مدیریت الکترونیکی چیست؟ (بخش سوم)

امروزه مدیریت الکترونیک در شرکت ها و سازمان ها حرف اول را می زنند. مدیریتی مواردی مانند: مدیریت کنترل ورود و خروج کارکنان، مدیریت الکترونیک اسناد، مدیریت الکترونیک ارسال مرسولات و …از مواردی هستند که مدیریت آنها به شکل دقیق ضروری است. در ادامه به موارد بعدی چالش ها و موانع استفاده از سیستم های مدیریتی الکترونیک می پردازیم.

• عوامل ساختاری و سازمانی مانع استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی است.

مدیریت دانش، کارمندان و ارتباطات داخلی همه در ادبیات فعلی مدیریت بازرگانی از نظر موفقیت و بقای سازمانی بسیار مهم شناخته شده است.

علاوه بر این، فرآیندهای دولت الکترونیکی پیچیده هستند و سیستم های پیچیده اطلاعاتی با معماری یکپارچه در حال حاضر آنها را اداره می کنند. این پیچیدگی هر بار که کاربران با چنین سیاستی به صورت الکترونیکی معامله کنند به کاربران منتقل می شود.

• عوامل فنی و فناوری مانع استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی است.

• عوامل محیطی مانع استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی است.

در این مقاله، عوامل محیطی شامل شبکه یکپارچه فناوری اطلاعات در کشور، وجود قوانین و مقررات لازم و وضوح در سیاستگذاری در این زمینه است. آن سیاست محصول مبارزه گروهی بین جناح های رقیب است که دائماً تلاش می کنند سیاست گذاری و تصمیم گیری را به نفع خود سنگین کنند. از این نظر، سیاست های فناوری اطلاعات استثنا نیستند.

شش فرضیه اصلی و فرضیه فرعی مربوط به یکدیگر

عوامل مدیریتی

1. عدم آگاهی فناوری در بین مدیران و سرمایه گذاران
2. عدم دانش و تجربیات مدیران مربوط به رایانه
3. عدم آگاهی در بین علما از مزایای فناوری اطلاعات
4. عدم انگیزه و حمایت از مدیران
5. عدم تعهد کافی مدیران عالی در اجرای مدیریت الکترونیک
6. چرخه عمر کوتاه مدیریت

عوامل انسانی

1. کمبود متخصص فناوری اطلاعات در سازمان ها
2. عدم علاقه و انگیزه کارکنان برای استفاده از تکنیک های مدیریتی جدید
3. عدم آموزش مربوط به کارمندان
4. مقاومت کارکنان در برابر تغییر

عوامل فرهنگی – اجتماعی

1. فرهنگ توسعه نیافته برای کاربرد مناسب مدیریت الکترونیک
2. ناآشنایی کاربران با فناوری اطلاعات و مدیریت الکترونیک
3. عدم آشنایی شهروندان و مقامات با عملکرد فناوری اطلاعات

عوامل سازمانی – سازه ای

1. ضعف کانالهای ارتباطی در سازمانها
2. کمبود منابع مالی برای تجهیز نرم افزار و سخت افزار
3. توانایی مالی کافی واحدها برای استفاده از فناوری اطلاعات

عوامل فنی – تکنیکال

1. کمبود امکانات نرم افزاری کافی
2. عدم تطابق بین سیستم ها و کاربران
3. نبود پهنای باند کافی برای اینترنت
4. وجود مشکلات شبکه و مخابرات
5. مشکلات در کاربرد IT

فاکتورهای محیطی

1. هیچ شبکه یکپارچه ای در کشور وجود ندارد
2. فقدان قوانین و مقررات لازم در کشور
3. عدم وضوح در سیاست گذاری در ایتفاده از مدیریت الکترونیک
4. عدم هماهنگی و همکاری بین واحدها و بخشهای مختلف در صنایع و سازمانها
5. روش تحقیق

در مرحله اول تحقیق، پس از بررسی تحقیقات و اسناد قبلی مربوط به این حوزه در ایران و مناطق مختلف جهان، موانع مدیریت الکترونیکی شناسایی و در ۴۵ دسته طبقه بندی شد. این دسته ها به متخصصان و دانشمندان ارائه می شد. آنها در ۲۵ زیرمجموعه و ۶ موانع شامل موانع مدیریتی، انسانی، فرهنگی-اجتماعی، سازمانی، ساختاری، فنی-تکنیکال و محیطی طبقه بندی شدند. موانع با مقیاس اندازه گیری شد: کاملاً موافق، موافق، مخالف و کاملاً مخالف. این تحقیق در ۴۵ سازمان شامل دولتی، خصوصی، مشاغل و غیره انجام شده و پرسشنامه ها بین ۲۰۰ نفر از متخصصان، دانشمندان و مدیران توزیع شده است.

توزیع پرسشنامه ها مستقیماً یا الکترونیکی انجام شد و سرانجام ۱۵۰ پرسشنامه برگشت داده شد. بنابراین نرخ بازگشت حدود ۰٫۷۵٪ بود که قابل قبول است. پایایی پرسشنامه ها توسط برخی از محققان در زمینه مربوطه معتبر شناخته شده و اعتبار آن با ضریب آلفای کرونباخ ۸۹٪ مورد آزمایش قرار گرفت که نشان دهنده اعتبار بالای آن است. به منظور تجزیه و تحلیل داده های ارائه شده در پرسشنامه ها ، از آمار مرجع نیز استفاده شد.

تجزیه و تحلیل داده ها

به منظور تجزیه و تحلیل داده های جمع آوری شده توسط پرسشنامه ها، از آمار استنباطی و آزمون معنی داری نسبت با ضریب اطمینان ۹۵٪ استفاده شد. یافته ها نشان می دهد که همه عوامل به جز موارد زیر از جمله موانع مدیریت الکترونیکی در ایران هستند:

• کمبود امکانات نرم افزاری کافی (۱۷).
• ناسازگاری بین سیستم ها و کاربران (۱۸).
• کمبود متخصص IT در سازمانها (۷).
• مشکل در کاربرد فناوری اطلاعات (۲۱) ؛
• عدم آگاهی در بین علما از مزایای فناوری اطلاعات (۳).
• عدم آموزش مربوط به کارمندان (۹).   

نتیجه گیری

بر اساس یافته های این مقاله، عوامل اجتماعی-فرهنگی از مهمترین موانع پیشگیری در استفاده از مدیریت الکترونیکی هستند. در حالیکه عوامل فنی و انسانی از کمترین عوامل هستند. بدیهی است که برای حل موانع باید بر عوامل فرهنگی و سازمانی تأکید شود.

توسعه آگاهی فرهنگی برای به کارگیری فناوری اطلاعات ، افزایش آگاهی مردم و مقامات از ساختار ، عملکرد و مزایای پذیرش و کاربرد فناوری اطلاعات، توسعه کافی شبکه و زیرساخت های ارتباطی، توسعه کاربرد خدمات الکترونیکی مانند بانکداری الکترونیکی و بیمه الکترونیکی ، ایجاد انگیزه و آموزش کارکنان و مدیران برای استفاده موثر از مدیریت الکترونیکی از مهمترین عواملی است که باید برای بهبود وضعیت فعلی مدیریت الکترونیکی پرسنل و سازماندر ایران مورد توجه قرار گیرد.