۵ نکته در مورد نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان

خانه ۵ نکته در مورد نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان

۵ نکته در مورد نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان

143-9-2 0

واحد تولید محتوا

به عنوان یک مدیر منابع انسانی، شما بهتر از هر کسی می‌دانید که کارکنان شما ارزشمندترین منبع در سازمان شما هستند. یکی از جنبه های مهم در هر شرکتی نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان است.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان چیست؟

مدیریت حضور و غیاب کارکنان یکی از فرآیندهای کلیدی منابع انسانی یک سازمان است که به آنها کمک می کند تا ساعات کاری کارمندان را بهتر پیگیری کنند. این شامل مستندسازی زمان ورود و خروج کارکنان در روز، ردیابی ساعات اضافه کاری که توسط کارمندان و حصول اطمینان از پایبندی کارمندان به برنامه شیفت خود است. معمولاً، به عنوان بخشی از مدیریت حضور و غیاب کارکنان، سازمان‌ها انتظارات روشنی از کارکنان در زمینه مدیریت حضور و غیاب تعیین می‌کنند.

چرا پیگیری دقیق حضور کارکنان ضروری است؟

مدیریت ضعیف حضور و غیاب می تواند منجر به از دست دادن بهره وری و سود کسب و کار و همچنین نرخ گردش مالی بالاتر شود. وظیفه شما این است که ساعات کاری کارکنان خود را پیگیری و حفظ کنید و در عین حال با قوانین و مقررات کار مطابقت داشته باشید.

علاوه بر این، تنها زمانی می توان حقوق کارکنان را به طور دقیق دریافت کرد که حضور و غیاب آنها به درستی محاسبه شود. طبق قوانین کار، کارفرمایان موظفند به کارمندانی که اضافه کار می کنند، حقوق بدهند. زمانی که کارمندان برای اضافه کاری خود حقوقی دریافت نمی کنند، می توانند شکایت کنند. این نشان می دهد که مدیریت حضور موثر در محیط کار امروزی بسیار ضروری است.

بیشتر بخوانید: مدیر حضور و غیاب کیست؟

مدیریت حضور و غیاب کارکنان چیست؟

نکات مهم در مورد نحوه مدیریت حضور و غیاب کارکنان

داشتن یک برنامه حضور و غیاب می تواند نتیجه و کارایی کلی سازمان شما را بهبود بخشد. در اینجا ما راه‌های مختلفی را فهرست کرده‌ایم که یک سازمان می‌تواند حضور و غیاب کارکنان خود را به طور موثر پیگیری و حفظ کند:

انتظارات روشنی برای کارمندان خود تعیین کنید

پیش نویس یک خط مشی حضور و غیاب روشن که قوانین و انتظارات را فهرست می کند، اولین گام برای مدیریت حضور موثر است. این به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را به طور موثر اداره کنید و غیبت های برنامه ریزی نشده را کاهش دهید. این خط‌مشی باید نحوه درخواست مرخصی و عواقب عدم رعایت مراحل حضور را مشخص کند. با این حال، قبل از تدوین خط مشی، فرهنگ شرکت خود را در نظر داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید که هر دو سازگار هستند. با کارمندان خود صحبت کنید، به انتظارات آنها گوش دهید و مطمئن شوید که آنها خط مشی را به طور کامل درک می کنند.

حضور و غیاب و حقوق و دستمزد خود را ترکیب کنید

مدیریت دقیق حضور و غیاب کارکنان برای حقوق و دستمزد بسیار مهم است. هنگامی که در داده های حضور و غیاب شما خطاهایی وجود دارد، می توانید در نهایت به کارمندان خود دستمزد اضافه یا کمتر پرداخت کنید. تجزیه و تحلیل دستی داده های حضور و غیاب برای پردازش حقوق و دستمزد می تواند زمان بر باشد و باعث اشتباهات بیشتری شود، به خصوص زمانی که نیروی کار شما زیاد است و در مکان های مختلف پراکنده است. استفاده از نرم افزار HR که با نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام شده است می تواند کمک کننده باشد. نرم افزار منابع انسانی ساعات کار، اضافه کاری و از دست دادن حقوق را محاسبه می کند و پردازش حقوق و دستمزد را آسان تر، شفاف تر و دقیق تر می کند.

