۴ روش مدیریت اسناد برای صرفه جویی در زمان و هزینه

۴ روش نرم افزار مدیریت اسناد که باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود را در اینجا بیان می کنیم. ناکارآمدی کاغذ و استفاده از فرآیندهای دستی در دفتر امروزی می تواند افزایش یابد. با توجه به تقاضا برای اطلاعات – قراردادها، فرمها، تاییدیهها، فاکتورها – که هم در دسترس و هم ایمن باشند، رویه تجاری قدیمی ثبت دستی اسناد و ایجاد مسیرهای کاغذی به شدت توانایی سازمان را برای رقابت محدود میکند.

در مورد آرشیو اسناد بخوانید.

روش های مدیریت اسناد برای حفظ زمان و هزینه

راه حل های مدیریت اسناد برای استفاده حداکثری از حیاتی ترین منابع کسب و کار برای مواجهه با مسئله زمان و هزینه است. با پیاده سازی راه حل های مدیریت اسناد، سازمان ها می توانند:

۱- وظایف را خودکار کنید و کارایی فرآیند را افزایش دهید

نرم افزار مدیریت اسناد می تواند به کارمندان کمک کند تا با دسترسی فوری به اطلاعات سریعتر کار کنند. این نوع نرم افزار همچنین سازمانها را قادر میسازد تا اتوماسیون گردش کار را راه اندازی کنند که بررسی و تأیید را سرعت میبخشد و فرآیندهای تجاری را در حرکت نگه میدارد.

علاوه بر این، یک سیستم مدیریت اسناد می تواند به سازمان ها کمک کند:

از روش های جستجوی هوشمند استفاده کنید که از جستجو با هر معیاری پشتیبانی می کند. توزیع اسناد را با مسیریابی و اطلاع رسانی خودکار گردش کار ساده کنید. پاسخگویی را بهبود بخشید. با شناسایی خودکار و نمایه سازی کاراکترهای نوری، اشتباهات کار و دفتری را کاهش دهید. آرشیوهای سازمانی را بهتر از رایانه رومیزی مدیریت کنید. اسناد گم شده را به حداقل برسانید. کپی ایجاد کنید. اسناد را به سادگی ارسال ایمیل توزیع کنید.

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

برای ساده کردن نیازهای کارکنان، منطقه مدرسه عمومی سنت لوئیس اخیراً آرشیو و ذخیره کاغذ فعال خود را دیجیتالی کرده و به سرعت استخدام های جدید را خودکار کرد. این منطقه ۴۷۰۰۰ کارمند دارد و بیش از ۴٫۵ میلیون سند دارد.

به گفته کلاریسا باکلی، هماهنگ کننده سیستم اطلاعات منابع انسانی منطقه، درخواست کارکنان به جای سه هفته، اکنون در سه ساعت تکمیل می شود. این افزایش کارایی به منطقه اجازه می دهد تا منابع خود را در تلاش های جدید سرمایه گذاری کند و فرصت های جدید را کشف کند.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

۲- بهبود ارتباطات بین ادارات و سراسر سازمان

سیستم های مدیریت اسناد اشتراک گذاری الکترونیکی اسناد را با همکاران و مشتریان، چه در دفتر یا در حال حرکت، آسان میکنند. یک راه حل مدیریت اسناد با کیفیت می تواند:

از راه دور یا آنلاین قابل دسترسی باشد. که به اسناد اجازه می دهد در هر جایی که به اینترنت دسترسی دارید مشاهده و بازیابی شوند. یکپارچه با وب سایت خود یکپارچه شوید. چهره ای ثابت به مشتریان ارائه دهید. به شما امکان می دهد اسناد فقط خواندنی را به طور ایمن با عموم به اشتراک بگذارید. تعادل دسترسی با امنیت، حفظ کنترل دقیق بر روی اسنادی که در دسترس کارکنان و عموم است.

تقریباً از هر کجا کار کنید: مرورگرهای وب، تلفن های هوشمند، تبلت ها، سیستم عامل ها و سخت افزار

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

شهرستان اوکلند، MI، دارای بیش از ۶۰ شهر، روستا و شهرستان است که بیش از ۱٫۲ میلیون نفر در داخل مرزهای آن زندگی می کنند. با دیجیتالی کردن اطلاعات و خودکارسازی فرآیندها، هدف این شهرستان توانمندسازی کارکنان دولت برای ساده سازی عملیات و بهبود خدمات شهروندان است. بیل جابز، مدیر برنامه در Oakland County می گوید: “ما می خواهیم فرآیندها را کارآمدتر، خودکارتر و بهتر برای عموم کنیم”.

