۱۳ راه برای رفع ارتباطات ضعیف سازمانی در محل کار (بخش اول)

چگونه ارتباطات ضعیف سازمانی را در محل کار خود برطرف کنید؟  نه تنها در رأس مسائل مربوط به انطباق شرکت، بلکه وقتی می خواهید به طور مؤثر اطلاعات مربوطه را به کارکنان منتقل می‌کنید، می‌تواند گاهی بسیار دشوار باشد. هنگامی که در محل کار ارتباطات ضعیفی وجود دارد، این مسئله مشکل را تشدید می کند.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک بخوانید.

در مورد ارتباطات ضعیف سازمانی این را تصور کنید:

شما اخیراً یک خط مشی مهم را به روز کرده اید. پس باید آن را به اطلاع همه کارمندان خود برسانید. بسته به موقعیت و اندازه سازمان خود، ممکن است یک جلسه حضوری با کارکنان برگزار کنید. یک ایمیل ارسال کنید. یک کنفرانس تلفنی برگزار کنید یا یک جلسه ویدیویی برگزار کنید. صرف نظر از نحوه برقراری ارتباط، هدف این است که اطمینان حاصل شود که همه کارمندان تغییر خط مشی و تأثیر آن بر شغلشان را درک می کنند.

اما ارتباط موثر در محل کار می تواند دشوار باشد. از جمله مکالمات معمولی، یک به یک و ارتباطات رسمی و شرکتی. در حالی که هر دو در هم تنیده هستند. نحوه تفکر در مورد هر یک از آنها منحصر به فرد است و مسائلی که از ارتباطات ضعیف ناشی می شود برای هر یک متفاوت است.

البته، اگر افرادی که اطلاعات را از طرف سازمان انتقال می دهند، مهارت های ارتباطی ضعیفی داشته باشند، تلاش ها محکوم به شکست هستند. (این ممکن است یک جلسه آموزشی خوب برای کارکنانی باشد که نیاز به تقویت مهارت های بین فردی خود دارند).

در مورد نرم افزار مدیریت امور سهام بدانید.

1. اما در مورد تلاش‌های ارتباطی رسمی‌تر و سازمانی چطور؟

2. چگونه می توانید ارتباطات را در محل کار بهبود بخشید؟

قبل از اینکه بتوانید به حل مشکلات ارتباطی در محل کار نگاه کنید، ابتدا به مشکلاتی که مانع برقراری ارتباط موثر می شوند نگاه کنید.

در مورد نرم افزار آرشیو اسناد بخوانید.

دشواری ارتباطات ضعیف سازمانی

اگر تا به حال با یکی از دوستان یا اعضای خانواده خود به دلیل اختلال در ارتباط دچار سوء تفاهم شده اید، از نزدیک مشاهده کرده اید که چگونه موقعیت ها می توانند به سرعت حل شوند. یک نفر یک پیام را منتقل می کند. اما شخص مقابل پیامی کاملا متفاوت دریافت می کند.

مسائل مختلفی از همه طرف (فرستنده، گیرنده و پیام)، از جمله لحن صدا، گوش دادن نادرست، اطلاعات از دست رفته، مفروضات دانش قبلی و توضیحات نامشخص وارد بازی می شوند. ارتباط تیمی (مانند تلاش از بالا به پایین برای انتقال یک تغییر سیاست به همه کارکنان) چیز ساده ای است.

حال چگونه ارتباطات سازمانی ضعیف را در محل کار خود برطرف کنید؟

با درک گسترده ای از مسائل موجود، می توانید نحوه بهبود ارتباطات در محل کار را با پیروی از دستورالعمل های زیر بیاموزید.

در مورد نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد بخوانید.

۱- استانداردهای ارتباطی پایه را ایجاد کنید

مجموعه ای از استانداردها را ایجاد کنید که شرکت شما با آنها ارتباط داخلی و خارجی برقرار می کند. این یک پایه محکم ایجاد می کند که تلاش های ارتباطی آینده را می توان بر اساس آن بنا کرد.

بسته به نیازهای سازمان خود، ممکن است دستورالعمل های برند ایجاد کنید، آموزش های ارتباطی را انجام دهید یا چیز دیگری.

