نرم افزار آرشیو اسناد دیجیتال چگونه کار می کند؟

شرکت ها اسناد یا به طور کلی تر، اطلاعات را به دو شکل مختلف نگهداری می کنند. شکل الکترونیکی یا هنوز به صورت کاغذی. این اطلاعات ابتدا باید به نرم افزار آرشیو اسناد وارد شود. اما این چگونه کار می کند و سپس در DMS چه اتفاقی می افتد؟

ثبت اطلاعات در  نرم افزار آرشیو اسناد

بسته به نوع رسانه روش های مختلفی برای ثبت اسناد در DMS وجود دارد. اگر اطلاعات از قبل به صورت الکترونیکی در دسترس باشد، سیستم های مدیریت اسناد می توانند این اطلاعات را تا حد زیادی به صورت خودکار به  نرم افزار آرشیو اسناد منتقل کنند. بسته به نوع سند – یا به طور کلی تر، نوع اطلاعات، قالب های خاصی برای این کار وجود دارد. از سوی دیگر، برای گرفتن اسناد مبتنی بر کاغذ، DMS معمولاً از یک اسکنر برای ضبط اسناد دیجیتالی استفاده می کند.

اسکن و شناسایی روش معمول برای ورود اطلاعات کاغذی به سیستم مدیریت اسناد است. این بدان معناست که ابتدا اسناد باید دیجیتالی شوند.

نرم افزار اسکن اسکنر یا نرم افزار پایین دستی باید دارای تشخیص نوری کاراکتر (OCR) باشد. به این ترتیب، عناصر متنی سند اسکن می‌شوند و در حالت ایده‌آل، بر این اساس طبقه‌بندی می‌شوند.و این مهم‌ترین منبع اطلاعات برای یک DMS در این رسانه است. به عنوان یک قاعده، این فرآیندها برای ضبط محتوا در طول سال ها رشد کرده و بهبود یافته اند و آنها را بسیار دقیق می کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد؛ قابلیت های بازیابی اطلاعات و دسترسی

توزیع اطلاعات در سیستم مدیریت اسناد

از هم اکنون، همه چیز به شکل دیجیتال باقی خواهد ماند و دیگر هیچ شکاف رسانه ای وجود نخواهد داشت. مزیت اصلی  نرم افزار آرشیو اسناد این است که تمام اسناد و اطلاعات به طور خودکار به بخش های مربوطه شرکت ارسال می شود.

نرم افزار اسناد دیجیتال بر اساس دسته بندی انجام شده تصمیم می گیرد که اسناد و اطلاعات در نهایت به کجا ارسال شوند. بر اساس اطلاعات شناسایی شده و خوانده شده، برنامه مدیریت اسناد تصمیم می گیرد که آیا یک سند یک قبض تحویل، یک فاکتور دریافتی یا یک قرارداد است. این دقیقاً جایی است که یک DMS خودش را نشان می دهد: این به این دلیل است که گردش کار اکنون می تواند در یک سیستم مدیریت اسناد مدرن تأثیر بگذارد.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت سند؛ سازمان شما چگونه باید اسناد را مدیریت کند؟

توزیع اطلاعات در نرم افزار آرشیو اسناد

انتقال و پردازش اسناد در بخش های جداگانه می تواند با یک DMS مدرن کاملا دیجیتال باشد. در یک گردش کار، یک سیستم مدیریت اسناد را بر اساس پارامترهای تعریف شده (دسته، پروژه، شماره مشتری و غیره) برای پردازشگرها یا گروه های مسئول، چه در داخل یا خارج از شرکت ارسال می کند. خود سند ارسال نمی شود، فقط یک پیوند به سند مربوطه در DMS است. اعلان یا در خود سیستم مدیریت اسناد یا از طریق ایمیل ارسال می شود. این مزیت را دارد که سند در طول گردش کار در دسترس سایر کارمندان مجاز باقی می ماند.

در صورت لزوم می‌توان گردش‌های کاری Ad-hoc را به سرعت ایجاد و راه‌اندازی کرد، اما از قبل یک مدل فرآیند ثابت ندارند. این آنها را به ابزاری ایده آل برای حل کارهای ساده ای تبدیل می کند که ابتدا در کارهای روزمره به وجود می آیند. به عنوان مثال: شما برای دومین بار متوجه می شوید که فاکتورهای یک تامین کننده حاوی خطاهای پردازشی است. از آنجایی که می‌خواهید از تخفیف‌های نقدی استفاده کنید و از هزینه‌های یادآوری خودداری کنید، به سادگی از طریق مدیریت اسناد وضعیت را به خود و همکارتان اطلاع دهید.

