۵ ویژگی اساسی که هر برنامه مدیریت حضور و غیاب باید داشته باشد

خانه ۵ ویژگی اساسی که هر برنامه مدیریت حضور و غیاب باید داشته باشد

۵ ویژگی اساسی که هر برنامه مدیریت حضور و غیاب باید داشته باشد

143-6-27 0

واحد تولید محتوا

همه سیستم های برنامه مدیریت حضور و غیاب به طور یکسان ایجاد نمی شوند. برخی از آنها عملکردهای بهتری نسبت به سایرین دارند. هنگامی که به دنبال راه حل فن آوری جدید هستید، طبیعتاً می خواهید بهترین را انتخاب کنید.

ویژگی های اساسی برنامه مدیریت حضور و غیاب

اگرچه هر سازمانی ممکن است نیازهای منحصر به فردی داشته باشد، در اینجا برخی از ویژگی های ضروری هر کسب و کاری وجود دارد که هرگز نباید در مورد آنها مصالحه کرد.

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان کاملا رایگان؛ انتقال به صورتحساب الکترونیکی

سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب

با یک نرم افزار حضور و غیاب که برگه‌های زمانی به‌روز را ردیابی، جمع‌آوری، ذخیره و نمایش می‌دهد، رهبران منابع انسانی می‌توانند از شر صفحات گسترده و فایل‌های کاغذی خلاص شوند.

ذخیره‌سازی برگه‌های زمانی کارکنان و جزئیات حضور و غیاب در یک برنامه حضور و غیاب متمرکز مبتنی بر ابر:

افزایش دقت

اطمینان از یکپارچگی داده ها

بهبود بهره وری کارکنان

کاهش کارهای اداری

کاهش هزینه های مدیریت کمتر

افزایش کارایی کارکنان منابع انسانی

یک اپلیکیشن حضور و غیاب مبتنی بر وب، ضربه‌های از دست رفته، ورودی‌های زمان نادرست را حذف می‌کند. رکورد دقیقی از داده‌های حضور و غیاب را بدون نظارت کم یا بدون نظارت حفظ می‌کند. کارکنان منابع انسانی برای پردازش حقوق و دستمزد یا بازیابی ساعات کاری کارمندان مجبور نیستند انبوهی از برگه های زمانی را بررسی کنند.

برنامه حضور و غیاب ابری تمام اطلاعات مربوط به زمان را در یک رابط نمایش می دهد و مقدار قابل توجهی در زمان و تلاشی که کارکنان منابع انسانی برای ذخیره، نگهداری و تجزیه و تحلیل تمام سوابق حضور و غیاب به صورت دستی صرف می کنند، صرفه جویی می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد

کار از راه دور در برنامه مدیریت حضور و غیاب

با استفاده از سامانه حضور و غیاب مبتنی بر ابر، سازمان‌ها می‌توانند کارگران مدرنی را که نمی‌خواهند در داخل اتاقک اداری بسته شوند، راضی کنند. برای هزاره ها در نیروی کار، دورکاری یک روال در زندگی کاری است. بنابراین، کارفرمایان دیگر نمی توانند با ردیاب های حضور و غیاب در محل کار کنند.

چیزی که آنها نیاز دارند، یک برنامه ورود و خروج مبتنی بر فضای ابری و قابل دسترسی است که ساعت‌های ورودی و ساعت کاری کارمندان را در حین حرکت ردیابی می‌کند. نرم افزار ورود و خروج باید فراتر از نظارت بر حضور کارکنان باشد. راه حل عالی به کارفرمایان اجازه می دهد فهرستی را ایجاد و نگهداری کنند، هشدارهایی در مورد اضافه کاری، ضربات از دست رفته و غیره ارسال کنند.

