۸ نوع اسناد استخدامی جدید

در این مقاله، ما بحث می‌کنیم که اسناد استخدامی جدید چیست. سپس انواع مختلفی از کاغذبازی‌های استخدامی جدید را فهرست می‌کنیم. که هم متخصصان منابع انسانی و هم نامزدها ممکن است در طول فرآیند استخدام کارمند با آن‌ها مواجه شوند.

وقتی سازمان‌ها پیشنهاد استخدامی ارائه می‌کنند، می‌تواند برای داوطلبان و کارفرمایان هیجان‌انگیز باشد. پذیرش یک پیشنهاد توسط یک نامزد شروع کننده فرآیند استخدام است که در آن کارمندان جدید در مورد وظایف خود می آموزند. توافق می کنند که انتظارات خاصی را برآورده کنند. و درک بهتری از نقش خود به دست آورند. برای تکمیل فرآیند استخدام، اعضای تیم جدید معمولاً نیاز به بررسی و تکمیل اسنادی دارند. این اسناد شرایط استخدام آنها را مشخص می کند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

اسناد استخدامی جدید چیست؟

اسناد استخدامی جدید شامل تمام اسنادی است که سازمان‌ها و متخصصان منابع انسانی (HR) استفاده می‌کنند. از جمله برای شروع یک پیشنهاد استخدامی، جذب اعضای جدید تیم و پردازش پذیرش آنها. این اسناد جنبه های مختلف استخدام، از جمله غرامت، مزایا، شرح شغل و موافقت آنها با چنین شرایطی را پوشش می دهد. علاوه بر این، اسناد استخدامی جدید ممکن است شامل فرم‌های دولتی باشد که سوابق قانونی استخدام یک فرد جدید را ایجاد می‌کند. این به همه ذینفعان، از جمله اعضای جدید تیم و رهبران، اجازه می دهد تا درک روشنی از تعهدات خود در مورد استخدام ایجاد کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

۸ نوع اسناد استخدامی جدید

انواع مختلفی از اسناد استخدامی جدید وجود دارد. زیرا فرآیند پذیرش کارمند به اعضای تیم جدید نیاز دارد تا اسناد متعددی را بررسی، تکمیل و امضا کنند. کارفرمایان سپس آنها را پردازش می کنند. از طریق این اسناد، کارکنان می توانند در مورد مقررات قانونی، انتظارات کارفرما از آنها، مزایای و غرامتی که مستحق آن هستند و اینکه سیاست های سازمانی چگونه کار می کنند، بیاموزند. با در نظر گرفتن این اهداف مختلف، در اینجا چند نوع اسناد استخدامی وجود دارد که ممکن است در طول فرآیند استخدام با آنها روبرو شوید:

۱- فرم درخواست

زمانی که نامزدها برای یک نقش آزاد درخواست می‌کنند، معمولاً فرم درخواستی را ارسال می‌کنند که شامل اطلاعات ضروری مانند شماره تلفن، آدرس، وضعیت واجد شرایط بودن شغل و مدارک اولیه است. این فرم معمولاً به همراه روزمه ارسال می شود. مدیران منابع انسانی ممکن است از آن به عنوان یک مرجع هنگام ورود به استخدام جدید استفاده کنند. فرم درخواست معمولاً بخشی از پرونده یک کارمند می شود و به عنوان سابقه شروع رابطه آنها با یک سازمان عمل می کند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

۲- پیشنهاد نامه

سازمان ها معمولاً نامه های پیشنهادی را به نامزدهایی که می خواهند استخدام کنند ارسال می کنند. این اسناد ممکن است شامل جزئیاتی مانند نرخ غرامت استخدام شده جدید، تاریخ شروع به کار آنها، آنچه که وظایف آنها ممکن است شامل شود. همچنین یک طرح کلی از مزایایی که ممکن است از آنها برخوردار باشند، باشد. هنگامی که کارمندان یک پیشنهاد نامه را امضا می کنند، به معنای پذیرش پیشنهاد است. سپس فرآیند فراگیر استخدام را آغاز می کند. مانند فرم‌های درخواست، نامه‌های پیشنهادی اغلب بخشی از پرونده یک کارمند می‌شوند. متخصصان منابع انسانی ممکن است آن‌ها را به‌عنوان سابقه نگه دارند.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

۳- قرارداد کار

پس از پذیرش پیشنهاد استخدام، ممکن است افراد جدید مجبور به بررسی و امضای قراردادی شوند که مسئولیت‌های شغلی، تعهدات و انتظارات کارفرما از آنها را مشخص می‌کند. قراردادها اغلب جزئیات حقوق، برنامه دقیق کارمند و سیاست های مربوط به روزهای بیماری، مرخصی یا مرخصی با حقوق (PTO) را مشروع می کنند. علاوه بر این، قراردادها ممکن است مدت کار، مراحل تمدید قرارداد، پروتکل استعفا و شرایط فسخ را مشخص کنند.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۴- اسناد مزایا

