۵ نکته برای پیش نویس سیاست حضور و غیاب برای اولین بار

خانه ۵ نکته برای پیش نویس سیاست حضور و غیاب برای اولین بار

۵ نکته برای پیش نویس سیاست حضور و غیاب برای اولین بار

143-9-2 0

واحد تولید محتوا

حضور و غیاب کارکنان یکی از مهم ترین مواردی است که به موفقیت یک سازمان کمک می کند. مدیریت دقیق آن به شیوه ای سازمان یافته به شما کمک می کند اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما برای انجام وظایفی که به دستیابی به اهداف شرکت شما کمک می کند، در دسترس هستند. به همین دلیل بسیار مهم است که یک سیاست حضور و غیاب کارمندان جامع ایجاد شود که به کارکنان ایده روشنی در مورد آنچه از آنها از نظر در دسترس بودن در محل کار انتظار می رود ارائه دهد.

این همچنین به شما کمک می‌کند مطمئن شوید که هیچ کارمندی در سازمان شما زیر بار وظایف و مسئولیت‌های اضافی نمی‌رود. زیرا برخی از کارمندان سرکار حاضر نمی‌شوند یا اغلب دیر وقت به سر کار می رسند.

قبل از اینکه به نکاتی برای پیش نویس اولین خط مشی حضور و غیاب خود نگاه کنیم، بیایید نگاهی گذرا به معنای واقعی سیاست حضور و غیاب بیندازیم تا درک بهتری داشته باشیم.

بیشتر بخوانید: اپلیکیشن کارکرد پرسنل؛ مدیریت پرسنل و مدیریت منابع انسانی

سیاست حضور و غیاب چیست؟

خط مشی حضور و غیاب یک سند منابع انسانی است که اکثر سازمان ها باید انتظارات روشنی را در مورد حضور و غیاب در بین کارکنان تعیین کنند. مجموعه ای از قوانین و مقرراتی است که کارمندان باید در رابطه با زمانی که انتظار می رود در محل کار حضور داشته باشند، تعداد کل ساعات کاری که باید بگذارند، نحوه حضورشان را رعایت کنند. هنگامی که حضورشان را اشتباه علامت گذاری می کنند، برنامه نوبت کاری خود و تعداد کل مرخصی هایی که مجاز به استفاده از آنها هستند، باید انجام دهند. همچنین اقداماتی را که سازمان ممکن است در صورت عدم موفقیت کارکنان در برآورده کردن انتظارات ذکر شده انجام دهد، تشریح خواهد کرد.

چگونه اولین خط مشی حضور خود را تنظیم کنید؟

اگر شما یک کسب و کار نوپا یا کوچک هستید که به دنبال ایجاد خط مشی حضور و غیاب هستید، در اینجا چند نکته وجود دارد:

فرهنگ شرکت خود را ارزیابی کنید

از آنجایی که مدیریت حضور و غیاب یکی از مهم ترین جنبه های مدیریت نیروی کار است، لازم است اطمینان حاصل کنید که با فرهنگ شرکت شما مطابقت دارد. به عنوان مثال، اگر در سازمان خود فرهنگ خدماتی دارید، ممکن است بخواهید که کارکنانتان به ساعات کاری دقیق خود پایبند باشند تا بتوانند به صورت ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته در دسترس مشتریان شما باشند.

در این مورد، ممکن است به سیاست حضور و غیاب سخت گیرانه تری نیاز داشته باشید. در حالی که، اگر در سازمان خود یک فرهنگ مبتنی بر عملکرد دارید، ممکن است به جای ردیابی ساعات کاری آنها، تنها بر نتایجی که کارکنان خود تولید می کنند تمرکز کنید.

بیشتر بخوانید: مدیریت حضور و غیاب؛ استراتژی‌های آزمایش شده برای منابع انسانی

آنچه از کارکنان انتظار می رود را نیز درج کنید

در خط مشی حضور و غیاب خود، حتماً تمام مواردی را که از نظر حضور و غیاب از کارکنان خود انتظار می رود ذکر کنید. گنجاندن اطلاعات زیر کمک خواهد کرد:

ساعات کاری:

تعداد ساعات کاری که انتظار می رود کارکنان شما در یک روز و در هفته کاری خود کار کنند را مشخص کنید. حتماً ذکر کنید که آیا کارمندان می توانند بر اساس تعداد ساعات تعیین شده تصمیم بگیرند که چه زمانی روز خود را شروع و به پایان برسانند یا اینکه ساعت کاری استانداردی مانند ۹ صبح تا ۵ بعد از ظهر دارید.

اضافه کاری:

به نحوه پرداخت حقوق کارمندان اشاره کنید که از آنها می خواهید ساعات بیشتری از ساعات کاری معمول خود کار کنند یا خیر.

مجوزها:

گاهی اوقات ممکن است کارمندان مجبور باشند برای انجام کارهای شخصی چند ساعتی از محل کار خود دور باشند. تعداد مجوزهایی که کارمندان حق دارند، چند ساعت مرخصی از کار و اینکه آیا با دستمزد یا بدون حقوق دریافت می‌شود را در نظر بگیرید.

