره ای
- دفتر ارسال ورسید نامه ها
انواع فرمهای مدیریت امور دفتری:
- فرم در خواست پرونده
- فرم جانشین پرونده
- فرم ارجاع نامه
فرایند کنترل نامه ها:
این فرایند برای ثبت نامه های وارده و صادره همچنین تعیین محل آنها اعمال می شود.
روشهای کنترل:
- کنترل تک فرمی
- کنترل از طریق فرم ارسال نامه ها
- کنترل از طریق دفتر رسید نامه ها
- کنترل از طریق دفتر ثبت وارده و صادره نامه ها
ارزشیابی اسناد
تشخیص ارزش اسناد (اداری و آرشیوی) را از اوراق زائد ارزشیابی میگویند. اوراقی که فاقد ارزشهای اولیه و ثانویه باشند اوراق زائد هستند.
انواع ارزشیابی:
- ارزشیابی اداری : با توجه به قوانین و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاکم بر دستگاه ایجاد کننده سند ارزش اسناد دارای و مدت زمان اعتبار آن (جدول زمانی) مشخص میشود
- ارزشیابی آرشیوی : با توحه به محتوای اسناد در زمینههای سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و… و نیاز پژوهشگران اسناد ارزشیابی میشوند.
ادامه مقاله را در بخش سوم دنبال کنید.
