۷ ویژگی سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) برای کمک به افزایش کارایی

خانه ۷ ویژگی سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) برای کمک به افزایش کارایی

۷ ویژگی سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) برای کمک به افزایش کارایی

143-6-29 0

واحد تولید محتوا

مدیریت و بازیابی کارآمد اسناد برای موفقیت بسیار مهم است. سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) ابزاری ضروری برای هر کسب و کاری است که به دنبال بهینه سازی مدیریت اسناد دیجیتال خود است.

فراتر از ذخیره سازی صرف، EDMS دسترسی، مدیریت و امنیت اطلاعات حیاتی را متحول می کند. بازار سیستم های مدیریت اسناد جهانی در سال ۲۰۲۳ ۶٫۲۳ میلیارد دلار تخمین زده شد. انتظار می رود این بازار در سال ۲۰۲۴ به ۷٫۱۶ میلیارد دلار و سپس تا سال ۲۰۳۲ به ۲۴٫۹۱ میلیارد دلار افزایش یابد.

ویژگی های سیستم مدیریت سند الکترونیکی

در اینجا در مورد مزایای هر ویژگی بحث خواهیم کرد، به سؤالات و نگرانی های رایج پاسخ خواهیم داد و نشان خواهیم داد که چگونه یک EDMS می تواند مدیریت اسناد و گردش کار شما را تغییر دهد.

مدیریت پرونده و سازماندهی اسناد

یکی از ویژگی های اصلی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) مهارت آن در مدیریت و سازماندهی اسناد است. با جریان داده از منابع متعدد، یک سیستم متمرکز برای ذخیره همه اسناد ضروری می شود.

بیشتر بخوانید: چرا امروزه نرم‌افزار مدیریت اسناد مهمتر از همیشه است؟

جستجو و بازیابی کارآمد

قدرت EDMS در قابلیت فهرست بندی و طبقه بندی اسناد آن نهفته است که امکان جستجو و بازیابی سریع و آسان اسناد را فراهم می کند. این باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان می شود و کارایی عملیاتی را افزایش می دهد. زیرا کارکنان می توانند به جای جستجوی اطلاعات، روی کارهای ارزش افزا تمرکز کنند.

مزایای عملیاتی

مدیریت فایل موثر تضمین می کند که همه اسناد به خوبی سازماندهی شده و به راحتی قابل دسترسی هستند، از انطباق و افزایش بهره وری پشتیبانی می کند. این ویژگی اساسی راه را برای فرآیند مدیریت اسناد ساده‌تر هموار و عملیات تجاری روان و کارآمد را تسهیل می‌کند.

از آنجایی که کسب‌وکارها با سرعت بی‌سابقه‌ای به دیجیتالی شدن ادامه می‌دهند و روزانه بیش از ۲٫۵ کوینتیلیون بایت داده ایجاد می‌شود، نیاز به مدیریت مؤثر فایل و سازماندهی اسناد هرگز به این اندازه حیاتی نبوده است.

پردازش اسناد

تبدیل اسناد کاغذی به فایل‌های دیجیتال توسط یک EDMS از طریق فناوری‌های تشخیص کاراکتر نوری (OCR) و تشخیص کاراکتر هوشمند (ICR) ساده می‌شود. این ابزارها اسناد اسکن شده را به فرمت های دیجیتالی قابل جستجو و ویرایش تبدیل می کنند. و نیاز به ذخیره سازی فیزیکی را به شدت کاهش و اطلاعات را به راحتی در دسترس قرار می دهند.

امنیت داده ها و مدیریت حقوق سیستم مدیریت سند الکترونیکی

ویژگی های امنیتی یک سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) بیش از هر زمان دیگری حیاتی است. یک EDMS محرمانه بودن، یکپارچگی و در دسترس بودن اسناد را از طریق اقدامات امنیتی قوی تضمین می کند.

بیشتر بخوانید: مدیریت اسناد الکترونیکی؛ روندهای برتر در EDMS برای مشاغل مدرن

ویژگی های کلیدی امنیتی

رمزگذاری: از اسناد در ذخیره سازی و در حین انتقال محافظت و آنها را برای کاربران غیرمجاز غیرقابل دسترسی می کند.

کنترل دسترسی: دسترسی اسناد به پرسنل مجاز را فقط بر اساس نقش ها و مجوزهای از پیش تعریف شده محدود می کند.

مسیرهای حسابرسی: همه تعاملات با سیستم را ردیابی و ثبت می‌کند. سپس یک رکورد دقیق از اینکه چه کسی به چه چیزی و چه زمانی دسترسی داشته است ارائه می‌کند.

اهمیت امنیت

این اقدامات امنیتی از اطلاعات حساس در برابر دسترسی غیرمجاز و نقض احتمالی محافظت می کند و از رعایت مقررات حفاظت از داده ها اطمینان می دهد. با مدیریت افرادی که می توانند اسناد را مشاهده، ویرایش یا به اشتراک بگذارند، یک EDMS به حفظ یکپارچگی اطلاعات تجاری کمک می کند.

مدیریت حقوق

فراتر از امنیت اولیه، مدیریت حقوق در یک EDMS اجازه می دهد تا مجوزهای دسترسی را تنظیم کند و تضمین کند که کاربران فقط حقوق لازم برای انجام نقش های خود را دارند. این جزئیات با جلوگیری از دسترسی غیر ضروری به اسناد حساس، امنیت را افزایش می دهد و جریان کار را ساده می کند.

با افزایش ۲۰ درصدی نقض داده ها بین سال های ۲۰۲۲ تا ۲۰۲۳، کسب و کارها امنیت داده ها را در اولویت قرار می دهند. یک نگرانی رایج این است که آیا EDMS واقعاً می تواند از اطلاعات حساس محافظت کند. رمزگذاری قوی، کنترل دسترسی، و مسیرهای ممیزی ارائه شده توسط راه حل های پیشرو EDMS یک دفاع قوی در برابر دسترسی غیرمجاز ارائه می دهد. و اطمینان می دهد که داده های شما ایمن باقی می مانند.

بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو الکترونیک؛ ساده کردن گردش کار با اتوماسیون اسناد

ویژگی های سیستم مدیریت سند الکترونیکی

گزارش خودکار و داشبورد سیستم مدیریت سند الکترونیکی

گزارش‌دهی خودکار و داشبوردهای قابل تنظیم، ویژگی‌های تغییردهنده سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) هستند. آن‌ها بینش‌های بی‌درنگ در مورد عملیات تجاری ارائه می‌دهند و سازمان‌ها را برای نظارت، تجزیه و تحلیل و پاسخگویی کارآمد به داده‌ها توانمند می‌سازند.

تصمیم گیری پیشرفته

داده‌های بی‌درنگ: داشبوردها معیارها و روندهای کلیدی را به‌طور بصری مرور و تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه را امکان‌پذیر می‌کنند.

گزارش‌های خودکار: گزارش‌های به‌موقع و دقیق را بدون مداخله دستی ایجاد و اطمینان حاصل می کند که ذینفعان آخرین اطلاعات را دارند.

شفافیت عملیاتی

گزارش‌دهی خودکار و داشبورد جنبه‌های مختلف فرآیندهای کسب‌وکار را روشن می‌کند، حوزه‌های کارایی و مواردی را که نیاز به بهبود دارند برجسته می‌کنند. این شفافیت فرهنگ بهبود مستمر و پاسخگویی را تقویت می کند.

