تفکیک انواع سیستم های مدیریت اسناد

ابزارهای مدیریت اسناد دیجیتال (خوشبختانه) جایگزین اکثر رویکردهای مبتنی بر کاغذ برای همگام شدن با پرونده ها و سوابق مهم شده اند. طبق یک مطالعه مدل مک کینزی، این تکامل از آنجایی مهم است که:

((میانگین کارکنان هر هفته ۲۸ ساعت را صرف جستجوی اطلاعات و همکاری داخلی می کنند)).

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

آیوشی شارما، مشاور تجاری در iFour Technolab می‌گوید:

“راه‌حل‌های مدیریت اسناد در ساده‌سازی ایجاد، بازبینی و ذخیره‌سازی فایل‌های سازمانی سودمند هستند. این راه حل ها هزینه ها را کاهش و بهره وری را افزایش می دهند. همچنین پایه ای قابل اعتماد برای سازماندهی مواد مهم و دانش ثبت شده فراهم می کنند”.

سازمان شما می تواند از چنین راه حل هایی بهره مند شود. اگر به دنبال لیستی از سیستم های مدیریت اسناد هستید که ممکن است متناسب با این صورت مسئله باشد. تعداد زیادی از ابزارهای مدیریت اسناد دیجیتال به صورت آنلاین وجود دارد. اما قبل از اینکه به دنبال این سیستم ها بروید، محتوای زیر را بخوانید تا با انواع ابزارهای موجود در بازار آشنا شوید و روند انتخاب خود را آگاهانه کنید.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.

۵ نوع سیستم مدیریت اسناد

1. مدیریت محتوا

اغلب به عنوان مدیریت محتوای وب شناخته می شود، این نوع سیستم مدیریت اسناد بر ایجاد، اصلاح، سازماندهی و ارائه محتوا به کاربران تمرکز دارد. سیستم های مدیریت محتوا معمولاً دارای قابلیت نمایه سازی، جستجو و انتشار هستند.

استفاده موردی

سازمانی را در نظر بگیرید که محتوا را منتشر می کند و می خواهد عملیات نوشتن خود را سازماندهی کند. این می‌تواند یک سیستم مدیریت محتوا را پیاده‌سازی کند تا نویسندگان و ویراستاران بتوانند ببینند که چه مقاله‌هایی در فرآیند انتشار قرار دارند و در کجا قرار دارند. در The Blueprint، دن تیلور، تحلیلگر نرم افزار می گوید که آنها از چنین راه حلی برای کمک به نگه داشتن تیم خود در مورد محتوایی که باید منتشر شود، استفاده می کنند.

معیارهای خرید

تیلور می گوید سهولت استفاده برای یک پلتفرم مدیریت محتوای خوب، حیاتی است. هدف مدیریت محتوا این است که مطمئن شوید تیم شما به طور یکپارچه با محتوا کار می کند.

“شما می خواهید چند پلتفرم را امتحان کنید تا ببینید کدام یک برای تیم شما ساده تر به نظر می رسد. اگر نرم افزاری، ابزارهای قدرتمندی برای تجزیه و تحلیل و گزارش ارائه می دهد تا بتوانید تأثیر محتوای خود را تجزیه و تحلیل کنید، این یک امتیاز مثبت است”.

جیمز پارسونز، مدیر عامل Content Powered، اضافه می کند که یک آزمایش رایگان برای بررسی اینکه آیا سیستم مدیریت اسناد دیجیتال و محتوا مناسب است یا خیر، مهم است. هنگامی که یک سیستم را در جریان کاری خود ادغام می کنید ( با فرض اینکه کار می کند و روند کاری تیم شما را آسان تر می کند ) مایلید برای آن هزینه بپردازید. این برای هر نوع سیستم مدیریت اسناد صادق است.”

نسخه آزمایشی نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین سیستم را همین امروز دریافت کنید. (کلیک کنید)

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

2. مدیریت گردش کار

Automation نام بازی با ابزارهای مدیریت اسناد متمرکز بر گردش کار است. این سیستم ها وظایف روتین و مبتنی بر محتوا را برای کارگران خودکار کرده و آنها را آزاد می کند تا بر روی فعالیت های سطح بالا تمرکز کنند.

استفاده موردی

تیلور خاطرنشان می‌کند که پلتفرم‌های مدیریت گردش کار به نظارت و سازماندهی وظایف مرتبط با اسناد کمک می‌کنند، که فرآیندهای سنگین محتوا را برای چنین راه‌حلی عالی می‌کند. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی ممکن است یک سیستم گردش کار را برای کمک به هدایت یک محصول از طراحی تا تولید و حمل و نقل پیاده سازی کند.

معیارهای خرید

تیلور می گوید: «شما یک پلتفرم با ابزارهای انتساب وظایف خوب می خواهید. عملکرد اصلی یک سیستم مدیریت گردش کار خوب مستلزم آن است که بتوانید وظایفی را به کاربران مختلف اختصاص دهید. در صورت لزوم اجازه دهید آن وظایف با مهلت های اصلاح شده مجدداً به کاربران مختلف واگذار شوند. این به تیم شما کمک می کند تا با تایید نهایی در برنامه مطمئن شود کار انجام می شود.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

3. مدیریت رکورد

مدیریت سوابق مربوط به کنترل ایجاد، نگهداری و از بین بردن سوابق است و معمولاً با حاکمیت، ریسک و انطباق مرتبط است. قابل ذکر است، صنایع بسیار تنظیم شده مانند مراقبت های بهداشتی از این نوع سیستم ها استفاده می کنند.

