سامانه کارکرد پرسنل؛ نحوه مدیریت حضور در کتابخانه ها
سامانه کارکرد پرسنل؛ نحوه مدیریت حضور در کتابخانه ها
نحوه مدیریت موثر زمان و حضور در کتابخانه ها با استفاده از سامانه کارکرد پرسنل پرشین دیگر به سختی دوران قبل نیست. با استفاده از برنامه حضور و غیاب پرشین می توانید حضور پرسنل را به راحتی مدیریت کنید.
کتابخانه‌ها برای قرن‌ها بخش اساسی جامعه بوده‌اند و به‌عنوان مکان‌هایی عمل می‌کنند که آموزش و فرهنگ در آن در هم تنیده شده‌اند. اهمیت آنها همچنان رو به افزایش است. زیرا امروزه نه تنها دسترسی به کتاب، بلکه طیف وسیعی از خدمات و محتوای دیجیتال، از دسترسی به رایانه و منابع چندرسانه ای گرفته تا برنامه های آموزشی و رویدادهای فرهنگی را نیز ارائه می دهند. بنابراین، کتابخانه ها برای توسعه هر جامعه حیاتی هستند.
سامانه کارکرد پرسنل
کتابخانه ها به طور فزاینده ای به سیستم های پیچیده تبدیل شده اند که در آن اشکال مختلف کار و نیاز به بهینه سازی فرآیند همگرا احساس می شود. یکی از مهمترین جنبه های مدیریت یک کتابخانه مدرن، بدون شک مدیریت موثر کارکنان و ساعات کاری آنهاست. ردیابی کارآمد زمان، ثبت اضافه کاری، مدیریت غیبت ها و ادغام یکپارچه با سیستم های دیگر برای پرداخت دقیق حقوق، قلب هر کتابخانه موثر و دیجیتالی بهینه شده است. سامانه کارکرد پرسنل ابری پرشین در این مسیر همراه شماست.
بیشتر بخوانید: نرم‌افزار حضور و غیاب بدون دستگاه؛ نحوه بهبود حضور و غیاب کارکنان
نحوه مدیریت حضور با برنامه حضور و غیاب پرشین
در ادامه بررسی خواهیم کرد که چگونه کتابخانه ها می توانند به طور موثر از برنامه ردیابی زمان و حضور و غیاب دیجیتال پرشین برای بهینه سازی فرآیندهای کاری مختلف استفاده کنند.
ثبت نام انعطاف پذیر ورود و خروج
اساس سیستم حضور و غیاب پرشین، ثبت ورود و خروج کارکنان، یعنی ثبت زمان کار است. در کتابخانه‌ها، اغلب انواع مختلفی از محل کار وجود دارد. از کارکنان اداری در دفاتر گرفته تا کتابدارانی که بین بخش‌ها حرکت می‌کنند یا حتی در محل خاص کار می‌کنند (مثلاً در یک کتابخانه سیار).
بنابراین مهم است که یک سیستم حضور و غیاب دیجیتال، مانند پرشین، روش‌های مختلف ضبط را متناسب با شرایط کاری مربوطه را فعال کند. سامانه کارکرد پرسنل پرشین انواع مختلف ثبت نام امکان ثبت ورود یا خروج از طریق پایانه های نصب شده در ورودی کتابخانه و مهمتر از همه از طریق تلفن همراه یا اپلیکیشن تحت وب را فراهم می کند.
یکی دیگر از مزایای مهم ثبت زمان دیجیتال این است که کارمندی که فراموش می کند ورود یا خروج خود را ثبت کند، می تواند به سرعت درخواست اصلاح را از طریق برنامه ارسال کند. مدیران بخش می توانند این درخواست ها را به صورت بلادرنگ تأیید کنند تا هر گونه خطا بلافاصله اصلاح شود.
مزایای اصلی ثبت دیجیتالی زمان برای کتابخانه ها عبارتند از:
اطلاع رسانی و یادآوری ثبت نام از طریق تلفن همراه.
امکان محدود کردن مکان هایی که در آن امکان ورود به سیستم وجود دارد.
ثبت بهینه ورود و خروج.
ثبت نام از طریق پایانه ها، اپلیکیشن های موبایل یا پورتال های وب.
گزینه ای برای درخواست اصلاح در صورت بروز خطا.