به عنوان مثال، زمانی که در Chick-Fil-A یک وعده غذایی سفارش می دهید را، در نظر بگیرید. هر بار، کارمندان تعامل خود را با مشتری با عبارت «خوشحالم» به پایان می‌رسانند. این یک استاندارد ارتباطی است که توسط شرکت برای نحوه درک کسب و کار تعیین شده است.

شما، ارتباطات ضعیف سازمانی و کار و تلاش‌های ارتباطی‌تان را چگونه درک کنند؟

در مورد نرم افزار اسناد بخوانید.

۲- فضای امن برای ارتباط ایجاد کنید

کارمندان باید در بیان نظرات خود، ارائه ایده ها، گزارش مسائل، پرسیدن سوال و به اشتراک گذاشتن انتقاد احساس راحتی کنند.

چه از منظری از بالا به پایین (هم به گزارش های مستقیم و رهبری) و چه از دیدگاه افقی (همکاران و اعضای تیم)، سازمان شما نیاز به ایجاد یک محیط ارتباطی امن در همه سطوح و در همه جهات دارد.

برای گزارش‌های مستقیم، آن‌ها باید احساس راحتی کنند که مسائل را برای شما بیان کنند. بدانند هنگام برقراری ارتباط در چارچوب استانداردهای ذکر شده در بالا، در فضای امنی هستند.

برای رهبری خود، باید احساس راحتی کنید که با مسائل به آنها نزدیک شوید. در غیر این صورت، به آرامی کشف کنید که چرا فضای امنی برای طرح مشکلات با آنها وجود ندارد.

در حالی که ارتباطات افقی بیشتر بر مهارت‌های ارتباطی شخصی تمرکز می‌کند، مهم است که مسائلی را که می‌تواند از ارتباط ضعیف در این سطح ناشی شود، بشناسیم. به علاوه، بر نیاز به حمایت از یکدیگر در ایجاد فضای امن برای به اشتراک گذاشتن سؤالات و نگرانی ها تأکید داشته باشید.

در مورد نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک بخوانید.

۳- تلاش مداوم و ثابت داشته باشد

وقتی صحبت از ارتباطات در محل کار می شود، کارکنان باید بتوانند بر تلاش های مداوم تکیه کنند. با تعیین استانداردهایی که در بالا ذکر شد، ارتباطات باید سازگار به نظر برسد. ارتباط موثر در محل کار باید از طریق کانال ها و وسایل نقلیه و افراد ثابت صورت گیرد.

مردم را مجبور به حدس زدن نکنید و آنها را با کانال های زیاد گیج نکنید. کارمندان باید بتوانند انتظار داشته باشند که چه زمانی تغییرات یا اطلاعیه های بزرگ در راه است. آنها باید منبع اصلی دریافت به روز رسانی را بدانند.

کارکنان باید به شنیدن آنچه در حال وقوع است و دریافت هشدار (در صورت لزوم) عادت کنند که تغییر در راه است.

در مورد نرم افزار مدیریت اسناد بخوانید

۴- هنجارها و انتظارات روشن را تعیین کنید

در حالی که این شبیه توصیه به تعیین استانداردها است، اما بیشتر به “چگونگی” ارتباط در محل کار از نظر کانال، فرکانس و انتظارات مربوط می شود.

آیا این اتفاق از طریق ایمیل، در جلسات حضوری، از طریق نظرسنجی از کارکنان، یا سایر روش‌های ارتباطی رخ می‌دهد؟ انتظار برای چک کردن ایمیل بعد از ساعت کاری یا آخر هفته چیست؟ هنجار پاسخگویی به تماس های تلفنی یا پیامک در خارج از دفتر چیست؟

برای تیم هایی که برای مدت طولانی با هم کار می کنند، این هنجارها به طور طبیعی توسعه می یابند. با این حال، چشم انداز کسب و کار با سرعت زیادی تغییر می کند. ممکن است چیزی که چند سال پیش کار می کرد دیگر موثر نباشد. به‌علاوه، اگرچه فناوری جدید ارتباط را آسان‌تر می‌کند، اما اغلب زبان بدن، لحن صدا و دیگر نکات ظریف بحث‌های رو در رو را منتقل نمی‌کند. بنابراین، خوب است که به طور منظم به “چگونگی” ارتباط موثر در محل کار بپردازید.

در مورد نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد بخوانید.