استفاده موردی

تیلور توضیح می‌دهد: «مدیریت رکورد برای هر صنعتی که باید با نهادهای حاکم یا سازمان‌های صنعتی مطابقت داشته باشد، مهم است. به عنوان مثال، اگر بازرس برای ممیزی به محل مراجعه کند، یک شرکت ساختمانی ممکن است از یک سیستم مدیریت سوابق برای نگهداری مجوزهای مهم استفاده کند.

معیارهای خرید

تیلور می‌گوید که دقیقاً مانند سیستم‌های مدیریت محتوا، شما به یک راه‌حل گردش کار نیاز دارید که استفاده از آن آسان باشد و کارهایی مانند اسکن و کپی کردن رکوردها را ساده کند. کارمندان همچنین باید بتوانند با در دسترس داشتن یک عملکرد جستجو، رکوردها را به سرعت بیابند. ناتوانی در یافتن آسان سوابق به این معنی است که کارمندان زمان کاری ارزشمندی را از دست می دهند که می تواند صرف کارهای دیگر شود.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

4. مدیریت اسکن اسناد دیجیتال

کاغذ هنوز در برخی سازمان‌ها نقش دارد. این راه‌حل‌ها تصاویر دیجیتال تبدیل شده از اسناد کاغذی را اسکن، جمع‌آوری، سازماندهی و مدیریت می‌کنند.

استفاده موردی

تیلور نمونه شرکت ساخت و ساز را به یاد می آورد. جایی که مجوزها اغلب به صورت کاغذی صادر می شوند. با استفاده از یک سیستم تصویربرداری اسناد، یک کارمند می تواند تمام مجوزها را برای استفاده بعدی اسکن کند. “سپس کارمند می تواند بلافاصله با تایپ یک کلمه کلیدی تصویری از مجوز را ارائه دهد.”

معیارهای خرید

تیلور توضیح می‌دهد: «یک پلت‌فرم تصویربرداری سند باید بیش از اسکن یک سند کار انجام دهد. باید به خوبی آن سند اسکن شده جدید را به گونه ای سازماندهی کند که منطقی باشد و برای کاربران دردسر ایجاد نکند. در حالت ایده‌آل، پلتفرم باید بتواند اسناد را در قالبی قابل خواندن اسکن کند. احتمالاً با استفاده از تشخیص نویسه نوری (OCR). بنابراین می‌توانید اسناد را از طریق کلمات کلیدی جستجو کنید یا اطلاعات را از اسناد کپی و جای‌گذاری کنید.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

5. مدیریت محتوای سازمانی

سیستم های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) با تمرکز بر داده ها و همچنین محتوا، مدیریت محتوا را یک گام فراتر می برد. این سیستم ها با ترکیب اجزای دیگر انواع سیستم های مدیریت اسناد گردش کار، فرآیندها، قوانین تجاری و غیره، محتوا را در چارچوب قرار می دهند.

استفاده موردی

در سناریوی انتشار، سیستم‌های ECM همه داده‌ها را کنار هم می‌آورند تا نویسندگان بهتر بتوانند محتوای مناسب را تولید کنند. آنها همچنین به شرکت کنترل بیشتری بر آن محتوا و فرآیندهای تولید کننده آن می دهند. تیلور توضیح می‌دهد: “به عنوان مثال، شرکتی که محتوا تولید می‌کند تا ترافیک فهرست نرم‌افزاری خود را افزایش دهد، ممکن است از ECM برای تولید داده‌هایی استفاده کند که می‌تواند به شرکت کمک کند تا بفهمد کدام محتوا بیشتر در بین مردم طنین‌انداز است و متعاقباً فرآیندهای محتوا را برای تولید بیشتر آن محتوا ساده‌سازی کند”.

معیارهای خرید

تیلور می گوید یک سیستم ECM خوب به امنیت قوی و دسترسی آفلاین به اسناد نیاز دارد تا بتوانید تمام محتوای خود را در یک مخزن ذخیره سازی متمرکز اما با دسترسی آسان نگهداری کنید. “کاربران باید بتوانند محتوا را از این مخزن دانلود کنند تا به صورت آفلاین کار کنند. ECM همچنین باید بتواند اسناد کاغذی را دیجیتالی کند و سوابق شرکت شما را پیگیری کند”.

پارسونز اضافه می کند که سفارشی سازی برای ECM ضروری است. برخی از برنامه‌ها و نرم‌افزارها روشی استاندارد برای انجام وظایف بدون هیچ راهی برای سفارشی‌سازی طرح‌بندی یا گردش کار شما دارند. “توانایی سفارشی کردن راه حل انتخابی خود به شخصی سازی آن کمک می کند و ارزش افزوده می شود.”

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.