دسترسی شفاف برای کارکنان برای مشاهده ساعات کاری، اضافه کاری و وضعیت مرخصی.
مدیریت آسان برنامه های چند شیفتی در کتابخانه ها
کتابخانه ها اغلب در شیفت های متعدد کار می کنند تا نیازهای کاربران را برآورده کنند. این بدان معناست که کتابداران باید در شیفت های مختلف از جمله صبح، بعدازظهر و آخر هفته در دسترس باشند. مدیریت چنین برنامه هایی می تواند چالش برانگیز باشد، به خصوص اگر کتابخانه ابزار مناسبی برای برنامه ریزی و ثبت ساعات کاری نداشته باشد.
راه حل ابری سامانه کارکرد پرسنل
راه حلی که پرشین برای چنین چالش هایی ارائه می دهد، برنامه ریزی پویا است. روسای دپارتمان به راحتی می توانند با در نظر گرفتن پارامترهای مختلفی مانند ساعات کار کتابخانه، محدودیت های قانونی زمان کار و الزامات تک تک کارکنان، برنامه هایی را برای کل ماه ایجاد کنند.
برای مثال، کتابخانه‌ای که جمعه ها کار می‌کند می‌تواند از برنامه‌ریزی پویا برای ایجاد برنامه‌ای استفاده کند که به‌طور خودکار کار تک تک کارکنان را با مهارت‌ها و ترجیحات آنها تنظیم می‌کند.
مزایای برنامه ریزی با سامانه کارکرد پرسنل
این سیستم همچنین امکان ردیابی تغییرات برنامه و بینش فوری در مورد غیبت ها یا تعویض های احتمالی را فراهم می کند. اگر فردی به طور ناگهانی بیمار شود یا در سفر کاری باشد، مدیران می توانند به سرعت و به آسانی کارمندان خود را تغییر دهند. این امر بار اداری را کاهش می دهد و سازماندهی کار در کتابخانه را بهبود می بخشد.
برنامه ریزی آسان برنامه های چند شیفتی.
ثبت ساعات کار طبق برنامه تعیین شده.
امکان تنظیم سریع برنامه ها در صورت غیبت یا تعویض.
مروری بهتر بر زمان های کاری و خطاهای برنامه ریزی کمتر.
بینش در زمان واقعی در مورد اینکه چه کسی در کجا کار می کند.
ثبت اضافه کاری و غیبت برای رفتار منصفانه.
حسابداری صحیح حقوق و دستمزد.
در کتابخانه‌ها، جایی که وظایف غیرمنتظره‌ای مانند سازماندهی رویدادها یا ساعات طولانی برای پروژه‌های خاص اغلب ایجاد می‌شود، ثبت مؤثر اضافه کاری از اهمیت بیشتری برخوردار است.
بیشتر بخوانید: نرم‌افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر پرشین و افزایش تعامل
مدیریت مداوم
یک سیستم حضور و غیاب دیجیتال خوب مانند برنامه حضور و غیاب پرشین مدیریت مداوم غیبت ها و اضافه کاری را تضمین می کند. کارمندان می توانند تعداد ساعات اضافی را که کار کرده اند را پیگیری و سیستم به طور خودکار آنها را به عنوان اضافه کاری ثبت می کند. مدیران بخش ها می توانند اضافه کاری را به صورت بلادرنگ تایید کنند. که این امر بار اداری را در پایان ماه کاهش می دهد و امکان نظارت مستمر بر ساعات کار را فراهم می کند.
علاوه بر اضافه کاری، مدیریت موثر غیبت هایی مانند بیماری، مرخصی و سفرهای کاری نیز مهم است. در کتابخانه‌ها، کارکنان اغلب در کوتاه‌مدت غیبت می‌کنند و باید سریع جایگزین شوند. یک سیستم خوب مانند سامانه کنترل پرسنل پرشین به کارمندان اجازه می‌دهد درخواست‌های مرخصی یا استعلاجی را از طریق اپلیکیشن ارسال کنند. سپس سرپرستان می‌توانند مستقیماً از طریق سیستم این درخواست‌ها را تأیید یا رد کنند.
