صورت حساب الکترونیکی جعلی؛ محافظت از شرکت شما در برابر جعل
صورت حساب الکترونیکی جعلی؛ محافظت از شرکت شما در برابر جعل
صورت حساب الکترونیکی جعلی می‌تواند منجر به زیان‌های مالی قابل توجه و آسیب‌های اعتباری برای شرکت‌ها در هر اندازه‌ای شود. این محتوا به بررسی قدمهایی می‌پردازد که کسب‌وکارها می‌توانند برای محافظت از خود در برابر این تهدید رو به رشد بردارند.
انواع رایج تقلب در صورت حساب الکترونیکی جعلی
قبل از پرداختن به استراتژی‌های حفاظتی، درک اشکال مختلف تقلب در صورتحساب الکترونیکی بسیار مهم است:
حملات فیشینگ: مجرمان سایبری هویت فروشندگان قانونی برای فریب کارمندان به پرداخت فاکتورهای تقلبی را جعل می کنند.
سازش ایمیل تجاری (BEC): مهاجمان برای ارسال فاکتورهای جعلی یا تغییر جزئیات پرداخت به حساب های ایمیل شرکتی دسترسی پیدا می کنند.
حملات Man-in-the-Middle: کلاهبرداران فاکتورهای الکترونیکی قانونی را در حین انتقال رهگیری و تغییر می دهند.
صورتحساب تکراری: مجرمان چندین فاکتور برای کالا یا خدمات یکسان ارسال می کنند.
دستکاری فاکتور: کلاهبرداران فاکتورهای قانونی را تغییر می دهند تا مبالغ را افزایش یا جزئیات پرداخت را تغییر دهند.
تاثیرات صورت حساب الکترونیکی جعلی
تقلب در صورت حساب الکترونیکی می‌تواند عواقب شدیدی برای مشاغل داشته باشد، از جمله:
زیان مالی مستقیم.
روابط آسیب دیده با تامین کنندگان و شرکا.
صدمه به شهرت.
جریمه ها و مجازات های نظارتی.
افزایش هزینه های عملیاتی به دلیل تحقیقات تقلب و تلاش های بازیابی.
بیشتر بخوانید: ۱۰ نشانه جعلی بودن فاکتور الکترونیکی
مراحل محافظت از شرکت شما در برابر فاکتور دیجیتال تقلبی
در چشم انداز کسب و کار دیجیتال امروزی، صورتحساب الکترونیکی (e-invoicing) به طور فزاینده ای رایج شده است. در حالی که صورتحساب الکترونیکی مزایای متعددی مانند افزایش کارایی و کاهش هزینه ها را ارائه می دهد، درها را به روی اشکال جدیدی از تقلب و جعل نیز باز می کند.
اجرای اقدامات احراز هویت قوی
یکی از حیاتی ترین مراحل در جلوگیری از تقلب در صورتحساب الکترونیکی این است که اطمینان حاصل شود که فقط افراد مجاز می توانند به سیستم صورتحساب الکترونیکی شما دسترسی داشته باشند. اقدامات احراز هویت زیر را اجرا کنید:
احراز هویت چند عاملی (MFA) برای همه کاربران.
سیاست های رمز عبور قوی، از جمله تغییرات منظم رمز عبور.
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش برای محدود کردن دسترسی به سیستم بر اساس مسئولیت های شغلی.
ممیزی منظم حساب های کاربری و امتیازات دسترسی.
بیشتر بخوانید: صورتحساب الکترونیکی جعلی؛ نحوه شناسایی و تشخیص
ایجاد یک فرآیند دقیق تأیید فروشنده
تأیید مشروعیت فروشندگان شما در جلوگیری از تقلب بسیار مهم است. یک فرآیند جامع ورود و تأیید فروشنده ایجاد کنید که شامل موارد زیر باشد:
بررسی کامل پیشینه فروشندگان جدید.