یک برنامه جدول زمانی مبتنی بر ابر به سازمان ها اجازه می دهد تا ساعات کاری یک کارمند را حتی زمانی که از راه دور کار می کنند نظارت کنند. داده‌های جمع‌آوری‌شده می‌توانند توسط مدیران و کارکنان منابع انسانی در هر زمان و از هر مکان قابل دسترسی باشند. همچنین، راه‌حل‌های ابری انعطاف‌پذیر و بدون مشکل ارتقاء نرم‌افزار و نصب هستند.

بیشتر بخوانید: سامانه مودیان

سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر وب

سازماندهی درخواست ها

برنامه کارکرد پرسنل باید یک ماژول جداگانه برای ردیابی برگ ها داشته باشد. نظارت بر غیبت کارکنان به اندازه نظارت بر حضور، ساعات کاری و حضور کارکنان مهم است. خواه مرخصی استعلاجی یا تعطیلات برنامه ریزی شده باشد. درخواست های مرخصی باید به راحتی قابل مشاهده، ردیابی و تایید/رد کردن در یک نگاه باشد.

مدیریت مرخصی جنبه مهمی از مدیریت منابع انسانی است و تأثیر مستقیمی بر نتیجه سازمان دارد. شیوه های مدیریت زمان مرخصی نامناسب و استفاده از ابزارهای دستی برای ردیابی تعطیلات می تواند منجر به کمبود کارکنان، نارضایتی کارکنان، کاهش بهره وری، تاخیر در تحویل پروژه و حتی افزایش جابجایی کارکنان شود.

مطابقت با خط مشی و گزارش

با پیاده‌سازی برنامه کارکرد پرسنل بدون دستگاه پرشین، سازمان‌ها می‌توانند بدون تلاش زیاد از رعایت سیاست‌ها و مقررات اطمینان حاصل کنند. طبق سیاست های استخدامی، هر کارمندی حق دارد از مرخصی و اضافه کاری برخوردار شود. این وظیفه کارفرمایان است که اطمینان حاصل کنند که کارکنانشان به اندازه کافی استراحت می کنند تا استرس و فشار زندگی کاری را کاهش دهند.

در صورت عدم انجام این کار، سازمان ها باید مانند این شرکت های بزرگ با اتهامات سرقت دستمزد مواجه شوند. برای جلوگیری از بلایای انطباق، و همگام شدن با تغییر هنجارهای انطباق/خط‌مشی، سازمان‌ها باید جدول زمانی و فرآیند زمان‌بندی را با اتوماسیون ساده‌سازی کنند. راه‌حل‌های خوب مدیریت برگه زمانی به کارفرمایان اجازه می‌دهد تا تغییر سیاست/قانون را به راحتی اجرا کنند.

بیشتر بخوانید: صورتحساب الکترونیک ابری وب رایگان؛ مستندات

یکپارچه سازی و گزارش در برنامه مدیریت حضور و غیاب

سامانه لیست بیمه ماهانه پرسنل به طور یکپارچه با سایر نرم افزارهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، حسابداری و غیره ادغام می شود. وقتی مدیر حضور و غیاب شما به راحتی با سایر برنامه‌ها ارتباط برقرار می‌کند و داده‌ها را بدون هیچ مشکلی رد و بدل می‌کند، کارکنان منابع انسانی می‌توانند تطبیق دستی داده‌ها و کپی‌سازی را متوقف کنند.

این نه تنها باعث صرفه جویی در وقت آنها می شود، بلکه دقت داده ها را بهبود می بخشد، از خطاهای حقوق و دستمزد جلوگیری می کند و از محرمانه بودن داده ها اطمینان می یابد. حتی با راه‌حل‌های یکپارچه مانند HRMS، SMB‌ها می‌توانند داده‌های خود را از ریزش شکاف‌های فرآیندی در صورتی که راه‌حل‌های آن‌ها یکپارچه‌سازی باشد، حفظ کنند. هر تغییری که در یک رابط ایجاد شود، بدون دخالت انسانی در زمان واقعی در سایر برنامه ها منعکس می شود.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

نرم افزار حضور غیاب رایگان

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم هخامنش

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.