روش های ایجاد ظرفیت در مدیریت اسناد

برای مدت زمان طولانی، هدف اصلی از مطالعات مدیریت اطلاعات و اسناد، مرتب سازی اسناد چاپ شده به طور فزاینده و کمک به کاهش مناطق ذخیره سازی بوده است. بنابراین، تصور می شد که راه های دسترسی نیز می توانند به روز تر باشند.
امروزه، مفاهیمی مانند اصالت و قابلیت اطمینان اسناد با گستردگی بیشتری با محیط الکترونیکی مورد بحث قرارگرفته اند. اطلاعات لازم برای تصمیمات شرکتی براساس اسنادی که شیوه ها و تصمیمات قبلی در آنها ذخیره شده است، ارائه می شود.

در مورد سامانه بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

تدوین سیاست های مدیریت اسناد

باز هم، مطالعات تجزیه و تحلیل محتوا برای توسعه برنامه های شرکتی بر اساس اسنادی که اطلاعات ثبت شده را تشکیل می دهند، انجام می شود. این تحولات نیاز به رویکرد بسیار گسترده تری در مدیریت سوابق دارد. مدیریت اسناد به عنوان مدیریت اطلاعات ثبت شده و قابل تکرار در فرآیند تجارت تعریف می شود.

برای تنظیم راه کارهایی که نحوه اجرای این سیاست ها را آشکار می کند و تعیین نحوه حسابرسی و ارزیابی این روش ها، لازم است سیاست هایی تدوین شود که مشخص کنند چه کارهایی باید برای اقدامات مدیریت سوابق انجام شود. دامنه تبیین این سیاست ها به تدریج در حال گسترش است.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

ارزیابی ظرفیت در مدیریت اطلاعات و اسناد مورد توجه بسیاری از موسسات در زمینه های مختلف بوده و تحقیقات زیادی در این زمینه انجام شده است. این تحقیقات در توسعه نرم افزار ها و برنامه های کلی ارزیابی ظرفیت در مدیریت سوابق و همچنین ارزیابی سیستم های اسناد سازمانی مورد استفاده قرار گرفته است.

موارد زیر نمونه هایی از تحقیقات انجام شده در زمینه توسعه سیستم های مدیریت سوابق در موسسات مختلف، به ترتیب زمانی است.

در مطالعه دکترای انجام شده توسط هاچینسون در دانشگاه لاورن در مورد ارزیابی ظرفیت در مدیریت اسناد، اقدامات مدیریت اسناد و اطلاعات در موسسات عمومی کالیفرنیا به طور گسترده مورد بحث قرار گرفت. در این زمینه، برنامه های مدیریت سوابق که به صورت گذشته نگر در ۵۸ موسسه دولتی که در آن آزمایش انجام شده است، مورد استفاده قرار می گیرد.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

مشکلات برنامه های در حال انجام تعریف شده و اقدامات، استانداردها و فعالیت های انجام شده برای توسعه برنامه ها نیز گنجانده شده است. قابل ذکر است که:

• ۸۶ / ۹۲ ٪ از موسسات مورد بررسی، که از جمله داده های بدست آمده در محدوده مطالعه هستند، دارای یک کتابچه راهنمای مدیریت اسناد هستند.

• ۵۷ ٪ از موسسات از برنامه مدیریت سوابق خرد (برنامه هایی که به طور خاص برای موسسه تهیه شده اند) استفاده می کنند.

• ۵۰ ٪ اظهار داشتند که برنامه محافظت از اسناد حیاتی دارند.

• ۶۸ / ۴۲ ٪ اظهار داشتند که برنامه مدیریت فرم دارند.

در مورد نرم افزار تحت وب حضور و غیاب بخوانید.

موسسات، برنامه های مدیریت اسناد را به عنوان یک طرح مهم در حفظ اسناد می دانند. عناصر دیگر به ترتیب اهمیت به عنوان دسترسی به اطلاعات، امنیت حیاتی اسناد، مدیریت پرونده، برنامه های فن آوری یکپارچه، عملیات مرکز اسناد، مدیریت فرم و گزارش، مدیریت حفاظت از اسناد تاریخی و مدیریت مکاتبات ذکر شده اند.

