۸ چیزی که تاریخچه سرویس مدیریت اسناد را تغییر داد

در طول تاریخ، سرویس مدیریت اسناد و مدارک شادی را برای نسل بشر به ارمغان آورده است. اگرچه نمی توان کسی را برای اختراع مدیریت اسناد اعتبار کرد، اما اولین سیستم شناخته شده توسط قبایل کوچ نشین ایجاد شد که بر روی دیوار غارها می نوشتند. با گذشت زمان، این سیستم به سیستم طومارهای مورد استفاده در روم باستان تبدیل شد.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

هشت اتفاق مهم تاریخچه سرویس مدیریت اسناد

با نزدیک شدن جهان به پایان دهه ۱۸۰۰، نژاد بشر هنوز به شکل بسیار ابتدایی مدیریت اسناد متکی بود. اما در طول قرن بعد، هشت اتفاق افتاد که تاریخچه مدیریت اسناد را برای همیشه تغییر داد.

کابینه پرونده

در اواخر دهه ۱۸۰۰، مرد جوانی به نام ادوین سیبلز دنیایی را دید که با A.D.M.D. (اختلال حاد مدیریت اسناد). او می دانست که باید راهی برای درمان جهان از این بیماری وجود داشته باشد. او به زودی کابینت پرونده را اختراع کرد و با این کار، آقای سیبلز نحوه نگهداری و مدیریت اسناد توسط انسان ها را از آن نقطه به بعد تغییر داد.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

سرور در سرویس مدیریت اسناد

از آنجایی که کابینه پرونده برای مدیریت اسناد به خوبی کار می کرد، محبوبیت آن نیز نفرین آن بود. زیرا آنها شروع به انباشته شدن در فضاهای اداری در همه جا کردند. با شروع با مین‌فریم‌های قدرتمند و متمرکز و تکامل به معماری مشتری/سرور توزیع‌شده، سازمان‌ها اکنون می‌توانند اسناد را به صورت الکترونیکی ذخیره کنند.

کامپیوتر

هنگامی که رایانه های شخصی شروع به توزیع و اتصال در یک LAN (شبکه محلی) کردند، شرکت ها توانستند اسنادی را در رایانه خود ایجاد و ذخیره کنند. قدرت برای کاربر. اما رایانه‌های شخصی توزیع‌شده که توسط شبکه محلی مدیریت می‌شوند، اسناد بدون ساختار را در همه جا پراکنده ارسال کردند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

کمبودهای شبکه در نحوه سازماندهی اسناد (به عنوان مثال، قرارداد نامگذاری هشت نقطه و سه کاراکتر و عدم کنترل اسناد) باعث ایجاد مشکلات زیادی شد. هیچ کنترل نسخه ای وجود نداشت، هیچ مسیر حسابرسی وجود نداشت، و کمبود امنیت بیداد می کرد. اگرچه رایانه شخصی یک تغییر دهنده بازی بود، اما دنیای بدون ساختار رایانه های شخصی توزیع شده نیاز به سیستم های مدیریت اسناد را معرفی کرد.

سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

هنگامی که مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) در دهه ۸۰ محبوبیت پیدا کرد، ابزار پیچیده ای بود که فقط توسط یک اپراتور مرکز پردازش کلمه قابل مدیریت بود. با توسعه ابزارها، کار به منشی هایی منتقل شد که اسناد را ایجاد، نامگذاری و ذخیره می کردند. تا زمانی که در اوایل دهه ۹۰ شرکت‌ها با سیستم‌های کاربرپسند آشنا شدند که کارکنان دانش (مثلاً مدیران کسب‌وکار، وکلا) خودشان شروع به استفاده از DMS کردند. این امر به تکامل خود ادامه داد و اکنون مدیریت اسناد نه تنها توسط منشی ها و روسای آنها استفاده می شود، بلکه برای تقویت همکاری کامل با مشتریان، شورای مشترک و طرف های مخالف استفاده می شود.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

موتور جستجو در سرویس مدیریت اسناد

با وجود هزاران سند دیجیتالی پراکنده در همه جا، موضوع مکان یابی اسناد اهمیت بیشتری پیدا کرد. این مشکل باعث نوآوری دیگری شد که بازی را تغییر داد. ارائه دهندگان DMS شروع به ادغام جستجوی متن کامل به صورت یکپارچه در DMS کردند.

