۶ نشانه که باید برنامه مدیریت اسناد را تغییر دهید

چه در حوزه DMS تازه وارد باشید و چه سال‌هاست که از برنامه مدیریت اسناد استفاده می‌کنید، مهم است که میزان کارآمدی نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید را دوباره ارزیابی کنید. در این محتوا در مورد مواردی صحبت کرده ایم که اگر آنها در سیستم مدیریت اسناد خود میبینید باید آن را تغییر دهید.

کلیک کنید: نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

شش نشانه مبنی بر نیاز به ارتقاء برنامه مدیریت اسناد

یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) به شرکت شما اجازه می دهد تا از یک فرآیند کاغذی ناکارآمد به یک فرآیند دیجیتالی که هزینه ها را کاهش می دهد و امنیت داده های شما را بهبود می بخشد؛ در صورت انجام صحیح حرکت کنید. در اینجا شش نشانه در مورد عملکرد ضعیف و ناکارآمد سیستم مدیریت اسناد آورده شده است:

برنامه مدیریت اسناد با عملکرد جستجوی ضعیف

سیستمی که امکان جستجوی همه جانبه را فراهم می کند می تواند زمان و دردسرهای زیادی را برای شرکت شما ذخیره کند. همه ما می دانیم که جستجوی دستی برای یک سند در یک پایگاه داده قدیمی می تواند زمان بر باشد.

یک DMS جامع دارای قابلیت جستجو است که می‌تواند سوابق مطابق با معیارهای خاص، سوابق ارجاع متقابل در چندین جدول را بازیابی کند و جستجوها را در فیلدهای خاص به سرعت و به آسانی انجام دهد. این انعطاف‌پذیری را برای مرتب‌سازی و ارائه داده‌ها به روش‌های مختلف فراهم می‌کند که انجام آن در یک سیستم قدیمی، بسیار دشوار است.

بنابراین، اگر DMS شما یک عملکرد جستجو ارائه می دهد که به نظر می رسد قابلیت استفاده ندارد، ممکن است زمان آن رسیده باشد که یک ارائه دهنده جدید پیدا کنید.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

هیچ گزینه ذخیره سازی انعطاف پذیری وجود ندارد

نوع فضای ذخیره سازی ارائه دهنده DMS شما یکی دیگر از جنبه های مهم تجربه سیستم مدیریت اسناد است. یک نرم افزار DMS که میزبانی ابری ارائه نمی دهد ممکن است تنها گزینه در گذشته باشد. اما دیگر به اکثر شرکت ها خدمات نمی دهد. این در درجه اول به دلیل لیست الزامات است که یک سیستم داخلی به آن نیاز دارد.

از طرف دیگر، یک نرم افزار DMS مبتنی بر ابر داده های شما را در سرورهای خارج از سایت ذخیره می کند که توسط تیمی از تکنسین هایی که در لیست حقوق و دستمزد شما نیستند، مراقبت می شوند. با افزایش کار از راه دور، بهترین بخش این است که نرم افزار ابری به شما امکان می دهد از هر دستگاه متصل به اینترنت به فایل های خود دسترسی داشته باشید.

بنابراین می توانید در هر کجا که هستید کار کنید. در نهایت، یک فروشنده نرم افزار مدیریت اسناد می تواند هزینه اعتبارسنجی شما را به شدت کاهش دهد. برای شرکت‌هایی که تحت نظارت قرار دارند، یک راه‌حل انعطاف‌پذیر به شما کمک می‌کند تا گردش کار خود را ساده‌تر کنید.

کلیک کنید: برنامه آرشیو اسناد

به شما در برآوردن الزامات نظارتی کمک نمی کند

باید در نظر داشته باشید که DMS فعلی شما در هنگام رعایت مقررات دولتی چقدر مفید است. برای بسیاری از شرکت ها، عدم رعایت قوانین می تواند با جریمه های قانونی و شکایات مشتریان همراه باشد. متأسفانه، یک DMS منسوخ شده ممکن است فاقد بسیاری از ابزارهای لازم برای شرکت شما برای هماهنگی با مقررات باشد.

