چرا مهارت‌های سازمانی مهم هستند؟

شرکت‌ها اغلب به دنبال کارمندان با کیفیتی می‌گردند که دارای مهارت‌ های سازمانی قوی هستند. شما می توانید این مهارت ها را با استفاده از تمرین و انضباط شخصی ایجاد کنید. هنگامی که مهارت‌ های سازمانی را توسعه دادید، می توانید به طور منظم از آنها برای ایجاد یک عادت دائمی و دستیابی به موفقیت بیشتر در کار استفاده کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

مهارت‌ های سازمانی چیست؟

مهارت‌ های سازمانی شایستگی هایی هستند که می توانید از آنها برای ایجاد ساختار و نظم در زندگی روزمره خود استفاده کنید. آنها می توانند به شما کمک کنند کارآمدتر و موثرتر کار کنید و در نتیجه بهره وری و عملکرد شما را افزایش دهند. هنگامی که یک کارمند تسلط کاری قوی را در محل کار نشان می دهد، معمولاً به این معنی است که آنها همچنین استعداد قوی برای مدیریت زمان، تعیین هدف و درک چگونگی دستیابی به اهداف خود دارند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

چرا توسعه مهارت‌ های سازمانی مهم هستند؟

افراد با تسلط کاری قوی برای کمک به عملکرد موفقیت آمیز یک کسب و کار با اطمینان از کارایی عملیاتی ضروری هستند. این مهارت‌ها در محل کار برای افزایش بهره‌وری و اطمینان از تحقق مداوم اهداف شرکت مورد نیاز هستند.

مهارت‌ های سازمانی نیز از این جهت بنیادی هستند که اغلب از رشد و توسعه مهارت‌های دیگر مانند تفکر انتقادی و ارتباطات حمایت می‌کنند. افراد با تسلط کاری دقیق ممکن است فرصت های تبلیغاتی، نقش های رهبری یا مسئولیت های سطح بالاتر را نیز دریافت کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

انواع مهارت‌ های سازمانی

در حالی که طیف گسترده ای از تسلط کاریوجود دارد، اکثر آنها در یکی از دو دسته قرار می گیرند.

فیزیکی یا استدلالی.

این ایده خوبی است که از مهارت های استدلالی و فیزیکی سازمانی در کنار هم استفاده کنید. زیرا هر دو برای دستیابی به اهداف ضروری هستند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

تسلط کاری فیزیکی

مهارت‌های سازمانی فیزیکی به طور کلی به حفظ یک فضای کاری مرتب (فیزیکی و مجازی) و عادات کاری منظم مربوط می شود. به عنوان مثال، اگر در یک جلسه برنامه ریزی پروژه شرکت می کنید، می توانید مهارت‌ های سازمانی را با یادداشت برداری واضح در طول جلسه، ذخیره آنها در مکانی مشخص که می توانید به راحتی به آنها مراجعه کنید و به روز رسانی مناسب در جدول زمانی پروژه مربوطه نشان دهید. چند نمونه از مهارت‌های سازمانی فیزیکی در محیط کار عبارتند از:

مستندات

مستندسازی جلسات، مهم است. همچنین می‌توانید پیشرفت یک پروژه، ایده‌های جدید، اهداف شخصی و حرفه‌ای یا فهرست کارهایتان را مستند کنید. مستندسازی اطلاعات ارزشمندی مانند این، خواه به صورت مکتوب، عکس، صدا یا ضبط ویدیویی باشد، می تواند به شما در رسیدن به ضرب الاجل و حل مشکلات آینده کمک کند.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

تشکیل پرونده

شما می توانید در درجه اول با فایل های دیجیتال، ایمیل ها یا اسناد کاغذی سر و کار داشته باشید. صرف نظر از این، داشتن پوشه‌ها یا درایوهایی که اطلاعات مهم را در آنها ذخیره می‌کنید، می‌تواند به شما کمک کند تا سریع‌تر حرکت کنید و در محل کار فعال‌تر باشید. به عنوان مثال، اگر مدیر شما در مورد وضعیت پروژه ای که روی آن کار می کنید بپرسد، می توانید به سرعت اسناد و جدول زمانی را پیدا کنید تا به روز رسانی دقیقی به آنها بدهید.

نگهداری سوابق

ثبت معاملات یا رویدادهای تجاری به روشی سیستماتیک نیز یک مهارت حیاتی است. به ویژه هنگام کار با مشتریان، فروشندگان یا گزارش های مستقیم. این می تواند به شما و سایر همکاران کمک کند تا انتظارات روشنی داشته باشید. مسئولیت پذیری را پیگیری کنید و برای آینده برنامه ریزی کنید.

نظم و ترتیب

وقتی حالت ذهنی سازمان یافته ای دارید، معمولاً وضوح بیشتری برای تجزیه و تحلیل مشکلات و تصمیم گیری دارید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

تسلط کاری سازمانی

مهارت‌های سازمانی مرتبط با استدلال و تفکر انتقادی می تواند به شما در حل مشکلات، برنامه ریزی پروژه ها، همکاری بهتر و خیلی بیشتر کمک کند. این مهارت ها برای کارفرمایان جذاب هستند. زیرا ویژگی های پویای شما را به عنوان یک کارمند نشان می دهند. نمونه هایی از تسلط کاری که مستلزم استدلال هستند عبارتند از:

تحلیلی

توانایی شما برای انجام تحقیقات، مرتب سازی داده ها، پردازش سریع یافته ها و رسیدن به یک نتیجه گیری صحیح، نیازمند آموزش مهارت‌ های سازمانی قوی است.