اکنون، درست مانند هر Trekkie که می‌تواند به گوگل برود و همه چیزهایی را که انسان درباره Spock و نژاد Vulcan می‌داند بیاموزد، شرکت‌ها هم اکنون می‌توانند در سرویس مدیریت اسناد خود استفاده کنند و هر سندی را در سیستم در عرض چند ثانیه پیدا کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

اسکنر

حتی با گسترش رایانه ها، اسناد کاغذی هنوز در همه جا دیده می شد. این در سال ۱۹۸۵ با معرفی اولین اسکنر کامپیوتر تغییر کرد. اگرچه کار تبدیل اتاقی پر از اسناد کاغذی به اسناد الکترونیکی احتمالاً باعث میگرن برای بسیاری از منشی‌ها شد، اما در نهایت به شرکت‌ها اجازه داد که بدون کاغذ کار کنند و سازماندهی و کنترل بهتری بر اسناد داشته باشند. فناوری اسکنر به شدت بهبود یافته است، و امروزه، هر کسی می‌تواند یک سند ۵۰ صفحه‌ای را بگیرد، یک بارکد به آن ضمیمه کند، و به‌طور خودکار مستقیماً در DMS اسکن می‌شود و آماده ویرایش، اشتراک‌گذاری و همکاری است.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

ابر در سرویس مدیریت اسناد

زمانی که اینترنت توسط ال گور (یا شخص دیگری) اختراع شد، روش مدیریت اسناد توسط شرکت ها یک بار دیگر تغییر کرد. دیگر شرکت‌ها نیازی به خرید سرورهای گران قیمت برای میزبانی محلی داده‌های خود نداشتند. و به کارکنان بزرگ فناوری اطلاعات برای نگهداری همه آن‌ها پول پرداخت نمی‌کردند. در عوض، آنها می‌توانند سرورها، کارکنان فناوری اطلاعات و نرم‌افزار قدیمی خود را به ابر برون سپاری کنند.

با مدل نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS)، زیرساخت‌های DMS از قبل در فضای ابری تعبیه شده‌اند. نرم‌افزار آماده است تا در صورت تقاضا از طریق مرورگر وب قابل دسترسی باشد. اسناد به صورت محلی در دفتر شرکت ذخیره نمی شوند. پس کاربران می توانند آزادی ایجاد، ویرایش و اشتراک گذاری اسناد را در حال حرکت از هر نقطه از جهان داشته باشند. مدل SaaS همچنین شرکت‌های کوچک‌تری را که قبلاً توانایی پرداخت مدیریت اسناد را نداشتند، قادر می‌سازد تا از مزایای DMS بهره‌مند شوند. زیرا SaaS به آنها اجازه می‌دهد فقط برای آنچه نیاز دارند پرداخت کنند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

گوشی هوشمند

از آنجایی که راه‌حل‌های مدیریت اسناد SaaS اجازه دسترسی به اسناد را در هر مکان و هر زمان می‌دهد. اما تلفن‌های هوشمند با واقعیت بخشیدن به “اطلاعات در دستان شما”، یک قدم جلوتر می‌روند. کاربران اکنون می توانند به کل پایگاه داده اسناد خود دسترسی داشته باشند، همچنین می توانند آن اسناد را جستجو کنند و آنها را مستقیماً از iPhone یا هر گوشی هوشمند دیگری که دارای مرورگر فعال است با هر کسی در جهان به اشتراک بگذارند. از آنجایی که نوآوری با سرعت بیشتری ادامه می‌یابد، ما فقط می‌توانیم تعجب کنیم که در سال‌های آینده چه چیزی برای مدیریت اسناد در پیش است.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.