چرا به یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نیاز دارید؟

خانه چرا به یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نیاز دارید؟

چرا به یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نیاز دارید؟

143-9-14 0

واحد تولید محتوا

تغییر تجارت به سمت دیجیتال باعث شده است که صنعت فناوری سریعتر از همیشه رشد کند. بیشتر سازمان‌ها انتقال به سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر آغاز کرده‌اند. چرا که ۴۸ درصد از کسب‌وکارها ترجیح می‌دهند داده‌های محرمانه و مهم خود را در فضای ابری ذخیره کنند.

رشد صنعت از کسب و کارها خواسته است تا اسناد بیشتری را به فرمت های دیجیتال از جمله قراردادها منتقل کنند. اسناد مبتنی بر ابر انعطاف‌پذیری و امنیت را امکان‌پذیر می‌سازد.

به همین دلیل است که سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر (DMS) وجود دارد. آنها اطمینان حاصل می کنند که اسناد از جمله اسناد قانونی دارای قوام، ساختار و شفافیتی هستند که کسب و کارهای در حال رشد برای عملکرد روان نیاز دارند.

بیشتر بخوانید: انتخاب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی مناسب

دلایل نیاز به سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر

شما به یک سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر نیاز دارید زیرا نداشتن آن هزینه زیادی دارد. در اینجا چند آمار وجود دارد که ناکارآمدی اسناد کاغذی در محل را ثابت می کند:

شرکت ها به طور متوسط ۲۵۰۰۰ دلار برای پر کردن کابینت های پرونده خود به اضافه ۲۱۰۰ دلار در سال برای نگهداری آنها هزینه می کنند.

۵۹ درصد از بیش از ۱۰۰۰ مدیر مورد بررسی می گویند که اطلاعات مهم را روزانه از دست می دهند. یعنی نمی توانند آن را پیدا کنند. زیرا روی کاغذ است.

۸۰ درصد از اطلاعات موجود در اسناد کاغذی دیگر هرگز استفاده نمی شود.

هزینه استفاده از کاغذ می تواند بین ۱۳ تا ۳۱ برابر بیشتر از خود کاغذ باشد.

۷۰ درصد از مشاغل امروزی اگر سوابق کاغذی خود را در آتش سوزی یا سیل از دست بدهند در عرض ۳ هفته از بین می روند.

اسناد نامرغوب کاغذی

اعداد بیشتری که نشان می‌دهند چرا اسناد نامرغوب (حتی زمانی که آنلاین است) همچنان می‌تواند عامل ضرر باشد:

هر سند گم شده حدود ۲۵ ساعت طول می کشد تا دوباره ایجاد شود.

انجام مجدد اسناد برای شرکت های آمریکایی ۱٫۵ تریلیون دلار هزینه داشته است.

یک خطای کپی پیست ۱۰ درصد (۲۴ میلیون دلار) از سود سالانه شرکت را به همراه دارد.

کارگران ۲۰ تا ۳۰ درصد (۱۲ ساعت در هفته) از وقت خود را برای مدیریت اسناد تلف می کنند.

به گفته مؤسسه Data Warehouse، کسب‌وکارها سالانه ۶۰۰ میلیارد دلار به دلیل داده‌های نادرست یا گم شده از دست می‌دهند.

مزایای استفاده از سیستم های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر چیست؟

مزایای استفاده از برنامه اسناد ابری چیست؟

در اینجا برخی از مزایای سیستم مدیریت اسناد آنلاین ارائه شده است:

DMS های ابری و دسترسی بی وقفه به اسناد

اسناد ذخیره شده در فضای ابری تا زمانی که اتصال به اینترنت وجود دارد از راه دور قابل دسترسی هستند. این شامل بازیابی آسان اسناد می شود. زیرا آنها بر اساس معیارهای تعریف شده مرتب شده اند و جستجو و بازیابی آنها را آسان می کند.

Cloud DMS انطباق صنعت شما را تنظیم می کند

اکثر راه حل های مدیریت اسناد مبتنی بر ابر قابلیت های سرور بیشتری نسبت به معادل های داخلی خود دارند. سیاست های دولتی مانند قوانین مالیاتی و مقررات فناوری اطلاعات، سازماندهی اسناد را در یک میزبان قابل اعتماد الزامی می کند.

Cloud DMS سطح بالاتری از امنیت را فراهم می کند

بسیاری از ارائه دهندگان ابر امنیت مانند رمزگذاری را جدی می گیرند. از جمله آنها می توان به آرشیو دیجیتال، پشتیبان گیری خودکار، مجوزهای کاربر مبتنی بر نقش و احراز هویت چند عاملی اشاره کرد.

DMS های ابری مقرون به صرفه هستند

هزینه‌های ماهانه (یا سالانه) برای DMS‌های مبتنی بر ابر معمولاً در مقایسه با هزینه‌های نگهداری و ارتقاءهایی مانند سرورها، رایانه‌های جدید، فضای دیسک، کاغذ، جوهر، که DMS‌های سنتی به آن نیاز دارند، کمتر است. این راه حل هزینه های کلی برای پردازش اسناد را کاهش می دهد.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد؛ قابلیت های بازیابی اطلاعات و دسترسی

DMS های ابری مزایای زیست محیطی بیشتری به همراه دارند

اگر کاغذ کمتری مصرف کنید، انرژی کمتری مصرف می کنید. شما از این طریق به حفظ محیط زیست کمک می کنید.

DMS های ابری انعطاف پذیر و به راحتی قابل مقیاس هستند

با افزایش حجم اسناد شما، نیاز به ارتقاء زیرساخت و فضای ذخیره سازی نیز افزایش می یابد. با راه حل های مبتنی بر ابر، می توانید نیاز به گسترش فضای ذخیره سازی فیزیکی را ارتقا دهید.

Cloud DMS به شما امکان می دهد با دیگران در زمان واقعی کار کنید

همکاری و به اشتراک گذاری اسناد با DMS های مبتنی بر ابر بسیار ساده تر و دقیق تر است. شما می توانید کنترل کنید که به چه کسی دسترسی داشته باشید، بنابراین مذاکره با سایر اعضای تیم آسان می شود.

Cloud DMS بهره وری شرکت شما را بهبود می بخشد

گردش کار خودکار مربوط به مدیریت اسناد، زمانی را که در غیر این صورت به یک کارفرما واگذار می شود، آزاد می کند. این به این معنی است که زمان بیشتری برای تمرکز بر روی کارهای سنگین تصمیم دارید که مستقیماً بر رشد شرکت شما تأثیر می گذارد.

DMS های ابری با سایر برنامه های کاربردی مفید ادغام می شوند

یک راه حل مبتنی بر ابر معمولاً یکپارچه تر و متصل تر است. ادغام DMS خود با برنامه‌های روزانه‌ای که استفاده می‌کنید باعث می‌شود سریع‌تر و کارآمدتر کار کنید.

Cloud DMS ها بازیابی فاجعه بهتری دارند

سیستم های داخلی از پشتیبان گیری دستی استفاده می کنند. هنگامی که شرایط پیش بینی نشده مانند قفل، آتش سوزی یا خرابی سیستم اتفاق می افتد، بسیار ناکارآمد است. یک راه حل بازیابی فاجعه مبتنی بر ابر، علیرغم اختلالات، عملیات مداوم را فراهم می کند.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

مدیریت اسناد مبتنی بر ابر