تأیید مجوزهای تجاری، شماره شناسایی مالیاتی و سایر اسناد مربوطه.
به روز رسانی منظم اطلاعات فروشنده، از جمله اطلاعات تماس و اطلاعات حساب بانکی.
پیاده سازی یک سیستم مدیریت فروشنده برای متمرکز کردن و ایمن سازی داده های فروشنده.
پیاده سازی فن آوری های پیشرفته تشخیص تقلب
استفاده از فناوری برای شناسایی و جلوگیری از صورت حساب‌های الکترونیکی جعلی مهم است:
پیاده سازی سیستم های تشخیص تقلب مبتنی بر هوش مصنوعی که می تواند ناهنجاری ها را در الگوهای صورتحساب، مبالغ و جزئیات پرداخت شناسایی کند.
از فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای استخراج و تأیید خودکار داده‌های فاکتور استفاده کنید.
از فناوری بلاک چین برای ایجاد یک رکورد تغییرناپذیر از فاکتورها و تراکنش ها استفاده کنید.
امضای دیجیتال و رمزگذاری برای اطمینان از صحت و یکپارچگی فاکتورهای الکترونیکی ایجاد کنید.
بیشتر بخوانید: تکنیک های رایج کلاهبرداران برای ایجاد صورتحساب الکترونیکی جعلی
توسعه و اجرای کنترل های داخلی قوی
ایجاد کنترل های داخلی جامع برای به حداقل رساندن خطر تقلب در صورتحساب الکترونیکی الزامی است:
اجرای تفکیک وظایف در فرآیندهای صورتحساب و پرداخت.
برای صورت‌حساب‌های بالاتر از آستانه‌های خاص، چندین تأیید لازم است.
به طور مرتب فاکتورها را با سفارشات خرید و یادداشت های دریافتی کالا تطبیق دهید.
انجام ممیزی های غیرمنتظره از فرآیند صورتحساب.
برای تغییرات در اطلاعات فروشنده یا جزئیات پرداخت، «اصل چهار چشمی» را اجرا کنید.
ارائه آموزش جامع کارکنان
کارمندان شما اولین خط دفاعی در برابر تقلب در صورتحساب الکترونیکی هستند. یک برنامه آموزشی جامع تهیه کنید که شامل موارد زیر باشد:
شناسایی طرح های رایج تقلب در صورتحساب الکترونیکی.
یافتن بهترین روش ها برای تأیید صحت فاکتور.
استفاده صحیح از سیستم های صورتحساب الکترونیکی و ویژگی های امنیتی.
رویه‌هایی برای گزارش فعالیت‌های مشکوک یا تقلب احتمالی.
به روز رسانی منظم در مورد روندهای کلاهبرداری در حال ظهور و تکنیک های پیشگیری.
بیشتر بخوانید: بزرگترین جعل صورتحساب های مالیاتی الکترونیکی در جهان
تعیین خط مشی ها و رویه های روشن
خط‌مشی‌ها و رویه‌های شفاف مربوط به صورتحساب الکترونیکی را توسعه و اجرا کنید:
یک خط مشی رسمی صورتحساب الکترونیکی ایجاد کنید که رویه های قابل قبول و الزامات امنیتی را مشخص کند.
رویه هایی را برای رسیدگی به استثنائات یا مغایرت های فاکتور ایجاد کنید.
یک فرآیند تشدید واضح برای فعالیت های مشکوک به کلاهبرداری اجرا کنید.
برای مقابله با تهدیدات نوظهور و تغییرات نظارتی، به طور منظم سیاست ها را بررسی و به روز کنید.
انجام ارزیابی های ریسک منظم
برای شناسایی آسیب‌پذیری‌ها در فرآیند صورتحساب الکترونیکی، ارزیابی‌های ریسک منظم را انجام دهید:
گردش کار فعلی صورتحساب الکترونیکی خود را برای شناسایی نقاط ضعف احتمالی تجزیه و تحلیل کنید.