بیشتر بخوانید: نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد؛ بهبود فرآیندهای مدیریت اسناد

وظایف و ضرب الاجل – گردش کار در نرم افزار آرشیو اسناد

یکی از گردش کار آسان و بسیار اساسی که می تواند با سیستم مدیریت اسناد پیاده سازی شود، نظارت بر وظیفه و مهلت است. یک سند به محض ورود به DMS برای گروهی از ویرایشگران ارسال می شود. یک نقطه زمانی ثابت (“مهلت”) که در آن وظیفه مربوط به سند باید تکمیل شود، به سند “ضمیمه” می شود. اگر تا این مرحله هیچ کس به وظیفه رسیدگی نکند، مدیریت تشدید شروع می شود. به عبارت دیگر یک یادآوری در مورد کار برجسته ارسال می شود. اگر هیچ یک از کارمندان مربوطه به اعلان گردش کار DMS پاسخ ندهند، اعلان‌ها را می‌توان به طور خودکار افزایش داد، مثلاً به رهبر تیم.

بیشتر بخوانید: برنامه آرشیو اسناد؛ اطمینان از انطباق و امنیت

پیچیده DMS-Workflows

البته، گردش‌های کاری گسترده‌تر نیز با استفاده از مدیریت اسناد قابل پیاده‌سازی هستند. به عنوان مثال، گردش‌های کاری DMS حتی استفاده از منطق تجاری پیچیده، مانند پردازش حساب‌های پرداختنی خودکار (AAP) برای گردش‌های کاری خودکار در خرید تا پرداخت را امکان‌پذیر می‌سازد. یک محصول سفارش داده می‌شود، پس از تأیید سفارش، یک فاکتور و در نهایت تحویل محصول، از جمله قبض تحویل. این چهار سند را می توان برای خودکارسازی فرآیند با یک گردش کار DMS تا زمانی که فاکتور پرداخت شده است استفاده کرد.

آیا سفارشی برای فاکتور در دست وجود دارد؟

این را می توان با مقایسه شماره سفارش مندرج در سند فاکتور با شماره سفارش داده شده به راحتی مشخص کرد.

بیشتر بخوانید:  نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد: همه چیز در مورد DMS

آیا کالا با کمیت، کیفیت و قیمت سفارش داده شده در محل مناسبی رسیده است؟

مقایسه اسناد موجود پاسخ را ارائه می دهد. بدون نیاز به هیچ گونه تعامل انسانی. این توسط  نرم افزار آرشیو اسناد از طریق تطبیق سه طرفه کنترل می شود. این گردش کار شامل چندین بررسی واقعی و فنی است – به دنبال آن انتقال به یک سیستم ERP برای رزرو سند فاکتور و در نهایت بایگانی آن.

مدیریت اسناد، همکاری در داخل شرکت را با هدف شفاف‌تر و کارآمدتر کار کردن، ساده‌سازی و سازماندهی می‌کند. یک DMS همچنین اغلب مبنایی برای جنبه‌های بیشتر فرآیندهای تجاری خاص است. چه برای گردش کار در تولید، پرونده‌های کارکنان در منابع انسانی یا اسناد در لجستیک و حمل‌ونقل و غیره.

در مورد برنامه پیشنهاد بهترین سهام بخوانید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد برای سازماندهی و بایگانی اسناد سازمان شما طراحی شده است. برای دریافت برنامه با ما تماس بگیرید.

نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد

برنامه اسناد دیجیتال

 نرم افزار آرشیو اسناد

برنامه آرشیو اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیکی اسناد

 برنامه آرشیو دیجیتال اسناد

برنامه آرشیو الکترونیک

نرم‌افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد الکترونیک

نرم افزار بایگانی اسناد الکترونیک

بایگانی اسناد

 نرم افزار آرشیو الکترونیک اسناد

برنامه بایگانی الکترونیک

 نرم افزار آرشیو دیجیتال

برنامه بایگانی دیجیتال

نرم افزار بایگانی الکترونیک

نرم افزار مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد

مدیریت اسناد

سیستم دیجیتال اسناد