اتوماسیون گردش کار و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

اتوماسیون گردش کار و BPM اجزای کلیدی یک سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) هستند که با خودکارسازی وظایف معمول و فرآیندهای مبتنی بر سند، عملیات را ساده می‌کنند. این اتوماسیون باعث افزایش کارایی و ثبات در سراسر سازمان می شود.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو اسناد دیجیتال چگونه کار می کند؟

ساده سازی فرآیندها

گردش کار خودکار: اسناد و وظایف به طور خودکار به اعضای تیم مناسب هدایت می‌شوند، که مدیریت دستی را کاهش می‌دهد و فرآیندها را سرعت می‌بخشد.

مدیریت کار: هشدارها و یادآوری‌ها را برای اقدامات معلق به صورت خودکار انجام و از تکمیل سریع کارها اطمینان می‌دهد.

بهره وری عملیاتی

با به حداقل رساندن مداخلات دستی، اتوماسیون گردش کار و BPM خطر خطاها را کاهش می‌دهد. و تضمین می‌کند که فرآیندها سریع‌تر و قابل اطمینان‌تر تکمیل می‌شوند. این منجر به بهبود بهره وری می شود و به کارکنان اجازه می دهد تا بر فعالیت های با ارزش بالاتر تمرکز کنند.

سفارشی سازی سیستم مدیریت سند الکترونیکی

سفارشی سازی یکی از ویژگی های حیاتی سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد (EDMS) است. این به سیستم اجازه می دهد تا با نیازهای منحصر به فرد یک کسب و کار سازگار شود و تضمین می کند که EDMS می تواند به طور یکپارچه با جریان کار، سیستم های فناوری اطلاعات و فرآیندهای تجاری موجود یکپارچه شود.

راه حل های سفارشی

پیکربندی انعطاف‌پذیر: تنظیمات، گردش کار و رابط‌های کاربری را می‌توان برای مطابقت با نیازهای عملیاتی خاص تنظیم کرد و پذیرش و کارایی کاربر را افزایش داد.

قابلیت های یکپارچه سازی: به طور یکپارچه با سایر ابزارها و سیستم های کسب و کار ادغام می شود و از یک پلت فرم یکپارچه برای تمام نیازهای مدیریت اسناد و داده ها اطمینان حاصل می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد: همه چیز در مورد DMS

انطباق با نیازهای کسب و کار

توانایی سفارشی‌سازی یک EDMS به این معنی است که می‌تواند با کسب‌وکار رشد کرده و تکامل یابد و از مقیاس‌پذیری و محافظت از سرمایه‌گذاری در آینده پشتیبانی کند. سفارشی‌سازی تضمین می‌کند که شرکت‌ها مجبور نیستند عملیات خود را به تناسب نرم‌افزار تغییر دهند.

همکاری و ارتباطات کارآمد سیستم مدیریت سند الکترونیکی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) کار گروهی کارآمد را با ارائه ابزارهایی که همکاری و ارتباطات را افزایش می‌دهند، تسهیل می‌کند. این ویژگی در محیط امروزی، جایی که کار از راه دور و چابکی تیم حیاتی است، بسیار مهم است.

ویژگی های مشارکتی

کنترل نسخه: این تضمین می کند که همه روی جدیدترین نسخه یک سند کار می کنند و از سردرگمی و همپوشانی در ویرایش ها جلوگیری می کند.

ویرایش در زمان واقعی: به چندین کاربر اجازه می دهد اسناد را به طور همزمان ویرایش کنند، بهره وری را افزایش داده و جدول زمانی پروژه را تسریع می بخشد.

دسترسی و قابلیت اشتراک گذاری: اسناد را می توان به راحتی در داخل و خارج از سازمان با دسترسی کنترل شده برای اطمینان از امنیت به اشتراک گذاشت.

بهبود پویایی تیم

این ابزارهای مشارکتی با ایجاد تعامل یکپارچه بین اعضای تیم، صرف نظر از موقعیت فیزیکی آنها، از یک محیط کاری منسجم پشتیبانی می کنند. این امر تضمین می کند که پروژه ها به طور موثر پیش می روند و ضرب الاجل ها رعایت می شوند.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

سیستم مدیریت سند الکترونیکی