نحوه نوشتن نامه هشدار برای غیبت (بخش دوم)
نحوه نوشتن نامه هشدار برای غیبت (بخش دوم)
نوشتن یک نامه هشدار برای غیبت چالش برانگیز است، به ویژه به این دلیل که کارمندان ممکن است موضوع را ناراحت کننده یا متضاد بدانند.
با این حال، نامه های اخطار ابزارهای ارتباطی عملی هستند. زیرا فرصتی را برای شرکت در گفتگوی سازنده فراهم می کنند. و به کارکنان فرصتی می دهند تا غیبت های خود را توضیح دهند یا درخواست کمک کنند. هدف از یک نامه هشدار موثر این است که انتظارات خود را به وضوح بیان و در عین حال انصاف را حفظ کند و موارد قابل اجرا برای بهبود حضور را ارائه دهد.
بیشتر بخوانید: نحوه نوشتن نامه هشدار برای غیبت (بخش اول)
مرحله اول نوشتن نامه هشدار غیبت
یکی از راه‌های ایجاد نامه هشدار این است که با ارائه زمینه‌ای برای رفتار کارمند شروع کنید. نامه را با اذعان به این که کارمند کار خود را از دست داده است و تأثیری که این کار بر شرکت، همکاران و پیشرفت کاری خود داشته است، شروع کنید. سرزنش یا حمله نکنید، بلکه بر روی ارائه اطلاعات عینی مرتبط با نگرانی های خود تمرکز کنید.
به عنوان مثال:
می توانید نامه را با چیزی مانند این شروع کنید: “من می نویسم تا نگرانی هایی را که به عنوان یک تیم در رابطه با سابقه حضور شما در چند ماه گذشته داریم، برطرف کنم. ما متوجه شده ایم که شما اغلب غیبت کرده اید و این غیبت به طور مستقیم بر روند کار ما تأثیر گذاشت.»
پس از تنظیم زمینه، به جزئیات خاص در مورد سابقه غیبت کارمند بروید. این ممکن است شامل تاریخ ها و دلایل از دست دادن شیفت ها یا روزهای کاری مطابق با سوابق شما باشد. هشدارها، مکالمات یا اقدامات قبلی را که ممکن است در برخورد با الگوهای غیبت آنها انجام داده باشید، ذکر کنید. این به حفظ مسئولیت‌پذیری کمک می‌کند و تضمین می‌کند که هر دو طرف آنچه را که قبلاً بحث شده است، درک می‌کنند.
استفاده از داده‌ها به این شیوه می‌تواند برای نشان دادن اینکه چرا غیبت بیش از حد باید زودتر از موعد به طور مستقیم برطرف شود، قانع‌کننده باشد.
بیشتر بخوانید: نحوه کاهش غیبت کارکنان
مرحله دوم نوشتن نامه هشدار غیبت
در مرحله بعد، آنچه را که در رابطه با تغییرات مورد نیاز برای بهبود هنگام پرداختن به مسائل غیبت انتظار دارید، مشخص کنید. صریح و با درایت باشید و از اظهارنظرهای بی اساس خودداری کنید. مطمئن شوید که نوع غیبت‌ها مربوط به شما می‌شود و راهنمایی‌هایی در مورد میزان اخطار قبل از مرخصی ارائه کنید. پیشنهادهایی در مورد اینکه چگونه برنامه‌ریزی‌ها می‌توانند مسئولیت‌های خارج از کار را برآورده کنند، ارائه دهید. تا کارکنان بتوانند تعادل کار و زندگی خود را بدون تأثیر منفی بر عملکرد یا بهره‌وری مدیریت کنند.
این نامه ممکن است چیزی شبیه به این را پیشنهاد کند:
“ما می خواهیم با شما برای یافتن راه حلی برای این نگرانی های حضور و غیاب همکاری کنیم. ما معتقدیم که با برنامه ریزی مناسب و ارتباط بهتر، می توانید بین زندگی شخصی و خواسته های کاری خود تعادل برقرار کنید.”