اثربخشی اقدامات پیشگیری از تقلب موجود را ارزیابی کنید.
در مورد روندها و تکنیک های کلاهبرداری در حال ظهور مطلع باشید.
برای انجام ممیزی های امنیتی دوره ای و تست نفوذ، کارشناسان را جذب کنید.
بیشتر بخوانید: فرار مالیاتی؛ معروفترین پرونده های گریز از مالیات
همکاری با بانک ها و ارائه دهندگان پرداخت
با مؤسسات مالی و ارائه دهندگان پرداخت خود همکاری نزدیک داشته باشید تا پیشگیری از کلاهبرداری را تقویت کنید:
خدمات پرداخت مثبت برای مطابقت فاکتورها با پرداخت های مجاز را اجرا کنید.
برای پرداخت های فروشنده از کارت های اعتباری مجازی یا شماره حساب های یکبار مصرف استفاده کنید.
از خدمات شناسایی و پیشگیری از تقلب بانک استفاده کنید.
کانال های ارتباطی شفاف برای گزارش و بررسی تراکنش های مشکوک ایجاد کنید.
اجرای نظارت و گزارش دهی مستمر
سیستمی برای نظارت مستمر بر فعالیت های صورتحساب الکترونیکی بسازید:
نظارت بر ارسال فاکتورها و تاییدیه ها را به صورت بلادرنگ اجرا کنید.
هشدارهای خودکار را برای الگوها یا فعالیت‌های فاکتور غیرمعمول تنظیم کنید.
گزارش های منظم در مورد معیارهای کلیدی و شاخص های احتمالی تقلب ایجاد کنید.
بررسی های دوره ای گزارش های صورتحساب الکترونیکی و مسیرهای حسابرسی را انجام دهید.
ایجاد یک طرح واکنش به حادثه و مدیریت بحران
با همه اقدامات بالا تقلب ممکن است همچنان اتفاق بیفتد. یک طرح جامع واکنش به حادثه ایجاد کنید که شامل موارد زیر باشد:
رویه های شفاف برای گزارش و بررسی تقلب مشکوک.
نقش ها و مسئولیت های تعیین شده برای تیم مدیریت بحران.
مراحل مهار و کاهش تأثیر فعالیت های متقلبانه.
پروتکل هایی برای برقراری ارتباط با طرف های آسیب دیده، از جمله فروشندگان و مجریان قانون.
رویه های تجزیه و تحلیل پس از حادثه و بهبود اقدامات پیشگیری از تقلب.
نتیجه
محافظت از شرکت شما در برابر صورتحساب الکترونیکی جعلی نیازمند یک رویکرد چند وجهی است که فناوری، فرآیندها و افراد را ترکیب می کند. با اجرای اقدامات احراز هویت قوی، استفاده از فناوری‌های پیشرفته تشخیص تقلب، و پرورش فرهنگ آگاهی از امنیت، کسب‌وکارها می‌توانند به میزان قابل توجهی خطر قربانی شدن در صورتحساب الکترونیکی را کاهش دهند.
به یاد داشته باشید که پیشگیری از تقلب یک فرآیند مداوم است. استراتژی های پیشگیری از کلاهبرداری خود را به طور مرتب بررسی و به روز کنید تا به تهدیدات نوظهور و نیازهای تجاری در حال تحول رسیدگی کنید.
بیشتر بخوانید: بهترین برنامه مدیریت سهام
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
مفتخریم که نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک به سامانه مودیان را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی سامانه مودیان پرشین وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک
برنامه ارسال صورتحساب الکترونیک
سامانه ارسال صورتحساب الکترونیک
سیستم ارسال صورتحساب الکترونیک
نرم افزار ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
اتوماسیون ارسال صورتحساب الکترونیک ابری
سامانه صورتحساب الکترونیک ابری
ابطال الکترونیک صورتحساب رایگان
صدور صورتحساب الکترونیک رایگان
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