این استانداردها اغلب شامل ایمن نگه داشتن، ردیابی، تأیید و بازیابی اسناد هستند. آنها همچنین انتظار دارند که از فایل های حیاتی نسخه پشتیبان تهیه کنید که می توانید در صورت درخواست آنها را بازیابی کنید. رعایت همه این دستورالعمل ها زمانی که یک DMS به روز و متمرکز ندارید می تواند به یک سردرد تبدیل شود. تغییر به یک سیستم مدیریت اسناد پیشرفته تر می تواند کنترل های لازم را برای آسان تر کردن کار شما فراهم کند.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت اسناد

برنامه مدیریت اسناد بدون اتوماسیون گردش کار

اتوماسیون گردش کار بخش مهمی از افزایش کارایی شرکت شما است. وقتی جریان فرآیندهای کلیدی کسب و کار را خودکار می کنید، کارمندان شما دیگر مجبور نیستند کارهای خسته کننده و وقت گیر را انجام دهند. همچنین می تواند در توانمندسازی سازمان شما برای بهبود کارایی همکاری با کارمندان و فروشندگان در مکان های مختلف مفید باشد.

اتوماسیون به هر کسی در تیم شما اجازه می دهد تا اطلاعات را در یک فرآیند گردش کار به اشتراک بگذارد، صرف نظر از اینکه در کجا قرار دارد. هر کارمندی که مسئول تکمیل یک کار است می تواند آن را در DMS مرکزی مشاهده کند و به روز رسانی های ایمیل می تواند ارسال شود. تا کارمندان را در مورد وظایف جدید در صف های کاری خود آگاه کند.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو اسناد

برنامه مدیریت اسناد پشتیبانی کمی از مشتری دارد

هنگامی که تیم شما مشکلات فنی را در سیستم مدیریت اسناد شما تجربه می کند، فوراً به پشتیبانی نیاز دارید. ارائه دهندگان باتجربه از طریق ایمیل، تماس تلفنی یا پورتال/پایگاه دانش مشتری، پشتیبانی مشتری ۲۴/۷ یک روزه را ارائه می دهند. آنها باید برای بررسی و ارائه وضوح در مورد مسائل فنی پیچیده در دسترس باشند تا اطمینان حاصل شود که مشکل شما حل شده است و بر عملیات تجاری تأثیر نمی گذارد.

آنها همچنین باید انتشار به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری منظم را برای رفع اشکال، ارائه ویژگی‌های جدید و محافظت از نرم‌افزار شما در برابر طیف گسترده‌ای از تهدیدات، در اولویت قرار دهند. اگر این خدمات توسط ارائه دهنده فعلی شما ارائه نمی شود، قطعا زمان آن رسیده که گزینه های دیگر را در نظر بگیرید.

کلیک کنید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

امنیت ضعیف سیستم مدیریت اسناد

یک زیرساخت امنیتی قوی مسلما یکی از مهم ترین ویژگی هایی است که هر DMS می تواند داشته باشد. برخی از حساس‌ترین داده‌های شرکت شما در نرم‌افزار DMS ذخیره می‌شوند، بنابراین نمی‌توانید اقدامات امنیتی پایین‌تری داشته باشید. تقویت‌شده‌ترین راه‌حل‌های مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهد از اطلاعات تجاری محرمانه از طریق سیاست‌های امنیتی چند سطحی و کنترل دسترسی سطحی محافظت کنید.

در مورد نرم افزار سهام بخوانید.

از آنجا که یک DMS به خوبی ایمن شده، کنترل بهتری بر اسناد حساس فراهم می کند. دسترسی به اسناد را می توان در سطح پوشه برای گروه ها یا افراد مختلف کنترل کرد. این تضمین می کند که اطلاعات خصوصی توسط افراد اشتباه دیده نمی شود.

همچنین، یک DMS یک دنباله حسابرسی از اینکه چه کسی یک سند را مشاهده کرده است، چه زمانی به آن دسترسی داشته است، و چگونه ممکن است اصلاح شده باشد، باقی می گذارد. در نتیجه، اسناد مدیریت شده بسیار قابل ردیابی هستند و می توان آنها را برای هشدارهای خودکار برچسب گذاری کرد.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

در پایان:

همه سیستم های مدیریت اسناد یکسان ساخته نمی شوند. و در حالی که پیش‌بینی مسیری که فناوری جدید طی می‌کند دشوار است، شرکت شما شایسته یک ارائه‌دهنده DMS است که هر کاری را انجام دهد تا سیستم شما را تا حد امکان پیشرفته نگه دارد. در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد پرشین، آمادگی برای انطباق با فناوری جدید و تغییر الزامات نظارتی یکی از اهداف اولیه ما است.

کلیک کنید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد