نحوه مستندسازی مسائل مربوط به عملکرد کارکنان

روش های مختلفی برای ردیابی عملکرد کارکنان در محل کار وجود دارد. در صورت بروز مشکلات، برای منابع انسانی مهم است که به موقع و کارآمد به آنها رسیدگی کنند. هنگامی که تمام داده های مرتبط جمع آوری شد، می توان آن را با کارمند مورد بررسی قرار داد تا زمینه های بهبود آنها را نشان دهد و به آنها در تعیین و رسیدن به اهداف برای موفقیت کمک کند.

در این مقاله، ما تعریف می‌کنیم که مسائل مربوط به عملکرد کارکنان چیست، چرا مستند کردن مسائل عملکرد برای شما بسیار مهم است و چگونه می‌توانید آنها را به طور مؤثر مستند کنید.

در مورد آرشیو اسناد بخوانید.

موضوع عملکرد کارکنان چیست؟

مسئله عملکرد کارکنان زمانی است که یک کارمند الزامات خاصی را که یک شغل مستلزم آن است برآورده نمی کند، مانند حضور، اهداف خط مشی و استانداردها برای حفظ فرهنگ سازمان. معمولاً مسائل مربوط به عملکرد مستقیماً توسط مدیر کارمند تشریح می شود و پس از آن توسط منابع انسانی مستند می شود. با این حال، منابع انسانی ممکن است مسئولیت اطلاع رسانی به یک کارمند در مورد یک موضوع عملکرد و مستندسازی آن را بر عهده بگیرند.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

چرا برای شما مهم است که مسائل مربوط به عملکرد کارکنان را مستند کنید

مهم است که مسائل مربوط به عملکرد را مستند کنید. زیرا یک سوابق مکتوب در مورد دوره تصدی یک کارمند در شرکت، رابطه آنها با مدیر و همکارانشان و سوابق آنها در انطباق با خط مشی ذکر شده در دفترچه راهنمای کارمندان را حفظ می کند. به طور کلی، مستندسازی عملکرد کارکنان به شما کمک می‌کند تا در فرآیند تحقیق انصاف را القا کنید. در عین حال دیدگاهی عینی در آزمایش رفتار کارکنان در محل کار ارائه دهید. مدیران همچنین باید پرونده یک کارمند را برای پیگیری نحوه انجام کارشان نگه دارند. این می تواند به صورت هفتگی، ماهانه یا سالانه انجام شود.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

نحوه مستندسازی مسائل مربوط به عملکرد کارکنان

هنگام مستندسازی مشکلات عملکرد کارکنان مراحل زیر را دنبال کنید:

• به حقایق پایبند باشید و بر انتظارات تاکید کنید.

• بر رفتار تأکید کنید.

• سوابق عملکرد گذشته را تراز کنید.

• اثبات سوء رفتار را شرح دهید.

• عواقب را شناسایی و ارائه کنید.

• حضوری ملاقات کنید و امضا بگیرید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

۱- به حقایق پایبند باشید و بر انتظارات تاکید کنید

ملاقات با یک کارمند برای بحث در مورد مسائل مربوط به عملکرد آنها به شما این فرصت را می دهد که تمام حقایق مربوط به شرایط را نشان دهید. بسته به شدت مشکل عملکرد، حقایق را می توان توسط یک مدیر یا فردی در تیم اجرایی به شما ارائه کرد. در هر صورت، به جمع آوری معیارها ادامه دهید تا برنامه ریزی کنید که چگونه شکاف عملکرد را برای کارمند توضیح دهید و چگونه آنها می توانند انتظارات مورد نیاز مدیریت را برآورده کنند.

مطمئن شوید که از کلمات ذهنی مانند هرگز یا همیشه در یک گزارش کتبی اجتناب کنید. حتی اگر هیچ سابقه ای از انجام یک کار خاص نداشته باشند. در عوض، از اعداد برای نمایش یک تحلیل آماری در گزارش خود استفاده کنید. به این ترتیب، کارمند می تواند شواهدی برخلاف گزارش ارائه دهد یا می تواند هدفی برای خود ایجاد کند تا آمار خروجی را افزایش دهد.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۲- بر رفتار تأکید کنید

اگر گزارشی مبتنی بر رفتار می نویسید، پس عاقلانه است که گزارشی تهیه کنید که رفتار را به جای شخصیت یک فرد برجسته کند. یک گزارش باید شامل مدیری باشد که اقدامات یک کارمند را به تصویر می‌کشد، که به عنوان کاتالیزوری برای گزارش آن به شما عمل می‌کند. پاسخگو نگه داشتن یک کارمند می تواند به شما در ارائه توصیه هایی کمک کند که می تواند به ارتقای رفتار آنها یاری رساند و در عین حال خود را در محل کار مسئول نگه دارند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

۳- سوابق عملکرد گذشته را تراز کنید

الزامات رفتار در محل کار معمولاً در کتابچه راهنمای کارمند ارائه می شود. توجه به مواردی که آنها نقض کرده اند، به کارمند یک دید کلی می دهد که چرا عملکرد آنها ممکن است به عنوان سوء رفتار یا عملکرد ضعیف برچسب زده شود. حتماً یک نسخه از دفترچه راهنمای کارمند را چاپ و توزیع کنید و در دفترچه راهنمای کارمند شرایطی را که کارمند رعایت نکرده است برجسته کنید.

اگر این اولین نقض کتابچه راهنمای کارمندان یا سناریویی است که در آن استانداردهای عملکردی را رعایت نکرده‌اند، ممکن است هضم این اطلاعات ارائه‌شده برای کارمند آسان‌تر باشد. بنابراین، هنگامی که کارکنان را به صورت کتبی پاسخگوی اعمال خود می کنید، مرحله قبل را در نظر داشته باشید.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۴- اثبات سوء رفتار را شرح دهید

اطلاعاتی را از مدیر مستقیم کارمند و ایمیل های کتبی از همکارانشان دریافت کنید تا اثباتی از اقدامات آنها نشان دهد. شما می‌خواهید یک گزارش قوی داشته باشید تا به یک کارمند درک کاملی از نحوه جمع‌آوری اطلاعات مربوط به عملکردشان و همچنین نوع تخلف انجام شده در محل کار بدهید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

۵- شناسایی و ارائه پیامدها

اعمال فوق به شما کمک می کند تا اقدام انضباطی مناسب را برای کارمند تعیین کنید. همچنین، مشخص می‌کند که چرا یک کارمند مطابق با استانداردهای شرکت کار نمی‌کند یا یک مشکل از قبل موجود را اصلاح نمی‌کند. ضرب الاجلی تعیین کنید تا به آنها اجازه دهید به اندازه کافی در نقش خود عمل کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

۶- ملاقات حضوری و گرفتن امضا

جلسات مربوط به عملکرد و رفتار نادرست باید همیشه حضوری باشد. این به شما این فرصت را می دهد که تمام اطلاعات لازم را که در نتیجه تحقیق جمع آوری شده است ارائه دهید. کارمند اطلاعات را پردازش و تجزیه و تحلیل کند و سؤالات مناسب بپرسد.

پس از بحث در مورد تمام سوالات مرتبط با مستندات عملکرد خود، از کارمند بخواهید سند را امضا کند. تا به این نتیجه برسد که محتوای اسناد را خوانده و درک کرده است. همچنین، به کارمند اطلاع دهید که با امضای سند تأیید می کند که آنها با بخش منابع انسانی در مورد عملکرد خود گفتگو کرده اند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.