نرم افزار کنترل اسناد چیست؟
نرم افزار کنترل اسناد چیست؟
سازمان‌ها از سیستم‌های نرم افزار کنترل اسناد برای مدیریت و خودکارسازی اسناد حیاتی به روشی امن‌تر و کارآمدتر استفاده می‌کنند. شرکت‌های علوم زیستی از جمله بیوتکنولوژی، مراقبت‌های بهداشتی، دارویی و موارد دیگر از آن برای ساده‌سازی بسیاری از فرآیندهای سنگین و در عین حال سازگاری استفاده می‌کنند.
در ادامه بخوانید تا متوجه شوید سازمان‌ها چگونه از نرم‌افزار کنترل اسناد برای صرفه‌جویی در زمان و تلاش و در نتیجه در هزینه‌ها استفاده می‌کنند.
کنترل اسناد چیست؟
کنترل اسناد فرآیندی است که توسط سازمان ها؛ اسناد را از نقطه ایجاد تا توزیع و ذخیره سازی مدیریت می کنند. این سیستم‌ها شامل گردش‌های کاری اسناد شما، پروتکل‌هایی که برای کنترل آنها ایجاد کرده‌اید و چه کسی می‌تواند با آنها تعامل داشته باشد را شامل می شود.
چرا شرکت ها به نرم افزار سیستم مدیریت اسناد نیاز دارند؟
سازمان ها برای اطمینان از انطباق، امنیت، بهره وری و کارایی به نرم افزار کنترل اسناد نیاز دارند. یک سیستم کنترل اسناد، اسناد یک شرکت را در یک پلت فرم مبتنی بر نرم افزار متمرکز می کند. و مدیریت تمام فایل ها و اسناد و گردش کار آنها را خودکار می کند. این تمرکز و اتوماسیون، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا زمان کمتری را برای جستجو و پردازش اسناد صرف کنند و جریان‌های کاری مرتبط با اسناد را مطابق با مقررات صنعت نگه دارند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد: همه چیز در مورد DMS
چگونه می توان کارایی و انطباق با مدیریت اسناد را بهبود بخشید؟
چه از نرم افزار کنترل اسناد در محل خود یا در فضای ابری استفاده کنید، مزایای زیر را مشاهده خواهید کرد:
حفظ انطباق با مقررات
سیستم‌های نرم‌افزاری کنترل اسناد به شما این امکان را می‌دهند که رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) خود را از طریق جریان‌های کاری خودکار کنید. و نشان دهید که از آنها پیروی می‌شود. ماژول آموزش الکترونیکی به شما امکان می دهد تا به طور خودکار آموزش های مبتنی بر محتوا/انطباق را بر اساس عنوان شغلی اختصاص دهید. و با لمس یک دکمه گزارش های آموزشی را برای حسابرسان تهیه کنید.
این فناوری به شما امکان می دهد ثابت کنید که اسناد حساس شما به درستی کنترل می شوند و فقط افراد مجاز به آن دسترسی دارند. هنگامی که زمان ممیزی فرا می رسد، ذخیره دیجیتال اسناد به شما کمک می کند تا اسناد مربوطه را فورا بازیابی کنید. و مطالب مورد نیاز برای جمع آوری سریع داده ها را برای ممیزی سازماندهی کنید.
بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو الکترونیک؛ ساده کردن گردش کار با اتوماسیون اسناد
افزایش کارایی و کاهش باراضافی
استفاده از سیستم نرم افزار کنترل اسناد سازمان شما را قادر می سازد تا هزینه های سربار را از طریق چندین مزیت کاهش دهد. کسب و کار شما با عدم پرداختن به فرآیندهای دستی و مبتنی بر کاغذ در زمان صرفه جویی می کند. کارمندانی که از تعقیب اسناد از طریق گردش کار آزادند، به جای رکود در بهره‌وری، کارایی را از طریق کار به ارمغان می‌آورند. همچنین مزایای صرفه جویی در هزینه پایداری را به مرور زمان خواهید دید.
بهبود فرآیندهای مدیریت کیفیت
نرم‌افزار کنترل اسناد فرآیندهای کیفیت شما را به هم پیوند می‌دهد. آنها را قابل ردیابی و گزارش‌دهی می‌کند تا تصمیم‌گیرندگان بتوانند کارایی‌ها و زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند. علاوه بر این، SOPها، خط‌مشی‌ها و سایر فرآیندهای کیفی شما بهتر است در حین مدیریت تغییر کنترل و حوادث، به مقررات پایبند باشند.
نرم افزار چگونه کار می کند؟
نرم افزار کنترل اسناد، بر پایه فناوری های باز ساخته شده است که به شما امکان می دهد با برنامه های موجود خود یکپارچه شوید و پتانسیل سیستم های فعلی خود را به حداکثر برسانید. مدیریت اسناد توسط نیروی کار جهانی شما قابل دسترسی است. (بدون توجه به اینکه کجا هستند یا از چه دستگاهی استفاده می کنند).
این برنامه چه کاری برای شما انجام می دهد:
گردش کار خودکار اسناد
نرم افزار کنترل اسناد فرآیندهای بازبینی، تأیید، توزیع، بازیابی و منسوخ شدن اسناد را ساده می کند. در عین حال که می‌توانید استانداردهای سند را اعمال کنید. بنابراین کنترل ویرایش و ردیابی تاریخچه بازبینی را به دست خواهید آورد. همچنین می‌توانید بررسی دوره‌ای اسناد قدیمی را خودکار کنید.
بیشتر بخوانید: برنامه مدیریت اسناد ابری چیست؟
بهبود آمادگی حسابرسی
از جستجوی آسان و یافتن اسناد در زمان ممیزی لذت ببرید. این نرم افزار مسیرها و گزارش های حسابرسی جامعی را ارائه می دهد و شما می توانید به سرعت سوابق آموزشی کارکنان را تولید کنید. اگر صنعت شما به امضاهای الکترونیکی منطبق با FDA 21 CFR قسمت ۱۱ نیاز دارد، نرم‌افزار کنترل اسناد همچنین آنها را ثبت می‌کند و کل فرآیند حسابرسی شما را مدیریت می‌کند.
تمرکز و بهبود همکاری
DMS دسترسی کنترل شده به اسناد را در یک نیروی کار جهانی از جمله کارمندان، تامین کنندگان و پیمانکاران امکان پذیر می کند. افرادی که دسترسی ایمن به اسناد دارند، همیشه جدیدترین نسخه را در اختیار دارند.
تداوم کسب و کار و بازیابی بلایا
سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر ابر به شما امکان می‌دهد در صورت بروز فاجعه، زمان بی‌وقفه کار را انجام دهید. و با دانستن اینکه داده‌های حیاتی کسب‌وکارتان امن باقی می‌مانند، خیالتان را راحت می‌کند. خطر از دست دادن فیزیکی اسناد وجود ندارد و کارکنان شما در صورت وقوع حمله سایبری یا فاجعه طبیعی، دسترسی به فایل‌ها را حفظ می‌کنند.
در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.
روابط عمومی هلدینگ پرشین سیستم
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.
نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد
نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک
نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک
اشتراک گذاری
مطالب جدید
برچسب‌های محبوب
تماس با پرشین سیستم
برای اطلاعات بیشتر با شرکت ما تماس بگیرید