در یک مطالعه کارشناسی ارشد که توسط اوبراین در دانشگاه رویال رودز انجام شد، مشخص شد که حجم کار در سیستم های مدیریت اطلاعات و اسناد پرسنلی که معاملات اسناد را در ۲۳ موسسه انجام می دهند، بیشتر در مراکز اسناد غیر واحدی است که به ترتیب زیر گزارش شده است:

• در انبارهایی که اسناد نیمه فعال هستند ۹۶ %

• سیستم بایگانی ۹۱ ٪

• خدمات دسترسی ۸۷ ٪

• برنامه های حضانت ۸۳ ٪

• سیستم های نرم افزاری سیستم های اطلاعاتی و اسنادی ۷۸ ٪

• طراحی ابزارهای دسترسی ۶۵ ٪

• برنامه ریزی اسناد حیاتی ۶۵ ٪

• برنامه های آمادگی در برابر بلایا ۶۱ ٪

• آنالیز هزینه ۵۲ ٪

• مدیریت پروژه ۴۸ ٪

• تجزیه و تحلیل تجارت ۴۳ ٪

• میکروگراف ۴۳ ٪

• تجزیه و تحلیل ریسک ۳۵ ٪

• حسابرسی ۳۰ ٪

• طراحی جریان کار ۲۶ ٪

• بازتولید ۱۸ ٪

• مدیریت فرم ۴ ٪

در مورد نرم افزار مدیریت و بایگانی اسناد بخوانید.

در تحقیقی که ویلیامز در سال ۲۰۰۲ با حمایت گروه مدیریت محتوای کارآفرینانه وابسته به انجمن مدیریت اطلاعات بین المللی انجام داد، تجزیه و تحلیل محتوای برنامه های مدیریت اطلاعات و اسناد در مشاغل فعال در زمینه های مختلف در ایالات متحده آمریکا انجام شد. در نتیجه مطالعه، ظرفیت مدیریت سوابق موسسات آشکار و مشخص شد که مشکلات در کدام مناطق وجوددارد.

طبق این مطالعه، در حالی که قابلیت اطمینان، مشکل ترین زمینه در مدیریت اسناد شرکت ها در ایالات متحده آمریکا است (حدود ۶۸٪ )، مشخص شده است که ۵۳ ٪ از موسسات از برنامه ERM استفاده نمی کنند. از طرف دیگر، ۶۱ ٪ از موسسات اظهار داشتند که برای ایمیل خود برنامه ذخیره سازی دارند. ۶۳ ٪ اظهار داشتند که اسناد را مطابق با برنامه های ذخیره اسناد حفظ و مرتب می کنند.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب پرسنل بخوانید.

در مطالعه ای که در موزامبیک انجام شد، رابطه بین شیوه های مدیریت سوابق و برنامه های توسعه پایدار مورد بحث قرار گرفت و نتیجه گیری شد که اطمینان از کارآیی در حوزه مدیریت دولتی عمدتا به روشهای موثر مدیریت سوابق بستگی دارد . در سال ۲۰۰۵، در نتیجه تجزیه و تحلیل و ارزیابی دقیق در موسسات عمومی استان آلبرتا، کانادا، یک راهنمای ۷۵ صفحه ای به نام برنامه ریزی مدیریت اطلاعات ایجاد شد.

در مورد نرم افزار تحت وب ارسال مرسولات بخوانید.

در راهنما، توسعه برنامه های مدیریت اطلاعات و اسناد درموسسات گام به گام توضیح داده شده است که شامل موارد زیر است:

• ایجاد یک گروه برنامه ریزی برای توسعه برنامه های مدیریت اطلاعات و اسناد

• تعیین چشم انداز و مأموریت شرکت

• آشکار کردن ارزش های موجود

• تعریف کمبودها

• نعریف مشکلات

• راه حل ها

• اولویت ها

• ایجاد برنامه ها