در مورد مرخصی استعلاجی، سیستم می‌تواند فوراً اطلاعات مربوط به غیبت را منتقل کند تا وظایف سریعاً مجدداً واگذار شوند. مثلا، اگر کتابداری که مسئول پذیرش بازدیدکنندگان است بیمار شود، رئیس بخش می تواند به سرعت یک کارمند جایگزین را تعیین. بنابراین از ایجاد وقفه در روند کار جلوگیری می شود.
مزایای اصلی مدیریت اضافه کاری و غیبت:
ضبط خودکار اضافه کاری و نظارت در زمان واقعی.
امکان ارسال درخواست مرخصی و مرخصی استعلاجی از طریق برنامه.
تایید یا رد سریع درخواست ها توسط روسای بخش.
تخصیص مجدد وظایف در صورت غیبت کارکنان.
صادرات خودکار داده ها برای محاسبه حقوق و دستمزد
ادغام نرم افزار کنترل پرسنل پرشین
یکی از بزرگترین چالش ها در ثبت حضور و غیاب، پیوند داده ها به سیستم حقوق و دستمزد است. محاسبه مجدد دستی ساعات و اضافه کاری زمان بر و مستعد خطا است، به خصوص در کتابخانه هایی که تعداد کارمندان زیادی دارند. سیستم ثبت زمان دیجیتال پرشین با این واقعیت مشخص می شود که امکان صادرات خودکار داده های ساعات کاری و اضافه کاری را مستقیماً به سیستم های حقوق و دستمزد می دهد.
به عنوان مثال، یک کتابخانه می تواند به راحتی داده ها را از سیستم ورود و خروج پرشین به نرم افزار حقوق و دستمزد انتقال دهد. سپس امکان حسابداری سریع و دقیق حقوق و دستمزد را بدون محاسبه مجدد دستی فراهم کند. این سیستم محاسبه دقیق کار شبانه، شیفت های آخر هفته و اضافه کاری را تضمین می کند. بنابراین حسابداری حقوق و دستمزد صحیح و مطابق با قانون را تضمین می کند.
صادرات خودکار داده ها باعث صرفه جویی در وقت کتابخانه ها می شود که در غیر این صورت مجبور بودند برای محاسبه مجدد دستی ساعت ها و تهیه لیست حقوق و دستمزد صرف کنند. در کتابخانه هایی با تعداد کارمند بیشتر، این صرفه جویی در زمان می تواند به چندین روز کاری در ماه برسد که به معنای استرس کمتر و دقت بیشتر در پرداخت حقوق و دستمزد برای کارکنان اداری و حسابداری است.
نتیجه
کتابخانه‌ها اغلب رویدادها، کارگاه‌ها و جلسات آموزش کتابخانه‌ای را با حضور بخش‌ها و کارکنان مختلف سازماندهی می‌کنند. با پیوند دادن زمان و حضور و غیاب با ابزارهای سازماندهی رویداد، کتابخانه ها می توانند دقیقاً ردیابی کنند که کدام کارمندان مسئول رویدادهای خاص هستند و این رویدادها چه زمانی رخ داده اند. به این ترتیب، کتابخانه می تواند به راحتی کار را حتی زمانی که یکی از کارکنان غایب است سازماندهی کند. زیرا سیستم کنترل پرسنل پرشین می تواند به سرعت کارکنان جایگزین را پیدا کند.
راه حل ردیابی زمان و کنترل پرسنل پرشین سیستم هخامنش کتابخانه ها را قادر می سازد تا فرآیندهای کاری خود را بهینه کنند. دقت در ردیابی زمان و حقوق و دستمزد را بهبود بخشند. و شفافیت را در مورد ساعات کاری کارکنان افزایش دهند. با روش‌های ثبت انعطاف‌پذیر، صادرات خودکار داده‌ها و ادغام با سایر سیستم‌ها، کتابخانه‌ها می‌توانند یک محیط کاری کارآمد متناسب با نیازهای خاص خود ایجاد کنند.
بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
مفتخریم که برنامه حضور و غیاب پرشین را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
برنامه حضور و غیاب مبتنی بر ابر
برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه
سامانه کارکرد پرسنل
نرم افزار لیست بیمه ماهانه پرسنل
اپلیکیشن لیست بیمه ماهانه پرسنل
برنامه لیست بیمه ماهانه پرسنل ابری
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