همچنین استفاده از نمونه‌ای از تأثیر اقدامات آنها بر کسب‌وکار می‌تواند مفید باشد. مانند توصیف اینکه چگونه غیبت بر ضرب‌الاجل‌ها، کیفیت، رضایت مشتری و سایر مؤلفه‌های ضروری تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال: “غیبت های طولانی مدت شما ما را مجبور کرده است که توانایی خود را برای ارائه نتایج به موقع برای مشتریان کاهش دهیم. که ما را در معرض خطر از دست دادن کسب و کاری قرار داده است که برای ایجاد آن سخت تلاش کرده ایم.”
ارائه گزینه‌هایی برای پشتیبانی نیز در ایجاد یک نامه هشدار مؤثر بسیار مهم است. ممکن است همیشه بخواهید نقشه ای برای بهبود حضور و غیاب ترسیم کنید تا کارمند را برای موفقیت بهتر آماده کنید.
عناصر مهم در نامه
نامه هشدار کارمند باید حاوی عناصر حیاتی باشد تا از وضوح و اثربخشی اطمینان حاصل شود. یکی از عناصر مهم توبیخ کتبی رسمی، زبان واضحی است که به طور عینی به موضوع می پردازد. اما هنوز همدلی و نگرانی را نسبت به کارمند نشان می دهد. این یک لحن مثبت برای رسیدگی به مسائل غیبت ایجاد می کند.
یکی دیگر از عناصر مهم این است که به صراحت تعریف کنیم که چه نوع غیبت نیاز به نگرانی دارد. این می تواند شامل هر شکلی از مرخصی استعلاجی کوتاه مدت غیر اضطراری یا درخواست های مرخصی بزرگتر باشد که بهره وری تیم را مختل می کند. برجسته کردن نمونه هایی از غیبت های غیرقابل قبول به کارمند کمک می کند تا بفهمد شرکت انتظار دارد چه رفتاری را بهبود بخشد.
نامه اخطار همچنین باید راه حل هایی را برای رسیدگی به این موضوع در حین ارائه پشتیبانی از کارمند ارائه دهد تا بتوانند انتظارات شما را برای حضور برآورده کنند. این بخش باید شامل انتظارات روشنی در مورد اینکه هر چند وقت یکبار انتظار دارید که آنها ظاهر شوند و کارآمد کار کنند، باشد. و جایگزین های احتمالی مانند زمان شروع انعطاف پذیر را مشخص کند.
همیشه مهم است که راه‌حل‌های جایگزین را قبل از اعمال تدابیر انضباطی سخت‌گیرانه‌تر، از جمله فسخ، در نظر بگیرید. این نه تنها نشان‌دهنده نگرانی برای کارمند است، بلکه می‌تواند هر گونه روابط شغلی موجود را حفظ کند و در عین حال روحیه و اعتماد را با کارکنان ایجاد کند.
علاوه بر این، داشتن لحن مثبت نسبت به بهبود می‌تواند کارکنان را برانگیزد تا از موقعیت خود قدردانی کنند و الگوی حضور و غیاب در محل کار خود را در دست بگیرند.
بیشتر بخوانید: مدیریت غیبت مزمن کارمندان
در نهایت
نامه هشدار غیبت بیش از حد شما باید با انتظارات روشن خاتمه یابد. اینها باید شامل کارهایی باشد که انتظار دارید کارمندتان در مرحله بعدی در مورد حضورشان انجام دهد و اگر بهبودها در مهلت تعیین شده انجام نشود، چگونه برای اصلاح وضعیت اقدام خواهید کرد.
به عنوان مثال، این نامه می تواند اینگونه باشد: “ما اطمینان داریم که می توانید الگوی حضور خود را طی سی روز آینده بهبود دهید تا از عواقب بیشتر جلوگیری کنید.” ارائه بازخورد پس از دریافت پاسخ اولیه، پس از صدور نامه هشدار غیبت بسیار مهم است.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
برنامه حضور و غیاب مبتنی بر ابر
برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه
نرم افزار لیست بیمه ماهانه پرسنل
اپلیکیشن لیست بیمه ماهانه پرسنل
برنامه لیست بیمه ماهانه پرسنل ابری
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