هنگامی که یک کارمند واجد شرایط دریافت مزایا به عنوان بخشی از نقش جدید خود است، معمولاً باید اسنادی را بررسی و تکمیل کند که آنها را در برنامه های مراقبت های بهداشتی، بیمه از کار افتادگی و پس انداز بازنشستگی و غیره ثبت نام می کند. این اسناد ممکن است برای استخدام های جدید گزینه های مختلفی را برای ثبت نام مزایای آنها ارائه دهد که آنها می توانند از بین آنها انتخاب کنند. از اینجا، اعضای تیم منابع انسانی ممکن است این اسناد را پردازش کنند تا اطمینان حاصل شود که افراد جدید استخدام شده در یک بازه زمانی معقول به مزایا دسترسی دارند.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

۵- فرم های مالیاتی

استخدام‌های جدید معمولاً باید فرم‌های مالیاتی دولت‌های ایالتی و فدرال را تکمیل کنند که اشتغال آنها را تأیید می‌کند، دستورالعمل‌هایی را برای کسر مالیات تعیین می‌کند و وضعیت پرونده آنها را به عنوان کارمندان فعال تعیین می‌کند. این نوع کاغذبازی شامل فرم هایی مانند W-4 است که مالیات بر درآمد کارمند را تعیین می کند. فرم‌های مالیاتی ممکن است از کارمندان بخواهد که اطلاعاتی در مورد سایر منابع درآمد ارائه کنند. خواه آنها بخشی از یک خانواده مشترک باشند یا تک درآمدی و اینکه آیا مایلند وجوه اضافی را از چک‌های حقوق خود بیش از آنچه که قانوناً لازم است، خودداری کنند.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۶- فرم های حقوق و دستمزد

سازمان‌ها معمولاً از استخدام‌کنندگان جدید درخواست می‌کنند تا فرم‌های حقوق و دستمزد را پر کنند. تا اطمینان حاصل شود که به‌طور منظم و به‌موقع غرامت دریافت می‌کنند. این فرم‌ها ممکن است از کارمندان بخواهند اولویت پرداخت را ایجاد کنند. این اغلب شامل یک فرم سپرده مستقیم به عنوان یکی از این گزینه‌ها می‌شود، که به کارفرما اجازه می‌دهد مستقیماً از طریق واریز معمولی به حساب بانکی خود به کارمند پرداخت کند. در مقایسه، از طریق این فرم‌ها، کارمندان می‌توانند به جای واریز مستقیم، درخواست دریافت چک حقوقی را نیز داشته باشند و در صورت تمایل وجوه خود را در حساب‌های مختلف قرار دهند.

۷- کتابچه راهنمای کارمند

در طول فرآیند ورود، سازمان‌ها ممکن است از کارکنان جدید بخواهند که نسخه‌ای از کتابچه راهنمای خود را که اطلاعاتی در مورد خط‌مشی‌های خاص محل کار، دستورالعمل‌های رفتار کارکنان و رویه‌های سازمانی خاص ارائه می‌دهد، بررسی و امضا کنند. کتابچه‌های راهنمای کارمندان می‌توانند به عنوان یک مرجع مفید برای متخصصان در صورت داشتن سؤال عمل کنند. همچنین ممکن است به عنوان ابزاری برای تضمین انطباق با سیاست‌های سازمانی عمل کنند. هنگامی که کارمندان دفترچه‌های راهنما را امضا می‌کنند، معمولاً به معنای تأیید این سیاست‌ها و موافقت آنها برای رعایت آنها است.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

۸- برگه تماس پزشکی و اورژانس

معمولاً سازمان‌ها از استخدام‌های جدید برای ارائه اطلاعات اولیه پزشکی و تماس‌های اورژانسی درخواست می‌کنند. این به کارمندان و کارفرمایان کمک می کند تا برای یک موقعیت اضطراری آماده شوند. به عنوان مثال، اگر یک کارمند در حین کار با یک اورژانس پزشکی مواجه شود، برای کارفرمایان می‌تواند مفید باشد که اطلاعات تماس خانواده کارمند را داشته باشند تا بتوانند وضعیت را به آنها اطلاع دهند. علاوه بر این، کارفرمایان می‌توانند اطلاعات اولیه پزشکی مانند فهرستی از آلرژی‌های یک کارمند را در صورت لزوم به تیم‌های پاسخ ارائه کنند.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.