آنها اکنون می توانند از طریق پورتال های آنلاین دسترسی به اطلاعات را برای کارمندان مجاز دولتی و شهروندان افزایش دهند. این شهرستان شفافیت فرآیندها را افزایش داده است تا شهروندان را مطلع کند.

جابز می گوید: “برای رشد، باید نوآوری کنیم”.

در مورد سامانه مدیریت الکترونیکی اسناد بخوانید.

۳- تغییر زمان از بایگانی اسناد به تمرکز بر اهداف حیاتی تجاری

• با پیاده سازی یک راه حل مدیریت اسناد، یک سازمان از زمان استفاده بهتری می کند تا:

• اسناد و اطلاعات ضروری را بدون خروج کارکنان از ایستگاه کاری خود بازیابی کنید.

• اسنادی را که باید توسط پرسنل دیگر مشاهده و امضا شود را پیگیری کنید.

• با مشتریان ملاقات کنید و معاملات را ببندید.

• فوراً به درخواستهای اطلاعاتی حسابرسان و مشتریان پاسخ دهید تا تماسهای برگشتی و برچسب تلفن حذف شود.

• سریعتر به سوالات مشتریان پاسخ دهید.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بدانید.

ارائه خدمات با کیفیت به مشتریان، که در نهایت منجر به کسب و کار بیشتر می شود. Halquist Stone، یکی از بزرگترین معادن سنگ در غرب میانه، سفارشات فروش را ایجاد می کند که نیاز به همکاری چندین بخش، در هفت تاسیسات دارد. به گفته وید بالسون، مدیر مالی Halquist Stone، ناظران «دو تا سه ساعت در روز را صرف وارد کردن دستی داده ها میکردند».

ناظران اکنون سفارشات را در iPad وارد می کنند و اطلاعات به طور خودکار به بخش های مربوطه ارسال می شود تا پردازش شوند. “اکنون ما در حال خودکارسازی فرآیندها هستیم”.

در مورد آرشیو الکترونیک اسناد بخوانید.

۴- با به حداقل رساندن هزینه های ذخیره سازی کاغذ، فضای اداری و استخدام اضافی، مزایای نهایی را افزایش دهید.

پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد مستلزم هزینه های اولیه است. با این حال، مطالعات مختلف بازار و مطالعات موردی نشان داده اند که منجر به پس انداز طولانی مدت می شود. سازمان ها میتوانند در درازمدت در هزینه های خود صرفه جویی کنند:

حذف هزینه های بایگانی، تکراری و بازیابی ذخیره سازی خارج از سایت

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد بدانید.

به عنوان مثال، برای اطمینان از ایمنی محل کار برای ۳ میلیون شهروند در هر سال، وزارت کار آرکانزاس اخیراً سیستم دستی خود را به مدیریت محتوای سازمانی ارتقا داده است. کارکنان یک فرم الکترونیکی ایجاد کردند که هر شهروند را قادر میسازد تا مطالبات دستمزد را به صورت آنلاین ارسال کند. ادعاها در یک مخزن دیجیتال ذخیره می شوند و بازرسان به راحتی قابل دسترسی هستند.

این وزارتخانه می تواند مطالبات دستمزد را در حدود یک چهارم از زمان تکمیل کند. سالانه ۶۰۰۰۰ دلار صرفه جویی می کند و بازده قابل توجهی را برای استفاده از دلارهای مالیات دهندگان ایجاد می کند. سرمایه گذاری آنها در فناوری تا مدت ها پس از اجرای اولیه به نفع شهروندان خواهد بود.

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بیشتر بدانید.

در پایان:

نرم افزار مدیریت اسناد ابزاری است که می تواند فرآیندهای دستی را به طور کامل بازنگری کند. دیجیتالی کردن اسناد و کنترل اسناد الکترونیکی به سازمان ها اجازه می دهد تا ذخیره سازی کاغذ را حذف کنند. عملیات را ساده کنند و ارتباطات را بهبود بخشند. سازمانها با انتقال منابع از وظایف دفتری به سمت وظایف درآمدزا، از مزایای این افزایش کارایی بهره مند خواهند شد.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.