سیستم مدیریت مجموعه آرشیو چیست؟
سیستم مدیریت مجموعه آرشیو چیست؟
سیستم مدیریت مجموعه آرشیو (یا بایگانی) نرم‌افزاری است که توسط کارکنان بایگانی برای «…سازماندهی، کنترل و مدیریت اشیاء مجموعه‌هایشان با ردیابی تمام اطلاعات مربوط به و در مورد آن اشیا» استفاده می‌شود.
سیستم مدیریت مجموعه آرشیو
این برنامه ایده آل از آرشیوداران در مأموریت خود برای شناسایی سوابق با ارزش ماندگار، حفظ آنها و در دسترس قرار دادن آنها در اختیار مشتریان پشتیبانی می کند. CMS توسط کارکنان مجموعه برای ثبت اطلاعات دقیق در مورد اشیاء استفاده می شود. و این اطلاعات برای سایر بخش ها در سازمان مادر، و همچنین برای اهداکنندگان، و برای محققان و عموم قابل دسترس و مفید است.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو اسناد: راهی کارآمد برای سازماندهی و ذخیره اسناد شما
سیستم پشتیبانی پشت صحنه
بایگانی‌ها برای پردازش و مدیریت مجموعه‌ها با چالش‌های زیادی مواجه هستند که اغلب با کارکنان کافی و منابع دیگر کافی نیستند. مهمتر از همه، آنها به ابزارهایی نیاز دارند که به آنها در مرتب سازی و مدیریت مجموعه های پردازش نشده کمک کند. به ویژه به این دلیل که برای اطمینان از تأمین مالی، قابل مشاهده کردن مجموعه ها بسیار مهم است.
برای گردش کار و کارایی عملیاتی بهینه، بایگانی‌کنندگان به پردازش سریع‌تر مجموعه‌ها، افزایش انعطاف‌پذیری برای جستجو در میان مجموعه‌ها و قابلیت‌هایی برای گسترش دسترسی، مانند راهی آسان برای تولید کمک‌های جستجوی EAD قابل پیمایش نیاز دارند.
دسترسی عمومی، دید، کشف
پژوهشگران و بازدیدکنندگان دیجیتال انتظار دارند اطلاعات مربوط به مجموعه های آرشیوی را به راحتی بیابند. برای کمک به آنها، بایگانی‌ها به سیستمی نیاز دارند که به کاربران امکان می‌دهد اطلاعات را سریع و دقیق بازیابی و در میان مجموعه‌ها جستجو کنند. بایگانی‌کنندگان امروزی همچنین می‌خواهند محتوای پشتیبان، اغلب چند رسانه‌ای، ارائه دهند که به کاربران بایگانی کمک می‌کند تا مطالب با ارزش موجود در مجموعه‌ها را بهتر درک کنند. برای دسترسی در هر مکان و هر زمان، CMS باید مبتنی بر وب باشد و از همه دستگاه های تلفن همراه، از طریق همه مرورگرها، پشتیبانی کند.
محدودیت های گذشته؛ نگاه به جلو
در حالی که برخی از بایگانی‌کنندگان سعی می‌کنند با صفحات گسترده، فایل‌های Word، نرم‌افزارهای ابتدایی داخلی، سیستم‌های اتوماسیون کتابخانه، یا نرم‌افزارهای منبع باز که اغلب به سفارشی‌سازی پرهزینه و نگهداری مداوم نیاز دارند بسنده کنند، این ابزارها محدودیت‌های زیادی برای بایگانی‌ها دارند. استانداردهای آرشیو حرفه ای را رعایت نمی کنند.
بهترین سیستم‌های مدیریت مجموعه‌های بایگانی، عملکردی قدرتمند و هدفمند را ارائه می‌کنند. در حالی که به راحتی می‌توان آن را برای نیازهای منحصر به فرد آرشیو بدون مشاوره گران، بدون برنامه‌نویسان گران و بدون آموزش زمان‌بر پیکربندی کرد.
بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت سند؛ سازمان شما چگونه باید اسناد را مدیریت کند؟
چگونه یک سیستم مدیریت مجموعه های آرشیو را ارزیابی و انتخاب می کنید؟
به دنبال یک سیستم مدیریت مجموعه های آرشیو باشید که به شما امکان می دهد:
استانداردهای شرح آرشیوی را به راحتی رعایت کنید.
یک تجربه کاربری عالی و سفارشی، بدون نیاز به کدنویسی ارئه کند.
از جریان های کاری مدیریت مجموعه های آرشیو بهترین عملکرد استفاده کنید.
ایجاد و مدیریت سلسله مراتب به راحتی قابل پیمایش باشد.
دریافت و انجام درخواست تحقیق را مدیریت کنید، حتی برای بهینه سازی با ایمیل ادغام کنید.
ارتباط، و ایجاد خودکار پایگاه داده درخواست برای استفاده مجدد را در نظر داشته باشد.
سیستم‌های مدیریت مجموعه‌های بایگانی اولیه اساساً فهرست‌نویسی پایگاه‌های اطلاعاتی بودند – نسخه‌های دیجیتالی کاتالوگ‌های کارت. امروزه، با یک برنامه مدیریت مجموعه‌ها مانند پرشین، آرشیوداران می‌توانند گردش کار، ارتباطات و اثربخشی را بهینه کنند و در واقع فرآیند تعامل بازدیدکنندگان با اشیا و مصنوعات را تغییر دهند.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