کارکنان را تشویق کنید تا حضور و غیاب خود را مدیریت کنند

کارمندان باید بتوانند به اطلاعات حضور و غیاب و زمان مرخصی خود در زمانی که راحت هستند دسترسی داشته باشند. این باعث کاهش سوالات کارکنان برای بخش منابع انسانی می شود و آنها می توانند برای کار و تعطیلات خود برنامه ریزی کنند. علاوه بر این، باید خط مشی حضور و غیاب شرکت را از طریق پورتال Self-Service کارکنان در دسترس قرار دهید. با این اطلاعاتی که در اختیار دارند، کارمندان شما احساس خواهند کرد که دانش و کنترل بیشتری بر زندگی کاری خود دارند. این خودمختاری باعث افزایش انگیزه آنها و در نهایت کاهش گردش مالی می شود.

بیشتر بخوانید: مدیریت حضور و غیاب چیست؟

انعطاف پذیر باشید

سیاست های سختگیرانه حضور و غیاب ممکن است باعث شود کارمندان از شغل خود خوششان نیاید و این باعث کاهش روحیه آنها می شود. وقتی به کارمندان مرخصی بسیار کمی ارائه می شود، غیبت های برنامه ریزی نشده افزایش می یابد و ممکن است سود شرکت شما آسیب ببیند. بنابراین، ضروری است که خط مشی حضور و غیاب خود را انعطاف پذیر کنید. مهم است که این را در نظر بگیرید و به نگرانی های کارمندان خود احترام بگذارید. با این حال، اجازه ندهید که تعصب ناخودآگاه وارد شود. یکی از مثال‌های ارائه انعطاف‌پذیری بیشتر، دادن گزینه کار از راه دور به کارمندانتان است، زمانی که آنها قادر به حضور فیزیکی در محل کار شما نیستند.

از برنامه حضور و غیاب استفاده کنید

مدیریت حضور و غیاب به صورت دستی به تاریخ پیوسته است. با یک نرم افزار حضور و غیاب، هر جنبه ای از مدیریت حضور و غیاب را می توان خودکار کرد. داده ها می توان از ناهماهنگی ها به طور کلی جلوگیری کرد زیرا ردیاب حضور و غیاب می تواند با دستگاه های بیومتریک شرکت شما یکپارچه شود. کارمندان می توانند ساعات کاری خود را ثبت کنند حتی زمانی که از راه دور با IP و محدودیت های جغرافیایی مناسب کار می کنند. غیبت کارمندان را می توان به روزهای تعطیل تبدیل کرد و پردازش حقوق و دستمزد را تسهیل کرد. علاوه بر این، داده های حضور و غیاب همه کارکنان شما را می توان در یک مکان واحد ادغام کرد. با آن، می توانید گزارش های روشنگری ایجاد کنید که الگوهای حضور و غیاب کارکنان خود را نشان می دهد.

در پایان:

مدیریت حضور و غیاب یک جنبه ضروری در هر کسب و کاری است. مدیریت کارآمد حضور و غیاب کارکنان می تواند منجر به افزایش بهره وری و تجربه کاری بهتر برای کارکنان شما شود. برای رعایت قوانین، نگه داشتن این داده ها تا حد امکان دقیق ضروری است، بنابراین توصیه می کنیم از نرم افزار حضور و غیاب ابری خودکار استفاده کنید. همانطور که جهان به سمت محیط‌های کاری انعطاف‌پذیرتر پیش می‌رود، فناوری به همه کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به راحتی کارمندان خود را پیگیری کنند. امیدواریم این نکات به شما بینشی در مورد نحوه مدیریت موثر حضور و غیاب کارکنان بدهد.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزار مدیریت سهام

مدیریت حضور و غیاب کارکنان

روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم

مفتخریم که برنامه حضور و غیاب را در اختیار شما قرار دهیم. با کلیک بر روی هر کدام از گزینه های زیر به صفحه اصلی نرم افزار حضور و غیاب وارد شوید. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.