مدیریت اسناد، روش های بایگانی (بخش پنجم)

بایگانی راکد

مدیریت امور اسناد و سوابق، در پی انجام وظایف هر سازمان ایجاد و یا دریافت میشوند. در زمانی که عملی پایان نیافته، سوابق مربوط به آن، جاری و پس از اتمام مراحل کار، غیرجاری یا راکد تلقی میشوند.

در واقع، به علت عدم استفاده روزانه، باید تحت شرایط خاصی برای مدت معینی در سازمان ایجاد کننده به عنوان بایگانی نیمه جاری یا نیمه راکد نگهداری شوند. نگهداری این گونه سوابق، موجب هزینه زیاد میگردد. لذا مدیریت امور اسناد غیر جاری، امروزه بیش از پیش مورد توجه مسئولان اداری بویژه سازمان های بزرگ میباشد. هدف از برنامه مدیریت امور اسناد غیرجاری ضمن تقلیل و صرفه جوئی قابل توجه درجا، نیروی انسانی و وقت بررسی و عمل تصفیه و تفکیک سوابق باارزش از بی ارزش میباشد.

امروزه در بسیاری از کشورها، مرکز بایگانی راکد و شعبه های آن، با وظیفه جمع آوری، مدیریت امور اسناد و نگهداری و در دسترس قراردادن آنها و نیز امحای اوراق زائد، براساس برنامه های منظم و زمانبندی شده، به کار خود فعالانه ادامه میدهند.

شعبه های مرکز بایگانی

برای مدیریت امور اسناد و مدارک، شعبه های مرکز بایگانی راکد در نواحی مختلف ایجاد و با برنامه مشخص و یکنواخت( که متضمن حداقل مخارج است ) ایجاد و اداره میشوند. اکنون جزو اهم برنامه های مدیریت امور اسناد، اداره نگهداری اسناد غیرجاری سازمانها با حداقل هزینه در محلهای مناسب و با وسایل ارزان قیمت میباشد.

در آمریکا هزینه نگهداری یک فوت معکب از این گونه سوابق در سازمان ایجاد کننده، برابر چهار دلار برای هر فوت مکعب است. چنانچه رقم هزینه تولید سوابق را در سازمانهای دولتی به آن اضافه کنیم، رقمی بین ۸ تا ۱۰ دلار به دست می آید. اکنون اهمیت ایجاد چنین مراکزی کاملاً مشهود میگردد.

مدیریت امور اسناد در ایران

در ایران بعد از سالها تلاش، پاره ای از وزارتخانه های قدیمی نظیر دادگستری و دارائی، توانستند پیشنهادهائی جهت امحای اوراق به دولت ارائه دهند. سپس در سالهای ۱۳۳۳ش. با همکاری دکتر آنجل، معاون سازمان آرشیو ملی آمریکا ( که به ایران آمده بود) پس از اجرای یک دوره آموزشی در راستای به کرد مدیریت امور اسناد در ایران در سازمانهای دولتی، پیشنهادهائی ارائه شد که متأسفانه در آن زمان به جایی نرسید.

سرانجام در سال ۱۳۴۰ ش. شورای عالی اداری کشور (سازمان سابق امور اداری و استخدامی) پس از مطالعات زیاد و تشخیص ۱۰ میلیون پرونده راکد در ۲۷۰ اتاق و انبار در تهران با فضائی بالغ بر ۱۲۰۰۰ متر مربع و با هزینه سالیانه چهل میلیون ریال، مقرر شد فکری برای پرونده های راکد یکصدسال اخیر به عمل آید.

در نتیجه در سال ۱۳۴۳ ش، طرح مرکز بایگانی و مدیریت امور اسناد راکد کشور به تصویب هیئت وزیران رسید. سپس در سال ۱۳۴۹ ش. مقرر شد به جای مرکز بایگانی راکد، ابتدا آرشیو ملی کشور (سازمان اسناد ملی ایران) تأسیس و تشکیل شود.

 

اطلاعات لازم برای تسجیل راکد بودن پرونده ها:

 

• عنوان پرونده
• تاریخ اولین و آخرین برگ موجود در پرونده
• شماره یا کد پرونده
• سایر اطلاعات مورد نیاز

 

 در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می گردد:

 

• با همان شماره و کد جاری درقفسه ها نگاهداری می شود.
• شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها نگاهداری می شود.

 

تشکیلات مرکز بایگانی راکد:

 

• واحد دریافت
• واحد مراجعه و دسترسی
• واحد امحا

 

وظایف واحد دریافت:

 

• فراهم آوردن سوابق و تخصیص فضای کافی برای سوابق راکد کلیه سازمانها (ایجاد انبارها و تالارهای مناسب)
• مجهز کردن انبارها و تالارها و وسایل نگهداری (قفسه، کارتن یا جعبه های استاندارد و وسایل ضد حریق و ایمن)
• تهیه راهنمای انبارها برحسب موقعیت تالارها و قفسه ها
• تهیه دستورالعمل ارسال اسناد از سازمانها شامل نحوه بسته بندی، شماره گذاری و ارسال
• تهیه و توزیع فرم استاندارد ارسال سوابق.

 

وظایف واحد مراجعه و دسترسی:

 

• حفظ سوابق و مدیریت امور اسناد به مدت پیشبینی شده (مدت زمان نگهداری که تعیین خواهد شد)
• تهیه راهنماهای لازم به منظور مراجعه و دسترسی به سوابق
• تعیین ضوابط نحوه استفاده از سوابق ، مانند برگ هویت و صلاحیت مجوز مراجعه
• انتخاب نمایندگان و رابطان سازمان ها ، به منظور همکاری در انجام خدمات مورد نیاز سازمانها
• فراهم کردن تسهیلات مراجعه و استفاده از سوابق، برای کلیه مراجعه کنندگان شامل اتاق مطالعه ، دستگاه تکثیر و تهیه رونوشت

 

وظایف واحد امحا:

 

• همکاری با کارشناس جهت مدیریت امور اسناد و آرشیو ملی در تشخیص اسناد واجد ارزش نگهداری دائمی
• کمک به سازمانهای دولتی در تنظیم جدولهای زمانی اوراقی که ارزش دائمی ندارند و پیشنهاد تعیین مدت زمان نگهداری آنها
• تخلیه مرکز بایگانی راکد از اوراق قابل امحا با پیشنهاد سازمان ایجاد کننده. همچنین کسب موافقت و مجوز امحای آنها از آرشیو ملی. به طور کلی هیچ سابقهای نباید بدون موافقت کتبی سازمان ایجاد کننده و یا سازمان جانشین قانونی آن و مجوز آرشیو ملی، امحا شود.

بخش پایانی بایگانی اسناد را در  مقاله بعدی بخوانید.