برنامه های شیفت:

اگر سازمان شما حضور جهانی دارد، ممکن است بخواهید کارمندانتان در شیفت کار کنند. شیفت های مختلف سازمان خود را به همراه ساعات کاری و ساعات استراحت تعریف کنید. اگر تغییری نسبت به تعطیلات آخر هفته معمولی وجود دارد ذکر کنید.

زمان مرخصی:

ذکر کنید که کارمندان چند روز مرخصی دارند، چگونه باید برای مرخصی درخواست دهند. چه کسی درخواست مرخصی آنها را تایید می کند، و چند روز قبل باید درخواست مرخصی خود را ارائه دهند.

غیبت:

تعریف کنید که چه رفتاری به عنوان غیبت محسوب می شود. یک سلب مسئولیت در مورد اینکه چگونه می تواند عملیات کسب و کار شما را مختل کند و کارمندان حاضر را تحت تأثیر قرار دهد اضافه کنید.

تأخیر:

اگر ساعات کاری سختی را اتخاذ می‌کنید، برای جلوگیری از تأخیر، ذکر کنید که چند بار کارمندان مجاز به دیر آمدن هستند.

بیشتر بخوانید: مدیریت غیبت کارکنان؛ نکات مهم

سیاست حضور و غیاب چیست؟

اقدامات انضباطی را ذکر کنید

هنگامی که انتظارات واضحی را برای حضور تعیین کردید، اقداماتی را که در صورت عدم رعایت مقررات توسط کارکنان شما انجام خواهد شد را در نظر بگیرید. با این حال، بسته به فرهنگ شما، می توانید با ملایمت رفتار کنید، مگر اینکه کارمندان شما در مورد حضور بسیار سرکش باشند.

به عنوان مثال، بیش از پنج یا شش مورد دیرهنگام را می توان به عنوان مرخصی نیم روز حساب کرد. به طور مشابه، اگر کارکنان تمام مرخصی خود را تمام کنند، می توانید از دست دادن حقوق را اعمال کنید. حتماً کارمندانی را که دلایل واقعی برای مرخصی دارند مانند بیماری، بیماری کودک، مرگ یکی از عزیزان یا شرایط مشابه حذف کنید.

روش پیگیری حضور و غیاب را توضیح دهید

حتماً در مورد نحوه ردیابی حضور در سازمان خود توضیح دهید. اگر ثبت‌های دستی دارید، توجه داشته باشید که چه زمانی باید وارد سیستم شوند و چند بار در روز. در مورد صفحات گسترده هم همینطور. اگر از برنامه حضور و غیاب استفاده می‌کنید، توجه داشته باشید که چگونه کارکنان باید ورود و خروج را انجام دهند. برخی از سازمان‌ها ممکن است یک سیستم بیومتریک داشته باشند که با ردیاب حضور و غیاب یکپارچه شده است. در حالی که برخی از سازمان‌ها ممکن است از کارمندان بخواهند از نرم افزار حضور و غیاب و تلفن همراه با ردیاب حضور و غیاب استفاده کنند.

نکته حرفه ای:

اگر سازمان شما بیش از پنج کارمند دارد، بهتر است از یک برنامه ورود و خروج ابری استفاده کنید. زیرا داده‌های حضور و غیاب را متمرکز می‌کند، به کارمندان اجازه می‌دهد از هر کجا و در هر زمان بررسی کنند، و شفافیت بهتری را در مورد حضور و غیاب کارکنان ارائه می‌دهد.

برنامه حضور و غیاب پرشین سیستم مبتنی بر ابر ما، دارای یک ردیاب حضور و غیاب بصری است که ساعات کاری کارمندان را ردیابی می‌کند. داده‌هایی را برای حقوق و دستمزد ارائه می‌دهد و گزارش‌های روشنگری را برای اطمینان از انطباق تولید می‌کند.

بیشتر بخوانید: ۵ نکته در مورد نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان

کارکنان خود را از سیاست آگاه کنید

پس از تدوین و نهایی کردن سیاست های حضور و غیاب، حتماً هر یک از کارمندان خود را از آن آگاه کنید. در هنگام اتخاذ خط مشی، در مورد اینکه چرا این خط مشی را اتخاذ می کنید، صریح باشید. در صورت امکان از کارمندان خود بازخورد دریافت کنید تا مطمئن شوید که کارکنان شما از آن راضی هستند. سند را در یک مخزن اسناد آنلاین مرکزی ذخیره کنید تا کارکنان شما بتوانند در هر زمان به آنها دسترسی داشته باشند. مدیران و رهبران سطح C را تشویق کنید تا قهرمانان تغییر باشند. در طول استخدام جدید، یک جلسه توجیهی ترتیب دهید تا هر یک از بندهای ذکر شده در خط مشی را توضیح دهید. خط مشی حضور و غیاب را نیز در کتابچه راهنمای کارمند خود بگنجانید.

تدوین خط مشی حضور و غیاب

داشتن یک سیاست حضور و غیاب روشن باعث می شود که کارمندان شما پاسخگو باشند، از غیبت های برنامه ریزی نشده جلوگیری می کند و تضمین می کند که عملیات کسب و کار شما بدون هیچ گونه اختلال یا کاهش بهره وری به خوبی انجام شود.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

سیاست حضور و غیاب

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.