۷ ویژگی که سیستم مدیریت اسناد شما نیاز دارد

۷ ویژگی که سیستم مدیریت اسناد شما نیاز دارد را در این محتوا بررسی می کنیم. کسب‌وکارهای امروزی بیش از هر زمان دیگری با چالش‌های بسیاری روبرو هستند. اهداف جهانی بی‌طرفی کربن و افزایش کار از راه دور به دلیل همه‌گیری COVID-19 باعث شده است که فناوری در توسعه مدل‌های تجاری انعطاف‌پذیر بسیار حیاتی‌تر شود.

فناوری بر هر جنبه ای از تجارت مدرن تأثیر می گذارد. با این حال، از آنجایی که تیم‌ها در سرتاسر جهان با سیستم‌های مخفی دست‌وپنجه نرم می‌کنند که باعث تکرار داده‌ها و حجم کاری می‌شوند و شبکه‌های جهانی وسیعی که یافتن اطلاعات صحیح را در صورت لزوم دشوار می‌سازد، مبارزه برای بهترین رویکرد به روز بودن وجود دارد.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بخوانید.

گنجاندن یک نرم افزار و سیستم مدیریت اسناد در سازمان شما می تواند تأثیر عمیقی بر کارهای روزمره داشته باشد. همچنین می‌تواند به دستیابی به اهداف مهم تجاری کمک کند. چه برای کمک به محیط زیست باشد، چه به دنبال کاهش هزینه‌ها با کاهش تولید کاغذ برای آزاد کردن فضای اداری  ،کسب و کار خود باشید. در هر صورت؛ مزایا گسترده است و می تواند بلافاصله در سراسر سازمان شما احساس شود.

اگرچه انتقال از فرآیندهای سنتی مبتنی بر کاغذ به دیجیتالی کردن کسب‌وکار شما می‌تواند دشوار باشد. اما هیچ راهی بهتر از پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت اسناد با طراحی خوب وجود ندارد.

در مورد نرم افزار حضور و غیاب اندروید بخوانید.

تعریف سیستم مدیریت اسناد

به زبان ساده، سیستم مدیریت اسناد (DMS) به نرم افزاری اطلاق می شود که به شما امکان می دهد اسناد الکترونیکی را ذخیره و پیگیری کنید. در حالی که این اساسی‌ترین عملکرد هر DMS است، یک راه‌حل جامع معمولاً شامل ویژگی‌های متنوع دیگری است که برای هر کسب‌وکاری که به دنبال پیشبرد خود در قرن بیست و یکم است مفید است.

دو شکل از DMS وجود دارد. اولاً، DMS مستقل برنامه ای است که تنها با هدف کمک به کاربران در مدیریت فایل ها و اسناد طراحی شده است. دوم؛ یک مجموعه DMS وجود دارد که شامل تعدادی ابزار مرتبط با تجارت مانند تقویم، پیام رسانی، وبلاگ نویسی، ردیابی و غیره است.

هر دو شکل DMS برای هر کسب‌وکاری که می‌خواهد از فرآیندهای مبتنی بر کاغذ سنتی خود ارتقا یابد، مناسب تلقی می‌شوند و به ساده‌سازی ارتباطات، افزایش همکاری و کاهش ریسک و هزینه کمک می‌کنند. برای راهنمایی در مورد پیاده سازی DMS مناسب در کسب و کار خود، اینجا کلیک کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

ویژگی اصلی یک سیستم مدیریت اسناد خوب چیست؟

1. Cloud Access

کارمندان باید اسناد را در هر زمان و مکان بارگذاری و دانلود کنند، بنابراین دسترسی ابری ضروری است.

2. سازمان هوشمند

کار با چندین سند می تواند به سرعت مشکل ساز شود. سلسله مراتب سازمانی یکی از مهمترین ویژگی ها در انتخاب DMS است. قابلیت‌های جستجوی گسترده مانند دسته‌بندی و برچسب‌گذاری تنها دو نمونه از نحوه یافتن سریع فایل‌ها هستند.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.

3. یک رابط کاربر پسند

برای استفاده روزانه، مهم است که مطمئن شوید که نرم افزار دارای یک رابط کاربری جذاب است.

4. ویژگی های جستجوی قوی

این ضروری است که بتوانید در تمام محتوای خود جستجو کرده و به سرعت سند مورد نیاز را پیدا کنید. یک موتور جستجوی قوی می تواند به شما در مرور دقیق DMS کمک و در زمان صرفه جویی زیادی کند.

در مورد نرم افزار بایگانی دیجیتال اسناد بخوانید.

5. کنترل نسخه

هر DMS باید به‌روزرسانی‌ها و نسخه‌های مختلف فایل‌ها را داشته باشد. یک سیستم DMS باید هر نسخه از یک سند را هنگام آپلود ذخیره کند و به شما این امکان را  بدهد که قبل از ایجاد تغییرات اساسی به تاریخچه آن برگردید و آنچه را که ممکن است به یک سند تبدیل شود ذخیره کنید.

6. مجوزها

مجوزها ضروری هستند. زیرا به شما این امکان را می دهند که انتخاب کنید چه کسی می تواند یا نمی تواند فایل ها و اسناد را حذف یا تغییر دهد. مدیران می‌توانند مجوزهای خاصی را برای هر کارمند تنظیم و به مدیریت اطلاعات و محافظت از اسناد مهم در برابر تغییر کمک کنند.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بخوانید.

7. پشتیبانی از فرمت های جهانی

هرچه DMS فرمت های بیشتری را پشتیبانی کند، بهتر است. این اطمینان حاصل می کند که هنگام استفاده از چندین نرم افزار مشکلی وجود ندارد.

در نهایت:

مدیریت اطلاعات از کسب و کاری به کسب و کار دیگر متفاوت است. بر کسی پوشیده نیست که تیم ها اغلب با راه حل های سنتی مبتنی بر کاغذ یا راه حل های ابری ناکافی که باعث اشتباهات و تاخیر در وظایف و پروژه های روزانه می شوند، مواجه می شوند.

یک DMS؛ پایه و اساس را برای شروع مدیریت فایل های شما به صورت دیجیتالی فراهم می کند. برای سازمان هایی که در ده سال گذشته پرونده های خود را در کابینت ذخیره کرده اند، این می تواند یک تغییر بزرگ باشد. با این حال، افزایش بهره وری، افزایش همکاری و کاهش ریسک و هزینه ضروری است. مزایای پیاده سازی DMS در کسب و کار شما برای مدل های تجاری امروزی ضروری است.

در مورد نرم افزار ارسال مرسولات بخوانید.

راه حل جامع مدیریت اسناد پرشین سیستم مدیریت اطلاعات را در همه سطوح، از جمله سازماندهی هوشمند با فیلترهای جستجوی قوی، رابط کاربر پسند، کنترل خودکار نسخه، تنظیمات مجوز، و پشتیبانی از قالب جهانی، ساده می کند. برای کسب اطلاعات بیشتر، می‌توانید با یکی از اعضای تیم صحبت کنید یا نسخه آزمایشی رزرو کنید.