همکاری

همچنین زمانی که ممکن است مجبور به برنامه ریزی و اجرای جلسات، تعیین یا بر عهده گرفتن مسئولیت های جدید، تعیین انتظارات یا پیگیری موارد قابل تحویل باشید، برای کار هماهنگ با دیگران در تیم خود به تسلط کاری نیاز دارید.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

ارتباط

ارتباطات سازمان یافته برای کار موثر با همکاران ضروری است، خواه آنها گزارش مستقیم، مدیر یا مشتری باشند. برقراری ارتباط متفکرانه و منسجم ایده ها می تواند اطمینان حاصل کند که آنها به خوبی دریافت می شوند. به شما کمک می کند از ناکارآمدی هایی مانند تفسیر نادرست جلوگیری کنید.

برنامه ریزی

یکی دیگر از مهارت‌های سازمانی این است که تصمیم بگیرید واقعاً چه کاری باید انجام شود، چه زمانی باید انجام شود، سپس برای آن برنامه بریزید.  این شامل درک مهلت‌ها و کار به عقب برای ترسیم اولویت‌بندی هر کار در طول مسیر است.

هیئت نمایندگی

همچنین می‌توانید مهارت تصمیم‌گیری بهترین فرد برای انجام هر کار را تقویت کنید، تکلیف را با آنها در میان بگذارید و به آنها کمک کنید پیشرفت خود را پیگیری کنند. تفویض اختیار یک مهارت سازمانی مهم است که به ما امکان می دهد در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسیم.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

مدیریت زمان

بخش دیگری از مهارت‌ های سازمانی، درک این موضوع است که چگونه می‌توان مدت زمانی را که یک کار خاص باید صرف کند، در نظر گرفت. این به شما امکان می دهد برنامه روزانه خود را برنامه ریزی کنید و از زمان خود به طور موثر استفاده کنید. همچنین از تعادل بهتر کار و زندگی پشتیبانی می کند. در زیر نمونه‌های بیشتری از مهارت‌های سازمانی وجود دارد که کارفرمایان برای آنها ارزش قائل هستند. همچنین می‌توانند به موفقیت شما در کار کمک کنند. هنگامی که شروع به ایجاد یک روال سازمانی قوی می کنید، توسعه این مهارت ها آسان تر می شود:

• استراتژی
• رهبری یا مدیریت تیم ها
• مدیریت تعارض
• تفکر انتقادی
• حل مسئله
• توجه به جزئیات

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

نحوه انتقال مهارت‌های سازمانی به کارفرمایان

در طول فرآیند استخدام، کارفرمایان استدلال و تسلط کاری فیزیکی شما را برای ارزیابی سطح مهارت شما مشاهده می کنند. انتقال هر دو نوع این مهارت بسیار مهم است تا مصاحبه کنندگان و مدیران استخدام بتوانند پتانسیل کامل شما را درک کنند.

مهارت‌ های سازمانی را در رزومه خود نشان دهید

جذابیت بصری رزومه شما مهارت‌های سازمانی فیزیکی شما را نشان می دهد. رزومه شما باید عاری از اشتباهات و تناقضات قالب بندی باشد. زیرا استخدام کنندگان ممکن است این موارد را به عنوان عدم توجه به جزئیات تفسیر کنند. همچنین، استفاده از یک طرح ساده که خواندن آن آسان است و محتوا را به ترتیب منطقی ارائه می‌کند، نشان می‌دهد که شما مهارت سازمان‌دهی اطلاعات را دارید.

همچنین باید تسلط کاری مناسب را در قسمت خلاصه، مهارت ها و شرح تجربیات در رزومه خود شرح دهید. کلمات کلیدی را از شرح شغل مطابقت دهید و از افعال عمل قوی استفاده کنید تا بیان کنید که مهارت های استدلال لازم برای موفقیت در نقش را دارید. برای مثال، ممکن است در مورد اینکه چگونه «با مدیریت سهامداران، واگذاری وظایف و ردیابی دقیق پیشرفت یک پروژه را به موفقیت رسانده‌اید» بنویسید.

در مورد برنامه مدیریت اسناد بخوانید.

مهارت‌ های سازمانی خود را در طول مصاحبه مورد بحث قرار دهید

با زودتر آمدن، لباس پوشیدن، یادداشت برداری و پرسیدن سوالات متفکرانه، تسلط کاری فیزیکی خود را در طول مصاحبه نشان دهید.

هنگامی که شما پاسخ های خود را می دهید، این موضوع نیز مطرح می شود. هنگام آماده شدن برای مصاحبه، نقاط صحبت خود را با استفاده از تکنیک STAR سازماندهی کنید تا مصاحبه‌کنندگان بتوانند پاسخ‌های شما را بفهمند و ایده‌ای از نحوه انتقال ایده‌های شما به دست آورند.

تسلط کاری خود را نشان دهید که شامل استدلال در هنگام توصیف آنچه واقعاً انجام داده اید و چگونه به اهداف خود دست یافته اید. به عنوان مثال، آیا فرآیند جدیدی ایجاد کردید یا اجرا کردید که به تیم شما کمک کرد تا از معیارها فراتر رود؟ آیا رهبری پروژه ای را بر عهده گرفتید یا رویدادی را سازماندهی کردید که باعث افزایش آگاهی از برند برای شرکت شما شد؟

در مورد برنامه آرشیو اسناد بخوانید.